Google Keep εναντίον Todoist: Σε βάθος σύγκριση εφαρμογών λίστας υποχρεώσεων

Εάν δεν θέλετε να ξεχάσετε ποτέ κάτι, ο καλύτερος τρόπος για να προχωρήσετε είναι να το σημειώσετε λίστα υποχρεώσεων σας, ορίστε μια υπενθύμιση και συνεχίστε την καθημερινή σας ρουτίνα. Ακολουθήστε το και δεν θα ξεχάσετε ποτέ τίποτα στη ζωή σας. Το μόνο πράγμα που πρέπει να θυμάστε εδώ είναι ότι έχετε ένα αξιόπιστο σύστημα/εφαρμογή για την καταγραφή των εργασιών σας και είναι διαθέσιμο σε όλες τις πλατφόρμες που γνωρίζετε και χρησιμοποιείτε.

Δύο εφαρμογές που θα συγκρίνουμε σήμερα είναι το Google Keep και το Todoist. Και οι δύο εφαρμογές ακολουθούν διαφορετική προσέγγιση όσον αφορά τη δημιουργία και τη διαχείριση λιστών υποχρεώσεων.

Το Google Keep είναι μια δωρεάν εφαρμογή που είναι διαθέσιμη σε όλες τις πλατφόρμες και σας επιτρέπει να εργάζεστε με σημειώσεις κειμένου, εικόνας και ήχου.

Λήψη Keep

Το Todoist είναι μια ισχυρή εφαρμογή που είναι επίσης διαθέσιμη σε όλες τις πλατφόρμες, υποστηρίζει υποέργα, χρησιμοποιεί φυσική γλώσσα, ενσωματώνεται με εφαρμογές τρίτων και χρησιμοποιεί στόχους για την παρακολούθηση της προόδου.

Κατεβάστε το Todoist

1. Σημειώσεις και λίστες υποχρεώσεων

Μια κρίσιμη διάκριση είναι ότι το Keep είναι μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων που υποστηρίζει τόσο σημειώσεις όσο και λίστες υποχρεώσεων. Το Todoist, από την άλλη πλευρά, είναι μια εφαρμογή μόνο για λίστες, αλλά μπορείτε να προσθέσετε σχόλια. Στο Google Keep, μια σημείωση μπορεί να είναι είτε κείμενο/εικόνα/ηχητική σημείωση είτε με πλαίσια ελέγχου. Δεν μπορεί να είναι και τα δύο ταυτόχρονα — λίγο περιοριστικό.

Το Todoist είναι ρητά κατασκευασμένο για να λειτουργεί ως διαχειριστής εργασιών όπου μπορείτε να προσθέσετε μεμονωμένες εργασίες και να δημιουργήσετε έργα και υποέργα για να χειριστείτε τον φόρτο εργασίας.

Τόσο το Keep όσο και το Todoist είναι έξυπνα γιατί μετακινούν τα επιλεγμένα στοιχεία στο κάτω μέρος της λίστας. Επίσης, εάν δημιουργήσετε μια νέα εργασία που είναι ήδη στη λίστα, το Keep και το Todoist θα σας υπενθυμίσουν το ίδιο.

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Keep για να κρατάτε σημειώσεις σε διάφορες μορφές, όπως σημειώσεις κειμένου, εικόνας και ήχου. Μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε εσωτερικές σημειώσεις, εάν το doodling είναι το πράγμα σας. Επίσης, το Keep θα μετατρέπει τις ηχητικές σημειώσεις σε κείμενο αμέσως, ώστε να μπορείτε να το επεξεργαστείτε όπως θέλετε. Ομοίως, θα αρπάξει κείμενο από εικόνες χρησιμοποιώντας OCR που μπορεί να είναι χρήσιμο για τη σάρωση επαγγελματικών καρτών ή πινακίδων.

Συνοψίζοντας, το Keep θα σας επιτρέψει να κρατάτε σημειώσεις σε διάφορες μορφές, δίνοντάς σας περισσότερες πληροφορίες επιλογές, το Todoist θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε περισσότερα επίπεδα και να εμβαθύνετε και να χειριστείτε πολύπλοκα έργα πολλαπλά στρώματα.

2. Διαχείριση και ταξινόμηση

Η καταγραφή των εργασιών που υποτίθεται ότι πρέπει να φροντίσετε είναι ένα πράγμα, αλλά η διαχείριση αυτών των εργασιών και η εύρεση τους είναι άλλο. Τόσο το Keep όσο και το Todoist θα σας επιτρέψουν να προσθέσετε μια υπενθύμιση με βάση την ημερομηνία και την ώρα ή την τοποθεσία. Οι υπενθυμίσεις βάσει τοποθεσίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν εκτελείτε εργασίες.

Το Todoist είναι πιο ευέλικτο στη διαχείριση εργασιών, καθώς σας επιτρέπει να μετακινείτε εργασίες μεταξύ λιστών και έργων. Απλώς σύρετε και αποθέστε. Στο Keep, δεν μπορείτε να μετακινήσετε εργασίες από τη μια σημείωση στην άλλη, αλλά μπορείτε μόνο να τις αναδιατάξετε.

Το Todoist θα σας επιτρέψει επίσης να δημιουργήσετε δευτερεύουσες εργασίες και να τις αναδιατάξετε εύκολα.

Τόσο το Keep όσο και το Todoist θα σας επιτρέψουν να επισημαίνετε σημειώσεις/εργασίες με ετικέτες. Μερικοί άνθρωποι τα αποκαλούν επίσης ετικέτες. Αλλά δεν μπορείτε να δημιουργήσετε έργα στο Keep. Αντίθετα, το Keep χρησιμοποιεί οπτικές ενδείξεις και σας επιτρέπει σημειώσεις χρωματικού κώδικα. Αυτό κάνει τα πράγματα ενδιαφέροντα. Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικά χρώματα για διαφορετικά έργα, διευκολύνοντας τη άμεση διάκριση των σημειώσεων.

Το Todoist θα σας επιτρέψει να ορίσετε προτεραιότητες σε έργα και εργασίες με μια ματιά, ποιες εργασίες χρειάζονται την άμεση προσοχή σας και ποιες μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να σταματήσετε. Κάθε επίπεδο προτεραιότητας επισημαίνεται με μια σημαία διαφορετικού χρώματος.

Από τη στιγμή που αρχίσετε να χρησιμοποιείτε μια συγκεκριμένη υπηρεσία για τις συνεδρίες εγκεφαλικού ντάμπινγκ, τα πράγματα μπορούν γρήγορα να ξεφύγουν από τον έλεγχο με εκατοντάδες σημειώσεις και εργασίες που βρίσκονται τριγύρω. Αυτό είναι όταν συνειδητοποιείτε ότι χρειάζεστε μια σταθερή δυνατότητα αναζήτησης και ταξινόμησης. Το Keep θα σας εμφανίσει μια λίστα με ετικέτες ή ετικέτες στα αριστερά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ταξινομήσετε και την αναζήτηση κειμένου. Χρησιμοποιώ το Keep εδώ και λίγο καιρό και μπορώ να βρω εύκολα αυτό που ψάχνω τις περισσότερες φορές.

Ο Todoist είναι πολύ καλύτερος στην εκτέλεση εργασιών. Μπορείτε να τα ταξινομήσετε κατά προτεραιότητα, ετικέτες και έργο που σας δίνει μια προοπτική για το τι θέλετε να επιτύχετε αυτήν τη στιγμή. Όλα είναι εύκολα προσβάσιμα στην πλαϊνή γραμμή.

Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε τις εργασίες με βάση το εάν είναι ληξιπρόθεσμες σήμερα ή τις επόμενες 7 ημέρες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συγκεντρωθείτε στην επόμενη εβδομάδα αντί να ανησυχείτε για τον επόμενο μήνα. Και πάλι, ένας εξαιρετικός τρόπος για να δώσετε προτεραιότητα στη ροή εργασίας σας.

Το Todoist θα σας επιτρέψει επίσης να ταξινομήσετε εργασίες και έργα με βάση το όνομα και το υπεύθυνο άτομο εάν εργάζεστε σε περιβάλλον συνεργασίας.

Μπορείτε να αντιστοιχίσετε υπενθυμίσεις σε σημειώσεις, που μπορεί να είναι είτε σημείωση είτε λίστα, και το Keep θα σας υπενθυμίσει την κατάλληλη στιγμή. Μια γρήγορη ματιά στην πλαϊνή γραμμή θα σας επιτρέψει να δείτε όλες τις σημειώσεις και τις υπενθυμίσεις σας ξεχωριστά.

Τέλος, υπάρχουν σημεία Κάρμα στο Todoist που λειτουργούν ως κίνητρο για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας και να λάβετε την ικανοποίηση να ελέγξετε αυτήν την εργασία στη λίστα. Η ιδέα είναι απλή. Θέτετε έναν στόχο και δημιουργείτε μια λίστα εργασιών που θα σας βοηθήσουν τελικά να τον πετύχετε. Καθώς εργάζεστε προς την επίτευξη των στόχων σας και καθώς ελέγχετε περισσότερες εργασίες, κερδίζετε περισσότερους πόντους.

Μια κρίσιμη διαφορά είναι ότι μπορείτε να προσθέσετε αρχεία σε εργασίες στο Todoist, ενώ οι σημειώσεις στο Keep υποστηρίζουν μόνο εικόνες και συνδέσμους.

Ειλικρινά, εάν χρειάζεστε το κίνητρο για να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας, μπορεί να είστε σε λάθος επάγγελμα. Αλλά hey, αυτό είμαι μόνο εγώ. Στην ιδανική περίπτωση, θα έπρεπε να το απολαμβάνεις τόσο πολύ ώστε να το κάνεις γιατί είναι διασκεδαστικό. Εντάξει, αρκετά με τη φιλοσοφία.

3. Ενσωματώσεις και Συνεργασία

Το Keep είναι ένα προϊόν της Google που σημαίνει ότι, και πιθανότατα το γνωρίζατε ήδη, ενσωματώνεται και με άλλες εφαρμογές Google όπως Έγγραφα, Παρουσιάσεις, Φόρμες, Φύλλα και Gmail. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια σημείωση για οποιοδήποτε Έγγραφο ή Φύλλο, αλλά μια σημείωση Keep μπορεί να μετατραπεί μόνο σε Έγγραφο. Αυτό είναι πραγματικά λογικό.

Σε αντίθεση με το Keep, το Todoist διαθέτει ένα ισχυρό API που λειτουργεί με πολλές εφαρμογές τρίτων συμπεριλαμβανομένων όλων των εφαρμογών Google καθώς και άλλων όπως Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa και άλλα. Αυτό κάνει το Todoist ιδανικό και ως επιχειρηματική λύση.

Η συνεργασία στο Keep είναι τόσο εύκολη όσο το να κάνετε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση και να στείλετε μια πρόσκληση μέσω email. Στη συνέχεια, μπορεί να αρχίσει να προσθέτει στη σημείωση ή στη λίστα ελέγχου. Καλό για όταν ψωνίζετε σε ένα εμπορικό κέντρο και πρέπει να εναρμονίσετε τα είδη που έχετε προσθέσει ο καθένας σας.

Το Todoist λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο, όπου μπορείτε να προσκαλέσετε οποιονδήποτε να προσθέσει ή να επεξεργαστεί μια λίστα εργασιών σε πραγματικό χρόνο. Το κάνετε αυτό στέλνοντας μια πρόσκληση μέσω email. Επειδή το Todoist είναι κατασκευασμένο για επιχειρήσεις και εταιρείες, μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε συνεργάτες από άλλα έργα, εάν χρησιμοποιούν ήδη το Todoist. Όπως όταν χρειάζεστε βοήθεια από τον τύπο του διαχειριστή για να επιλύσετε ένα συγκεκριμένο ζήτημα.

4. Τιμολόγηση και πλατφόρμες

Ως προϊόν Google, το Keep είναι δωρεάν για χρήση χωρίς περιορισμό στο μέγεθος ή τον αριθμό των σημειώσεων. Θα δεν υπολογίζονται στα 15 GB του Google Drive σας είτε δωρεάν αποθήκευσης. Το Todoist προσφέρει διαφορετικά προγράμματα ξεκινώντας με δωρεάν, όπου δεν μπορείτε να ορίσετε υπενθυμίσεις ή να προσθέσετε ετικέτες, premium στα 29 $ για ιδιώτες και 29 $ ανά χρήστη για επιχειρήσεις. Οι περισσότεροι χρήστες θα το κάνουν χρειάζεστε ένα πρόγραμμα premium λόγω των περιορισμών που έχουν θέσει.

Τόσο το Keep όσο και το Todoist είναι διαθέσιμα σε όλες τις πλατφόρμες όπως τα Windows και Mac, Android και iOS και διαθέτουν επεκτάσεις/πρόσθετα για δημοφιλή προγράμματα περιήγησης όπως το Firefox και το Chrome. Έτσι, μπορείτε να κάνετε αποκοπή ιστοσελίδων και να συγχρονίσετε όλα τα δεδομένα σας σε όλες τις συσκευές.

Οι νότες είναι για πάντα

Οι περισσότεροι από εμάς που έχουμε τη συνήθεια να κρατάμε σημειώσεις έχουμε εκατοντάδες και χιλιάδες σημειώσεις κάτω από την κοιλιά μας. Το πραγματικό πρόβλημα προκύπτει όταν πρέπει να αλλάξετε βάση και να χρησιμοποιήσετε διαφορετική εφαρμογή ή υπηρεσία. Είναι καλύτερα να ξεκινήσετε σωστά, να σκεφτείτε μακροπρόθεσμα και να επιλέξετε μια εφαρμογή σημείωσης/εργασίας που καλύπτει τις ανάγκες σας από την αρχή.

Εάν χρειάζεστε ένα απλό εργαλείο λήψης σημειώσεων με έναν διαχειριστή λίστας υποχρεώσεων, το Google Keep είναι πολύ ευέλικτο και ισχυρό. Το Todoist είναι πιο κατάλληλο για προχωρημένους χρήστες με περίπλοκη επαγγελματική ζωή, πολλαπλά έργα ή όσους χρειάζονται μια επιχειρηματική λύση.

Επόμενο: Θέλετε να μάθετε πώς συγκρίνεται το Google Keep με το Google Tasks; Ρίξτε μια ματιά στον παρακάτω σύνδεσμο για να μάθετε πώς διαφέρουν.