Προσθήκη χρονοδιαγράμματος εμφάνισης ημερολογίου στο Outlook Out Of Office Responses

Εγκαθιστώ Απαντήσεις εκτός γραφείου (OOO). η αυτοματοποίηση των απαντήσεων μέσω email (όταν βρίσκεστε σε διακοπές) δίνει μια επαγγελματική πινελιά στον τρόπο που χειριζόμαστε τα email μας. Ωστόσο, οι περισσότεροι από εμάς έχουμε αναπτύξει ή ακολουθήσει την τυπική διαδικασία της λεπτομέρειας μόνο τις ημερομηνίες μη διαθεσιμότητας στα μηνύματά μας.

Ας αλλάξουμε αυτό το στυλ και ας δώσουμε μια καινοτόμο καμπύλη σε αυτό που βλέπουν οι ταχυδρόμοι στο δικό μας αυτοματοποιημένες απαντήσεις. Γιατί να μην προσπαθήσετε να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες της δέσμευσής μας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου (ή πριν και μετά από αυτήν την περίοδο), ώστε τα άτομα που προσπαθούσαν να επικοινωνήσουν μαζί μας μπορούν να προγραμματίσουν να επικοινωνήσουν (ξανά) ανάλογα.

Και σήμερα, θα μάθουμε πώς να συμπεριλάβουμε τέτοιες λεπτομέρειες με γραφικό τρόπο, δηλαδή προσθέτοντας ένα μίνι ημερολόγιο (με επιλεγμένες λεπτομέρειες) σε τέτοια μηνύματα στο MS Outlook.

Βήματα για να συμπεριλάβετε ένα μίνι ημερολόγιο στις απαντήσεις των διακοπών

Η διαδικασία μέσω των βημάτων 1 και 2 είναι κοινή για όλους τους χρήστες του Outlook. Ωστόσο, το βήμα 3 δεν θα ισχύει για όσους χρησιμοποιούν τον Βοηθό OOO (διατίθεται στην έκδοση MS Outlook Exchange). Θα καλύψουμε τι μπορούν να κάνουν τέτοιοι χρήστες, προς το τέλος.

Βήμα 1: Εκκινήστε το πρόγραμμα-πελάτη MS Outlook και μεταβείτε σε αυτόν Ημερολόγιο τμήμα από το κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου. Κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο που θέλετε να συμπεριλάβετε στα αυτοματοποιημένα μηνύματα. και μετά χτυπήστε Αποστολή μέσω Email.

Βήμα 2: Θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου όπου θα πρέπει να ορίσετε το εύρος ημερομηνιών και να επιλέξετε το εύρος ημερολογίου που θέλετε να μοιραστείτε.

(ένα) Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το ημερολόγιό σας εδώ, σε περίπτωση που είχατε κάνει λάθος επιλογή ή αποφασίσατε να αλλάξετε.

(σι) Επιλέξτε το εύρος/την περίοδο που θέλετε να κάνετε μέρος των απαντήσεών σας. Γενικά, θα ήταν Οι επόμενες 7 μέρες (τουλάχιστον εγώ αυτό κάνω).

(ντο) Επιλέξτε τις λεπτομέρειες που θέλετε να μοιραστείτε. Εδώ, προτιμώ να ξεκινήσω Περιορισμένες λεπτομέρειες.

(ρε) Μπορείτε να αλλάξετε το Προχωρημένος ρυθμίσεις για περισσότερες προτιμήσεις και περιορισμούς.

Μόλις αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις, το ημερολόγιό σας θα εισαχθεί ως μήνυμα email. Θα δείτε ένα μικροσκοπικό ημερολόγιο με χρωματικούς δείκτες στις ημερομηνίες που καθορίζουν την αρραβώνα σας. Οι ημερομηνίες παρέχουν επίσης συνδέσμους για τις λεπτομέρειες που αναφέρονται παρακάτω στο μήνυμα.

Προτείνω να αφαιρέσετε το συνημμένο γιατί αυτό θα κατέστη περιττό δεδομένα.

Βήμα 3: Η διαδικασία μετά από αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός νέου κανόνα και τον ορισμό του ως απάντηση διακοπών. Αναλυτικά εξηγείται σε άλλη ανάρτηση εδώ. Ακολουθήστε τα βήματα 2 μέχρι το τέλος αυτού του άρθρου.

Σημείωση: Για όσους χρησιμοποιούν Βοηθός OOO, αντιγράψτε το αποτέλεσμα του Βήματος 2, μεταβείτε στο σημείο όπου έχετε ορίσει το μήνυμά σας για απαντήσεις και επικολλήστε το εκεί.

συμπέρασμα

Λοιπόν, θα ορίσετε τις απαντήσεις σας με ένα μίνι ημερολόγιο την επόμενη φορά; Σας εγγυώμαι ότι όσοι λαμβάνουν τέτοιες απαντήσεις θα σας εκτιμήσουν περισσότερο από ποτέ. Μην ξεχάσετε να μοιραστείτε αυτό το άρθρο με τους συναδέλφους και τους φίλους σας αν σας αρέσει.