4 Γρήγορες και καινοτόμες συμβουλές παραγωγικότητας του MS Word

Οι περισσότεροι από εμάς διαβάζοντας αυτό το άρθρο πιθανότατα έχουμε επεξεργαστεί τουλάχιστον μερικές εκδόσεις του MS Word. Μπορείτε όμως να ισχυριστείτε ότι γνωρίζετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για το MS Word; Σε μια μελέτη πριν από λίγα χρόνια, η Microsoft ερεύνησε μια εγκάρσια τομή των χρηστών της για να ανακαλύψει ποιες δυνατότητες θα ήθελαν σε μια επερχόμενη έκδοση του MS Word. Προς έκπληξή τους, οι ερωτηθέντες ζήτησαν χαρακτηριστικά που ήταν ήδη εκεί… απλώς δεν το γνώριζαν.

Ίσως, το ίδιο ισχύει για αυτές τις γρήγορες και καινοτόμες συμβουλές παραγωγικότητας του MS Word που πρόκειται να μοιραστώ μαζί σας εδώ. Ελέγξτε τα.

Σημείωση: Τα στιγμιότυπα οθόνης είναι του MS Word 2010, αλλά οι συμβουλές θα πρέπει να λειτουργούν και στην έκδοση 2007 του Word.

Αποθηκεύστε όλα τα έγγραφα Open Word (και κλείστε τα επίσης)

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ανοιχτά περισσότερα από ένα έγγραφα του Word. Μπορείτε να επιλέξετε να τα αποθηκεύσετε και να τα κλείσετε μεμονωμένα. Αλλά αν υπάρχει μια χούφτα, αυτή η προσεγμένη άκρη μπορεί να ξεκουραστεί λίγα δευτερόλεπτα από μια κουραστική μέρα.

ο Αποθήκευση όλων και Κλείσ'τα όλα Οι εντολές δεν αποτελούν μέρος της προεπιλογής Ταινία. Αλλά μπορείτε εύκολα να τα προσθέσετε στην Κορδέλα σας.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο -> Επιλογές -> Προσαρμογή κορδέλας. Επιλέγω Οι εντολές δεν βρίσκονται στην κορδέλα στην ενότητα Επιλογή εντολών από τη στήλη.

2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Αποθήκευση όλων και προσθέστε το σε τη γραμμή εργαλείων σας κάνοντας κλικ στο Προσθήκη κουμπί. Ομοίως, επιλέξτε Κλείσιμο όλων από την ίδια λίστα για να το συμπεριλάβετε στην Κορδέλα.

3. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε αυτές τις δύο εντολές στο Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης μεταβαίνοντας στην ενότητα προσαρμογής μέσα σε αυτό.

Ανακτήστε ένα μη αποθηκευμένο έγγραφο του Word

Αυτή είναι σίγουρα μια εύχρηστη συμβουλή του MS Word για μία από αυτές τις στιγμές. Εάν έχετε κλείσει έγγραφο MS Word χωρίς να το αποθηκεύσετε, μην κάψετε τα έπιπλα. Είναι εύκολο να το επαναφέρετε σε δευτερόλεπτα.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες -> Διαχείριση εκδόσεων.

2. Κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Ανάκτηση μη αποθηκευμένων εγγράφων.

3. Το MS Word σάς μεταφέρει στον κατάλογο (UnsavedFiles) όπου διατηρεί ένα αντίγραφο του προσχέδιου εγγράφου. Επιλέξτε αυτό που θέλετε και ανοίξτε το ως νέο έγγραφο. Τώρα, μην ξεχάσετε να το αποθηκεύσετε!

Τακτοποίηση πολλαπλών εγγράφων Word για τη βελτίωση της ροής εργασίας

Εάν έχετε ανοιχτά δύο ή περισσότερα από δύο έγγραφα Word στην επιφάνεια εργασίας σας, μπορείτε να κάνετε μια γρήγορη παραγγελία για να τα προβάλετε καλύτερα μαζί.

μεταβείτε στο Θέα καρτέλα στην Κορδέλα και κάντε κλικ στο Τακτοποίηση όλων κουμπί. Αμέσως, το Word οργανώνει εκ νέου όλα τα έγγραφα τοποθετώντας τα στην οθόνη όπως στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.

Θυμηθείτε, το Word δεν τοποθετεί ένα ελαχιστοποιημένο έγγραφο. Έτσι, μπορείτε να διατηρήσετε το έγγραφο που δεν θέλετε σε πλακάκια - ελαχιστοποιημένο. Κάνοντας κλικ στο κουμπί μεγιστοποίησης ενός εγγράφου επαναφέρεται η προηγούμενη κατάστασή του.

Να διατηρείτε πάντα ένα αρχείο καρφιτσωμένο στη λίστα πρόσφατων εγγράφων στο MS Word

Η λίστα Πρόσφατα έγγραφα για MS Word 2010 μπορείτε να βρείτε στο μενού Αρχείο. Περιλαμβάνει όλα τα αρχεία Word που έχετε ανοίξει στο κοντινό παρελθόν. Αν θέλετε να διατηρήσετε ένα συγκεκριμένο αρχείο στη λίστα ανεξάρτητα από το πόσα αρχεία θα ανοίξετε (ή θα έχετε), τότε υπάρχει ένας πολύ εύκολος τρόπος να «καρφιτσώσετε» το συγκεκριμένο έγγραφο στη λίστα. Η διατήρηση ενός αρχείου που ανοίγει συχνά καρφιτσωμένο μόνιμα στη λίστα βοηθά στην ταχύτερη πρόσβαση.

Προς το καρφιτσώστε ένα έγγραφο, απλά κάντε κλικ στο μικρό εικονίδιο πινέζας στα δεξιά του αρχείου που θέλετε να διατηρήσετε στη λίστα. Προς το ξεκαρφιτσώστε το έγγραφο απλά κάντε ξανά κλικ στο εικονίδιο.

Εδώ ελπίζουμε ότι αυτές οι τέσσερις συμβουλές σας βοήθησαν.

Λοιπόν, ποιες είναι οι αγαπημένες σας συμβουλές για το MS Word; Πείτε μας για αυτούς στα σχόλια.