Πώς να στείλετε απαντήσεις στο Google Forms σε πολλές διευθύνσεις email

Το Google Forms είναι ένα από τα καλύτερα στον κόσμο διαδικτυακό εργαλείο συλλογής δεδομένων. Με έναν λογαριασμό Google, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε έρευνες, RSVP, και άλλες μορφές και διαχειρίζονται εξίσου τις απαντήσεις τους.

Ωστόσο, για κάθε απάντηση στις φόρμες σας, η Google στέλνει μια ειδοποίηση μόνο στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του δημιουργού της φόρμας/κατόχου του λογαριασμού.

Αυτό είναι ωραίο. Ωστόσο, τι γίνεται αν θέλετε πολλά άτομα να έχουν πρόσβαση στην απάντηση μιας φόρμας χωρίς να χρειάζεται να τους παραχωρήσετε πρόσβαση στον Λογαριασμό σας Google.

Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι η ομάδα μάρκετινγκ της εταιρείας σας πραγματοποιεί μια έρευνα χρησιμοποιώντας Φόρμες Google. Και ως επικεφαλής της ομάδας, θα θέλατε κάθε μέλος της ομάδας να έχει πλήρη πρόσβαση σε κάθε απάντηση στη φόρμα στα εισερχόμενά του email. Πώς το πας για αυτό;

Ή πείτε ότι σχεδιάζετε ένα πάρτι και θέλετε όλα τα μέλη της επιτροπής προγραμματισμού του πάρτι να λαμβάνουν απαντήσεις στο διαδικτυακό RSVP στα εισερχόμενά τους. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να μάθετε πώς να το κάνετε.

Επίσης στο Guiding Tech

Αποστολή φόρμας απαντήσεων σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να στείλετε απαντήσεις από τις Φόρμες Google σε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρόσθετο τρίτου μέρους ⁠ — τουλάχιστον προς το παρόν.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο που θα ολοκληρώσει τη δουλειά. Το έχω χρησιμοποιήσει σε πολλές περιπτώσεις και έχει αποδειχθεί αξιόπιστο.

Εγκατάσταση του πρόσθετου

Βήμα 1: Συνδεθείτε στον πίνακα ελέγχου των φορμών Google και ανοίξτε τη φόρμα της οποίας οι απαντήσεις θέλετε να στείλετε σε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 2: Πατήστε το εικονίδιο μενού με τις τρεις κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία.

Βήμα 3: Επιλέξτε Πρόσθετα.

Αυτό θα ανοίξει το G Suite Marketplace, όπου μπορείτε εύκολα να εγκαταστήσετε πρόσθετα για να εμπλουτίσετε τις φόρμες σας.

Θα εγκαθιστούσαμε ένα πρόσθετο που ονομάζεται "Ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για Φόρμες Google" που επιτρέπει στους χρήστες να προσαρμόζουν τις απαντήσεις τους στη φόρμα και επίσης να τις στέλνουν σε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 4: Πληκτρολογήστε το όνομα του πρόσθετου «Ειδοποίηση μέσω email για Φόρμες Google» στη γραμμή αναζήτησης. Πατήστε την αντίστοιχη επιλογή, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Βήμα 5: Πατήστε το κουμπί Εγκατάσταση για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο στις Φόρμες Google.

Βήμα 6: Θα ανοίξει μια νέα καρτέλα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Θα σας ζητήσει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Google. Εισαγάγετε τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού σας Google στα κατάλληλα πλαίσια.

Βήμα 7: Μετά την επιτυχή είσοδο στον λογαριασμό σας Google, το επόμενο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να παραχωρήσετε στο πρόσθετο «Ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για φόρμες» πρόσβαση στον λογαριασμό σας.

Κάντε κύλιση στο κάτω μέρος της σελίδας πρόσβασης λογαριασμού και πατήστε Να επιτρέπεται.

Βήμα 8: Στην οθόνη εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο που επιβεβαιώνει ότι το πρόσθετο εγκαταστάθηκε με επιτυχία. Πατήστε Επόμενο για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση.

Η Google θα στείλει επίσης ένα μήνυμα ειδοποίησης στη διεύθυνση email σας, ενημερώνοντάς σας για την εγκατάσταση του πρόσθετου «Ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για φόρμες».

Τώρα που έχετε εγκαταστήσει το απαιτούμενο πρόσθετο, ας εξετάσουμε τον τρόπο χρήσης του για την αποστολή απαντήσεων φόρμας σε πολλές διευθύνσεις email.

Επίσης στο Guiding Tech

Ρύθμιση και χρήση του πρόσθετου

Βήμα 1: Στη σελίδα δημιουργίας φόρμας, πατήστε το εικονίδιο πρόσθετου στην επάνω δεξιά γωνία.

Βήμα 2: Πατήστε την επιλογή «Ειδοποιήσεις email για Φόρμες Google».

Βήμα 3: Στο νέο αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε «Δημιουργία ειδοποίησης email».

Ένα άλλο παράθυρο εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης. Στη συνέχεια, μπορείτε να προχωρήσετε στον ορισμό ορισμένων κανόνων, να κάνετε προσαρμογή και να εισαγάγετε τις διευθύνσεις email που θέλετε να σταλούν οι απαντήσεις της φόρμας.

Βήμα 4: Εισαγάγετε ένα όνομα για την ειδοποίηση στην ενότητα "Όνομα κανόνα". Το όνομα θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε. θα μπορούσε να είναι ίδιο με τον τίτλο/όνομα της φόρμας.

Βήμα 5: Στο διάστημα με την ένδειξη "Διεύθυνση(ες) email για ειδοποίηση", εισαγάγετε όλες τις διευθύνσεις email στις οποίες θα θέλατε να στείλετε τις απαντήσεις της φόρμας.

Διαχωρίστε κάθε διεύθυνση email με κόμμα.

Βήμα 6: Αφού προσθέσετε τις διευθύνσεις email, κάντε κύλιση στο κάτω μέρος του παραθύρου και πατήστε το κουμπί Αποθήκευση κανόνα.

Βήμα 7: Μια ειδοποίηση επιτυχίας που σας ενημερώνει ότι ο κανόνας της φόρμας έχει δημιουργηθεί. Και αυτό είναι όλο. Τώρα μπορείτε να προχωρήσετε στην κοινή χρήση της φόρμας σας με τους ερωτηθέντες.

Κάθε φορά που κάποιος συμπληρώνει τη φόρμα, όλες οι απαντήσεις των ερωτηθέντων θα αποστέλλονται σε όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ορίσατε στον κανόνα της φόρμας.

Διαχειριστείτε τις απαντήσεις φόρμας με πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τώρα που ξέρετε πώς να στέλνετε απαντήσεις μιας Φόρμας Google σε πολλά άτομα (διαβάστε: διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), ας ρίξουμε μια ματιά στη διαχείρισή τους εάν χρειάζεται να τις τροποποιήσετε. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μια διεύθυνση email αργότερα στο μέλλον. Πώς το πας;

Λοιπόν, είναι αρκετά εύκολο. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Βήμα 1: Ανοίξτε τη φόρμα που θέλετε να διαχειριστείτε στον πίνακα ελέγχου Φόρμες Google. Πατήστε το εικονίδιο του πρόσθετου.

Βήμα 2: Επιλέξτε «Ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τις Φόρμες Google».

Βήμα 3: Πατήστε «Διαχείριση ρυθμίσεων φόρμας».

Βήμα 4: Ακριβώς κάτω από τον κανόνα που δημιουργήσατε, πατήστε Επεξεργασία.

Βήμα 5: Στη συνέχεια, μπορείτε να προχωρήσετε στην τροφοδότηση μιας πρόσθετης διεύθυνσης email, να αφαιρέσετε μία και να κάνετε οποιαδήποτε άλλη τροποποίηση στις ρυθμίσεις απόκρισης.

Σημείωση: Θυμηθείτε να διαχωρίσετε πολλές διευθύνσεις email με κόμμα.

Επίσης στο Guiding Tech

Μεταφέρετε όλους μαζί

Δυνατότητα αυτόματης κοινής χρήσης των απαντήσεων μιας έρευνας, RSVP ή άλλων συμβάντων με πολλά άτομα (συμπαίκτες, συνάδελφοι, κ.λπ.) είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να κρατάτε αμέσως όλους ενήμερους σχετικά με τις νέες ενημερώσεις σε ένα μορφή. Ακολουθήστε τον παραπάνω οδηγό βήμα προς βήμα και θα μπορείτε επίσης να στέλνετε απαντήσεις στις Φόρμες Google σε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε χρόνο μηδέν.

Επόμενο: Η λογική υπό όρους βοηθά να βελτιώσετε τις Φόρμες Google σας. Διαβάστε το άρθρο που συνδέεται παρακάτω για να μάθετε πώς να κάνετε τις φόρμες σας πιο έξυπνες και πιο συνοπτικές, προσθέτοντας σε αυτές λογική υπό όρους.