8 καλύτεροι τρόποι χρήσης φορμών της Microsoft
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft κυκλοφόρησε το Microsoft Forms τον Σεπτέμβριο του 2018. Από τότε, έχει συγκεντρώσει ένα πλούσιο κοινό ανθρώπων που αναζητούν μια υπηρεσία που τους επιτρέπει να δημιουργούν έρευνες, δημοσκοπήσεις και κουίζ. Σε σύγκριση με τις Φόρμες Google, το Microsoft Forms έχει μια πιο καθαρή διεπαφή. Ωστόσο, μερικά από τα χαρακτηριστικά του είναι εύκολο να χάσετε ή είναι μάλλον δύσκολο να τα βρείτε.
![Πώς να χρησιμοποιήσετε τις φόρμες της Microsoft](/f/06788b3579576009ace31078b6561938.jpg)
Λοιπόν, μην ανησυχείς. Εκεί μπαίνουμε. Έχουμε διαβάσει τα έντυπα της Microsoft με μια χτένα με λεπτά δόντια, ώστε να την αξιοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Καθώς πρόκειται να είναι μια μεγάλη ανάρτηση, ας μεταβούμε κατευθείαν και ας δούμε μερικούς από τους καλύτερους τρόπους χρήσης των φορμών της Microsoft.
Επίσης στο Guiding Tech
1. Πώς να δημιουργήσετε φόρμες
Όταν πρόκειται για τη δημιουργία φορμών, το Microsoft Forms σάς δίνει επτά επιλογές -
- Πολλαπλές επιλογές
- Κείμενο
- Εκτίμηση
- Ημερομηνία
- Σειρά κατάταξης
- Καθαρή βαθμολογία υποστηρικτών
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 2](/f/0298c86470b8db61d02f72cacda9f78c.png)
Όταν πρόκειται για ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής, το καλό είναι ότι οι Φόρμες αναλύουν την ερώτησή σας και σας βοηθούν με τις απαντήσεις. Έτσι, για παράδειγμα, εάν η ερώτηση ξεκινά με «Αγόρασες…», οι Φόρμες θα σας ζητήσουν με Ναι, Όχι και Ίσως.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 28](/f/daa29fb0fa29684b9a13b353f4fd130a.png)
Ή για αυτό το θέμα, εάν η πρώτη επιλογή είναι Λυπημένη, οι Φόρμες θα σας ζητήσουν να προσθέσετε το Happy and Angry ως δεύτερη και τρίτη επιλογή. Νίφτυ, σωστά;
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 4](/f/507f69b8654a03817f801b8e817861cb.png)
Η πρόσθεσή τους είναι άνευ λόγου. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε την επιλογή και να προχωρήσετε στην επόμενη ερώτηση.
Ομοίως, για ερωτήσεις που σχετίζονται με κείμενο, μπορείτε να καθορίσετε εάν θα είναι μια μακροσκελής απάντηση ή μια σύντομη. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τον τύπο της απόκρισης. Για παράδειγμα, εάν θέλετε μια τιμή μικρότερη από 5, απλώς κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις κουκκίδες και επιλέξτε Περιορισμοί.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 3](/f/697c0da2a7cb77a693a29cf3ec712753.png)
Στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις τιμές από το αναπτυσσόμενο μενού και προσθέστε τις τιμές.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 5](/f/aad1d8de2b0af46ef7d58b539843890f.png)
Για βαθμολογίες, μπορείτε να καθορίσετε τα επίπεδα καθώς και τα σύμβολα.
2. Κοινή χρήση και ενσωμάτωση: Ποιος μπορεί να ανταποκριθεί
Μόλις συμπληρωθεί η φόρμα, μπορείτε να τη στείλετε στο συλλέγουν απαντήσεις. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία.
Μπορείτε να επιλέξετε το κοινό της φόρμας σας. Εάν θέλετε να το διατηρήσετε περιορισμένο μόνο στα άτομα του οργανισμού σας, ακολουθήστε τις προεπιλεγμένες επιλογές. Αλλά αν όχι, κάντε κλικ στο σύνδεσμο «Μόνο άτομα στο…» και επιλέξτε «Όποιος έχει το σύνδεσμο».
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 6](/f/1f61d5c400244b6e27fc95b5320828ef.png)
Και πάλι, μπορείτε να μοιραστείτε τον σύνδεσμο απευθείας με το στοχευμένο κοινό σας. Αλλά το η καλύτερη επιλογή είναι η ενσωμάτωση τη φόρμα στον ιστότοπο ή το ιστολόγιό σας. Ή καλύτερα, μπορείτε απλά να κατεβάσετε τον κωδικό QR της φόρμας σας και στη συνέχεια να τον μοιραστείτε στο ιστολόγιό σας ή να τον προσθέσετε σε ένα email. Αυτή η μέθοδος καθιστά απίστευτα χρήσιμο για τους ερωτηθέντες σας να απαντήσουν.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 7](/f/56a02a922235c071514b11ab221a5e39.png)
Γρήγορη συμβουλή: Θέλετε να κλωνοποιηθεί η φόρμα σας; Εάν ναι, ενεργοποιήστε την επιλογή Κοινή χρήση ως πρότυπο και μοιραστείτε τον σύνδεσμο με τους φίλους σας ή στην ίδια τη φόρμα σας.
Επίσης στο Guiding Tech
3. Πότε να χρησιμοποιήσετε το Branching
Εάν δημιουργείτε έρευνες και δημοσκοπήσεις συχνά, τότε πρέπει να γνωρίζετε ήδη ότι δεν είναι κάθε έρευνα ή δημοσκόπηση ένα σύνολο απλών ερωτήσεων. Η λογική υπό όρους είναι βέβαιο ότι θα εμφανιστεί και, δυστυχώς, το Microsoft Forms δεν σας επιτρέπει να προσθέσετε συνθήκες όπως ακριβώς εύκολα ως Φόρμες Google κάνει. Αυτή είναι μια από τις κρυφές δυνατότητες του Microsoft Forms.
![Κλαδί](/f/4cbd26eecc63aa11f0fd27905e74b6f9.jpg)
Για να προσθέσετε λογική υπό όρους, συμπεριλάβετε όλες τις ερωτήσεις σας και μόλις ολοκληρώσετε, πατήστε το εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες στην άκρα δεξιά γωνία και επιλέξτε Διακλάδωση.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 8](/f/fba2ff2e7753a00e8e68b14ab53c7e13.png)
Στη συνέχεια, πατήστε στην ερώτηση που θέλετε να διακλαδώσετε. Τώρα, επιλέξτε την επόμενη ερώτηση από το αναπτυσσόμενο μενού. Σημειώστε ότι πρέπει να το κάνετε για όλες τις ερωτήσεις.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 10](/f/b2e6068caecde149ee8b22d158a9095c.png)
Για να κάνετε προεπισκόπηση της φόρμας σας με λογική υπό όρους, απλώς επιστρέψτε και πατήστε στο εικονίδιο προεπισκόπησης.
4. Μοιραστείτε για να συνεργαστείτε
Οι φόρμες και οι έρευνες μπορεί επίσης να είναι μια εργασία δύο ατόμων ή περισσότερες, και γι' αυτό το Microsoft Forms έχει συμπεριλάβει το δυνατότητα συνεργασίας. Για να μοιραστείτε μια φόρμα με τον φίλο ή τον συνάδελφό σας, πατήστε το κουμπί Κοινή χρήση στο επάνω μέρος και επιλέξτε την επιλογή Κοινή χρήση από το δεξί μενού.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 13](/f/61f0f6cdce08053b3c0af228fbe23a3b.png)
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 14](/f/acfbc65e1af4708f41f0de2fd2e90530.png)
Στη συνέχεια, επιλέξτε αυτό σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και μοιραστείτε το σύνδεσμο με τους συναδέλφους σας. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι δεν μπορείτε να επιλέξετε επιλεκτικά ονόματα για να μοιραστείτε μια φόρμα, κάτι που θα ήταν μια ευπρόσδεκτη προσθήκη στο μέλλον.
5. Φόρμες ομάδας: Τι είναι και τι κάνουν
Πριν προχωρήσουμε σε αυτό, ας ρίξουμε μια ματιά στο τι είναι οι Ομάδες. Το Groups είναι μια αποκλειστική υπηρεσία του Office 365 που σας βοηθά σε συνεργασία με τους συμπαίκτες σας. Και αυτές οι ομάδες δεν σχετίζονται μόνο με φόρμες, αλλά είναι κατανεμημένες σε όλη τη σουίτα του Office.
Φτάνοντας στις Φόρμες Ομάδας, τα μέλη της ομάδας μπορούν να προβάλουν και να επεξεργαστούν μια φόρμα. Και αν είστε μέλος μιας ομάδας, δεν χρειάζεται να έχετε σύνδεσμο προς τη φόρμα για να την προβάλετε. Αντίθετα, αυτές οι φόρμες θα είναι διαθέσιμες στην ενότητα Φόρμες ομάδας.
Επίσης στο Guiding Tech
6. Πώς να προσθέσετε χρονικούς περιορισμούς και άλλες προσαρμογές
Με την πρώτη ματιά, το Microsoft Forms φαίνεται να στερείται πολλών δυνατοτήτων. Αλλά όπως αναφέραμε παραπάνω, μερικά από τα χαρακτηριστικά είναι κρυμμένα, και αυτό είναι ένα από αυτά.
Για να προσθέσετε την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις στο μενού με τις τρεις κουκκίδες και επιλέξτε το πλαίσιο για Ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία λήξης. Εισαγάγετε τις ημερομηνίες και αυτό είναι.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 15](/f/fea407011cc1b57a8150e3ed8c5b3a4a.png)
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 16](/f/a38f2346e42e696e2662a20488f06cff.png)
Μια άλλη προσαρμογή που μπορείτε επίσης να κάνετε είναι να ανακατεύετε τις ερωτήσεις μεταξύ των ερωτηθέντων. Ομοίως, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα «Ευχαριστώ» στο τέλος της φόρμας.
Αλλά η μία ρύθμιση που είναι υψίστης σημασίας είναι Ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ελέγξτε τη ρύθμιση Ειδοποίηση και αυτό είναι περίπου. Την επόμενη φορά, όποτε κάποιος απαντήσει σε μια έρευνα, θα ειδοποιηθείτε για το ίδιο.
7. Αναλύστε τις απαντήσεις
Έτσι, στείλατε την έρευνα και οι απαντήσεις άρχισαν να κατακλύζουν. Πώς όμως αναλύετε τις απαντήσεις;
Απλώς μεταβείτε στην καρτέλα Απαντήσεις της φόρμας σας και θα δείτε τις απαντήσεις. Το καλό είναι ότι το Microsoft Forms δίνει μια οπτική αναπαράσταση όλων των απαντήσεων, καθιστώντας τα εύκολα κατανοητά.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 17](/f/daba770e550ca32cd96bc2100e4aa9d6.png)
Ωστόσο, εάν θέλετε να δείτε όλες τις μεμονωμένες απαντήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αποτελεσμάτων. Στη συνέχεια, το όνομα του αποκρινόμενου θα βρίσκεται στο πλαίσιο Απάντηση και οι απαντήσεις θα εμφανίζονται στο κάτω μέρος.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 19](/f/5711203d01b35db69d0a816161518862.png)
Για να δείτε την επόμενη απάντηση, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το βέλος. Επιπλέον, για να πραγματοποιήσετε λήψη όλων των απαντήσεων σε ένα υπολογιστικό φύλλο, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα στο Excel και το υπολογιστικό φύλλο θα μεταφορτωθεί στο σύστημά σας.
8. Αλλαγή θέματος & προτύπων
Αυτό που μου αρέσει στο Microsoft Forms είναι ότι η διεπαφή είναι καθαρή και χωρίς ακαταστασία. Ένα άλλο πράγμα που αξίζει να αγαπήσετε σε αυτήν την υπηρεσία είναι τα θέματά της. Με φωτεινά και δυνατά χρώματα, αυτά τα θέματα θα κάνουν τις φόρμες σας να ξεχωρίζουν από τις υπόλοιπες.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε το κουμπί Θέμα στο επάνω μέρος και να επιλέξετε ένα. Ταυτόχρονα, μπορείτε επίσης να δώσετε ένα προσαρμοσμένο χρώμα στη φόρμα σας ή καλύτερα να επιλέξετε μια εικόνα στη συλλογή του υπολογιστή σας.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 20](/f/69cc242fb9715ca58c3a36dae1fbfa97.png)
Έτσι, για παράδειγμα, εάν η έρευνά σας αφορά gadget και τηλέφωνα, ένα φόντο με ένα gadget θα έχει πιο νόημα εκτός από ένα με έναν άντρα που κάνει σερφ.
![Καλύτεροι τρόποι χρήσης Microsoft Forms 1](/f/d6de55829c9907bd38c0f45000e9ad10.png)
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο Συν και επιλέξτε μία από τις δύο επιλογές. Για να ανεβάσετε ένα φόντο, μπορείτε επίσης να επιλέξετε να ανεβάσετε μια εικόνα από τον λογαριασμό σας στο OneDrive ή αναζητήστε ένα από τον ιστό.
Κάντε τους να ροκ!
Αν και το Microsoft Forms έχει μια σειρά από χαρακτηριστικά σε συνδυασμό με έναν καλό σχεδιασμό, εξακολουθούν να στερούνται ορισμένες επιλογές όπως το δυνατότητα αποστολής αρχείων. Επιπλέον, δεν έχει επίσης έτοιμα προς χρήση πρότυπα τα οποία μπορείτε απλώς να παραλάβετε και να συνεχίσετε τη δουλειά σας χωρίς να χάσετε πολύ χρόνο για την κατασκευή της δομής.
Επόμενο: Θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα με δυνατότητα συμπλήρωσης στο Microsoft Word; Διαβάστε το παρακάτω άρθρο για να μάθετε πώς.