8 καλύτερες συμβουλές και κόλπα για το Dropbox για καλύτερη διαχείριση αρχείων και φακέλων

Το Dropbox είναι μία από τις δημοφιλείς πλατφόρμες αποθήκευσης cloud με πιστούς θαυμαστές που ακολουθεί και ανταγωνίζεται τη βιομηχανία βαρέων βαρών όπως η Google και της Microsoft. Επαινείται για την προσφορά δυνατοτήτων διαχείρισης αρχείων και φακέλων. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα μοιραστώ μερικές συμβουλές και κόλπα για το Dropbox που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε καλύτερα αρχεία/φακέλους.

Ένα άλλο μέρος της διαχείρισης αρχείων και φακέλων είναι τα δικαιώματα. Θα σας επιτρέψουν να ελέγχετε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε ποια αρχεία/φάκελο και πώς. Θα τα συζητήσουμε πιο αναλυτικά παρακάτω.

Ας ξεκινήσουμε.

1. Πώς να διαγράψετε αρχεία στο Dropbox

Απλώς επιλέξτε τα αρχεία/φακέλους που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε το πλήκτρο διαγραφής στο πληκτρολόγιό σας στα Windows και στο macOS για να το διαγράψετε.

Στην περίπτωση του προγράμματος περιήγησης, κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στο αρχείο/φάκελο που θέλετε να διαγράψετε και επιλέξτε Διαγραφή. Το ίδιο ισχύει και για τις εφαρμογές για κινητά.

Για να διαγράψετε οριστικά το αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραμμένα αρχεία στη δεξιά πλαϊνή γραμμή, επιλέξτε το αρχείο/φάκελο που θέλετε να διαγράψετε και κάντε κλικ στο Μόνιμη διαγραφή στα δεξιά. Έχετε έως και 30 ημέρες για να επαναφέρετε το διαγραμμένο αρχείο, αλλά αυτός ο αριθμός εξαρτάται από το σχέδιό σας. Δεν μπορείτε να διαγράψετε αρχεία από έναν κοινόχρηστο φάκελο που προστέθηκαν από κάποιον άλλο.

2. Πώς να ανακτήσετε τα διαγραμμένα αρχεία στο Dropbox

Τα αρχεία/φάκελοι που διαγράφονται στο Dropbox μετακινούνται στην περιοχή Διαγραμμένα αρχεία, όπως είδαμε παραπάνω. Υπάρχει μια επιλογή αναζήτησης και φίλτρου εκεί για να εντοπίσετε το αρχείο που προσπαθείτε να ανακτήσετε στα δεξιά.

Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση κατά ημερομηνία, όνομα, email και φάκελο. Επιλέξτε τα αρχεία/φακέλους που θέλετε να ανακτήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επαναφορά στα δεξιά. Θα είναι ορατό μόλις επιλέξετε κάτι.

Το επαγγελματικό πρόγραμμα προσφέρει έως και 180 ημέρες για επαναφορά ή ανάκτηση διαγραμμένων αρχείων αντί για τις συνηθισμένες 30 που λαμβάνετε στο δωρεάν πρόγραμμα.

3. Πώς να ανακτήσετε τα διαγραμμένα, τα χαμένα ή τα επεξεργασμένα αρχεία

Το Dropbox έρχεται με δύο πολύ σημαντικά χαρακτηριστικά. Ενα είναι Dropbox Rewind όπου μπορείτε να επαναφέρετε ολόκληρο τον λογαριασμό σας στο Dropbox ή έναν συγκεκριμένο φάκελο σε προηγούμενη κατάσταση ή χρονική στιγμή. Χρήσιμο σε περίπτωση χακαρίσματος ή επίθεση ransomware.

Το δεύτερο χαρακτηριστικό είναι Ιστορικό έκδοσης που παρακολουθεί κάθε αλλαγή που έχετε κάνει σε ένα αρχείο. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να επαναφέρετε το αρχείο όπως ήταν πριν γίνουν οι επεξεργασίες. Χρήσιμο όταν κάποιος άλλος με πρόσβαση στο αρχείο κάνει κάποιες αλλαγές που δεν εγκρίνετε.

Επίσης στο Guiding Tech

4. Πώς να μοιράζεστε αρχεία/Σύνδεσμους στο Dropbox

Το Dropbox επιτρέπει στους χρήστες να μοιράζονται αρχεία και φακέλους με άλλους, ακόμα κι αν δεν έχουν λογαριασμό Dropbox. Εκεί μπαίνουν οι άδειες. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση που θα πρέπει να είναι ορατό τώρα.

Ενδέχεται να δείτε πρόσθετες επιλογές με βάση τις εφαρμογές με τις οποίες έχετε συνδέσει τον λογαριασμό σας στο Dropbox. βλέπω Trello (διαχείριση έργου) και Slack (ομαδική επικοινωνία). Κάντε κλικ στο Κοινή χρήση με το Dropbox.

Εισαγάγετε το όνομα ή το αναγνωριστικό email του ατόμου με το οποίο θέλετε να το μοιραστείτε και επιλέξτε εάν μπορεί να προβάλει ή να επεξεργαστεί μόνο τα έγγραφα. Μπορείτε να προσθέσετε οδηγίες ή μήνυμα ακριβώς παρακάτω.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο στο κάτω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου που μπορείτε να μοιραστείτε μέσω των μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή των εφαρμογών ανταλλαγής μηνυμάτων. Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις σύνδεσης για τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης συνδέσμων στο Dropbox.

Μπορείτε να επιλέξετε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο, να προβάλει ή να επεξεργαστεί επίσης, να κατεβάσει το αρχείο (ή όχι), να χρειαστεί κωδικό πρόσβασης και να ορίσετε την ημερομηνία λήξης. Το τελευταίο θα ανακαλέσει αυτόματα την πρόσβαση στο κοινόχρηστο αρχείο μέσω του συνδέσμου μόλις παρέλθει ο χρόνος. Επομένως, δεν υπάρχει άλλο μπλέξιμο με τις ρυθμίσεις ή κατάργηση κοινής χρήσης αργότερα.

5. Πώς να καταργήσετε την κοινή χρήση αρχείων/φακέλων στο Dropbox

Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το αρχείο/φάκελο που θέλετε κατάργηση κοινής χρήσης στο Dropbox και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση. Θα δείτε μια λίστα με όλα τα μέλη. Κάντε κλικ στο κουμπί άδειας δίπλα στο μέλος και επιλέξτε Κατάργηση του/της για να καταργήσετε την κοινή χρήση μαζί του/της.

Θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε να επιτρέψετε στο μέλος να συνεχίσει να χρησιμοποιεί ένα αντίγραφο του φακέλου εάν θέλετε. Ο συγχρονισμός θα σταματήσει αμέσως, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα γίνει κοινή χρήση ή συγχρονισμός νέου περιεχομένου.

6. Πώς να προβάλετε το μέγεθος φακέλου/αρχείου στο Dropbox

Κάντε κλικ στο εικονίδιο του μενού με τις τρεις κουκκίδες και επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων.

Ναι, οι πληροφορίες μεγέθους αρχείου είναι κρυμμένες εκεί.

Στην περίπτωση φακέλων, επιλέξτε τη στήλη Τροποποιημένο και ταξινομήστε την κατά Μέγεθος.

Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να μάθετε το μέγεθος του, κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού δίπλα για κοινή χρήση στη δεξιά πλαϊνή γραμμή και επιλέξτε Υπολογισμός μεγέθους.

Αυτός μπορεί να μην είναι ο πιο φιλικός προς τον χρήστη τρόπος, αλλά λειτουργεί.

Επίσης στο Guiding Tech

7. Πώς να κατεβάσετε αρχεία/φακέλους στο Dropbox

Επιλέξτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να κατεβάσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού στα δεξιά και επιλέξτε Λήψη.

Αυτό είναι εύκολο.

8. Πώς να ενεργοποιήσετε τον επιλεκτικό συγχρονισμό στο Dropbox

Το Dropbox θα συγχρονίστε τα πάντα σε όλες τις συσκευές. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση, αλλά δεν θέλουν όλοι να συμβεί αυτό. Οι λόγοι μπορεί να είναι ο χώρος ή η ασφάλεια ή οτιδήποτε άλλο. Κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο Dropbox στο System Tray και επιλέξτε Preferences κάτω από το εικονίδιο του προφίλ σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλεκτικός συγχρονισμός κάτω από την καρτέλα Συγχρονισμός.

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε φακέλους που θέλετε να συγχρονίσετε επιλεκτικά στο επόμενο αναδυόμενο παράθυρο.

Σκέψου έξω από το κουτί

Το Dropbox είναι μια πολύ ισχυρή πλατφόρμα αποθήκευσης cloud με ορισμένες χρήσιμες επιλογές διαχείρισης αρχείων και φακέλων. Μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε διάφορες πτυχές αυτών των αρχείων χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως χάσετε ή διακινδυνεύσετε οτιδήποτε. Ενώ οι περισσότερες δυνατότητες είναι διαθέσιμες στο δωρεάν πρόγραμμα, κάποιοι πληρώνονται και για όλους τους σωστούς λόγους.