Πώς να διαγράψετε αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook

Μετά το Gmail, το Microsoft Outlook είναι ο πιο δημοφιλής πάροχος email εκεί έξω. Οι επιχειρήσεις αγαπούν το Microsoft Outlook λόγω της στενής ενσωμάτωσής του με το Office 365 πακέτο. Όσον αφορά τους καταναλωτές, η Microsoft έχει κάνει αξιέπαινη δουλειά με την αποθήκευση, τη διαθεσιμότητα μεταξύ πλατφορμών και τις δυνατότητες.

Η εφαρμογή Outlook είναι διαθέσιμη σε iOS, Android, Windows, macOS και Web. Η εταιρία αγόρασε τη δημοφιλή εφαρμογή Acompli και Ημερολόγιο ανατολής για να επιταχύνει την ανάπτυξη της εφαρμογής για κινητά. Εν ολίγοις, υπάρχουν επαρκείς λόγοι για να χρησιμοποιήσετε το Outlook έναντι των ανταγωνιστών για προσωπική χρήση. Αλλά με μόνο 15 GB δωρεάν αποθηκευτικού χώρου, μπορεί να εξαντληθεί ο αποθηκευτικός σας χώρος. Και με την αυξανόμενη τάση των περιττών email μάρκετινγκ και των ανεπιθύμητων μηνυμάτων, είναι πιο δύσκολο από ποτέ να φιλτράρετε τα σχετικά email από τα ανεπιθύμητα email.

Η Microsoft προσφέρει τη λειτουργία Focused Inbox, αλλά περιορίζεται στο φιλτράρισμα των σχετικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τον χρήστη. Μια άλλη χρήσιμη προσθήκη είναι οι κανόνες του Outlook. Είναι η έκδοση του Outlook

IFTTT. Με τους Κανόνες, μπορεί κανείς να δημιουργήσει πολλαπλούς αυτοματισμούς για να μετακινήσει ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αρχειοθετήσει ή να διαγράψει την ενότητα αλληλογραφίας.

Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας καθοδηγήσουμε στη λειτουργία Κανόνες του Outlook και θα δημιουργήσουμε ορισμένους κανόνες για την αυτόματη διαγραφή και την αυτόματη αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook. Η ανάρτηση θα καλύπτει επίσης ένα άλλο κόλπο μπόνους του Outlook για την απεγγραφή άσχετων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα μέρος. Ας αρχίσουμε.

Κατεβάστε το Microsoft Outlook

Δημιουργήστε κανόνα αυτόματης διαγραφής από το email

Πρώτον, η λειτουργία Κανόνες είναι διαθέσιμη μόνο στην εφαρμογή Outlook Windows/Mac και στο Outlook Web. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα αναφέρω τα βήματα για την έκδοση web του Outlook.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook web και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια λογαριασμού Microsoft.

Βήμα 2: Επιλέξτε ένα άσχετο email και ανοίξτε το.

Βήμα 3: Πατήστε στο μενού με τις τρεις κουκκίδες και επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.

Βήμα 4: Δημιουργήστε έναν κανόνα για να μετακινήσετε τα μηνύματα από τον αποστολέα στα Διαγραμμένα Στοιχεία.

Μετά από αυτό, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα θα μετακινηθούν απευθείας στα διαγραμμένα εισερχόμενα. Μπορείτε ακόμα να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά από το μενού Διαγραμμένα στοιχεία στους φακέλους.

Επίσης στο Guiding Tech

Δημιουργήστε κανόνες αυτόματης διαγραφής από τις ρυθμίσεις του Outlook

Το παραπάνω σενάριο μετακινεί όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα σε διαγραμμένα στοιχεία, αλλά τι γίνεται αν κάποιος θέλει να διαγράψει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένα θέματα ή συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά από το σώμα του μηνύματος.

Για παράδειγμα, δεν θέλω να λαμβάνω τις προσφορές δανείων, ενημερώσεις για τον κορωνοϊό ή άλλα σκουπίδια μάρκετινγκ από την τράπεζά μου. Ωστόσο, θέλω να λαμβάνω το μηνιαίο αντίγραφο κίνησης και τον λογαριασμό της πιστωτικής κάρτας στην αλληλογραφία μου. Λοιπόν, πώς να ορίσετε τέτοιους κανόνες; Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook web και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις.

Βήμα 2: Προβάλετε όλες τις ρυθμίσεις του Outlook και θα εμφανιστεί το αποκλειστικό μενού ρυθμίσεων.

Βήμα 3: Επιλέξτε την επιλογή Κανόνες και επιλέξτε Προσθήκη νέου κανόνα.

Βήμα 4: Ας το ονομάσουμε Κανόνες Τράπεζας και ας προσθέσουμε έναν όρο.

Βήμα 5: Προσθέστε λέξεις-κλειδιά που δεν είναι πλέον σχετικές με εσάς, έχω προσθέσει τους όρους του μηνύματος όπως Δάνειο, EMI κ.λπ.

Βήμα 6: Δημιουργήστε έναν κανόνα για να μετακινήσετε όλα τα email στο φάκελο διαγραφής και πατήστε αποθήκευση.

Τώρα, κάθε φορά που λαμβάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λέξεις-κλειδιά Δάνειο, EMI ή Σημαντικές λέξεις-κλειδιά, θα μετακινούνται αυτόματα στον φάκελο διαγραφής.

Ας δημιουργήσουμε έναν άλλο χρήσιμο κανόνα. Εμείς; Κάθε εταιρεία εκεί έξω στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με τον κορωνοϊό στους χρήστες. Ενώ επικροτώ τις προσπάθειές τους, μερικές φορές γίνεται κουραστικό να διαβάζω καθημερινά ειδήσεις για τον θανατηφόρο ιό. Με τη βοήθεια των Κανόνων του Outlook, μπορείτε να διαγράψετε αυτόματα αυτά τα μηνύματα προτού φτάσει σε εσάς.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook web και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Αλληλογραφία > Κανόνες.

Βήμα 2: Ας δώσουμε όνομα στον νέο κανόνα «Coronavirus» και ας προσθέσουμε όρους.

Βήμα 3: Προσθέστε συνθήκες όπως εάν το σώμα του μηνύματος περιλαμβάνει τη λέξη-κλειδί «Coronavirus», «COVID-19» και, στη συνέχεια, μετακινήστε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο διαγραφής.

Οι κανόνες του Outlook είναι μια ισχυρή λειτουργία και οι δυνατότητες είναι ατελείωτες. Εδώ είναι πώς το χρησιμοποιώ. Κάθε φορά που βρίσκομαι σε ένα ταξίδι διακοπών, δημιουργώ έναν κανόνα για να μετακινώ όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο "Κατά τη διάρκεια του ταξιδιού" και να μην λαμβάνω ποτέ διακοπές κατά τη διάρκεια της οικογενειακής περιόδου.

Επίσης στο Guiding Tech

Κατάργηση εγγραφής από μη σχετικούς αποστολείς email

Η λειτουργία αυτόματης διαγραφής είναι χρήσιμη όταν θέλετε να φιλτράρετε τα σχετικά email από τα ψεύτικα. Αλλά τι γίνεται αν θέλετε να σταματήσετε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα εντελώς. Λοιπόν, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε την επιλογή κατάργησης εγγραφής από το email.

Αλλά η εύρεση αυτού του μικροσκοπικού κουμπιού απεγγραφής σε κάθε μήνυμα μπορεί να είναι χρονοβόρα και βαρετή. Ευτυχώς, με Outlook Web, μπορείτε να δείτε όλους τους αποστολείς email με ένα κουμπί κατάργησης εγγραφής σε ένα μέρος.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook web και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις.

Βήμα 2: Μεταβείτε στο Mail > Συνδρομές.

Βήμα 3: Εδώ, θα δείτε τη λίστα των αποστολέων email με ένα μεγάλο κουμπί κατάργησης εγγραφής.

Βήμα 4: Καταργήστε την εγγραφή των περιττών από το μενού και μπορείτε επίσης να πατήσετε στο μενού με τις τρεις κουκκίδες για να αποκλείσετε τον αποστολέα.

Χρησιμοποιώ αυτήν τη δυνατότητα μία φορά το τρίμηνο για να αφαιρέσω τα άσχετα email από τη λίστα.

Επίσης στο Guiding Tech

Χρησιμοποιήστε το Outlook σαν επαγγελματίας

Το Microsoft Outlook διαθέτει μια εξαιρετική λειτουργία Κανόνων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για αυτόματη διαγραφή, αυτόματη αρχειοθέτηση, εισερχόμενη αλληλογραφία, μετακίνηση τους σε διαφορετικούς φακέλους για ορισμένο χρονικό διάστημα, ακόμη και κατάργηση εγγραφής από τον περιττό αποστολέα από το μεμονωμένο μενού. Η λύση που αναφέρθηκε παραπάνω έχει λειτουργήσει σαν θαύμα για εμάς. Έχετε βρει μια διαφορετική λύση που δεν περιλαμβάνει καμία εφαρμογή τρίτων;