Crear una lista desplegable (lista de validación) en libros de trabajo de MS Excel

La mayoría de las personas, en la oficina y otros lugares de trabajo, mantienen Hojas de Excel para realizar un seguimiento de ciertos registros y entradas de datos. A veces también necesitamos compartir libros de trabajo. Cualquiera que sea el caso, es muy difícil verificar las entradas y validar su exactitud (especialmente, cuando hay un gran volumen de datos).

En lugar de preocuparse por los errores, sería una buena práctica crear el libro de trabajo o las hojas de tal manera que valide automáticamente las entradas y evite que el usuario realice entradas incorrectas. Esto es exactamente lo que Validación de datos herramienta, debajo Datos pestaña en MS Excel le ayuda a hacer.

Y hoy veremos una de sus características donde puede crear un menú desplegable para cualquier celda, fila o columna y restrinja la entrada de la celda a los datos de la lista. Esto también significa que el usuario nunca podrá cometer un error.

Pasos para crear una lista desplegable

Paso 1: Seleccione la celda, fila o columna en la que desea crear la lista de validación o la lista desplegable. En mi ejemplo he seleccionado la columna no

mi. Por lo tanto, el usuario debe ingresar valores a los que la columna E está restringida.

Paso 2: Navegar a Datos pestaña y buscar Validación de datos herramienta debajo Herramientas de datos sección. Haga clic en este icono y seleccione Validación de datos para empezar.

Paso 3: En la ventana emergente que aparece, seleccione Lista de Permitir lista de d rop colocada debajo de la Ajustes pestaña.

Paso 4: A continuación, deberá ingresar el Fuente es decir, valores que forman parte de la lista o valores que pueden seleccionarse o introducirse. Puede ingresarlos directamente en el Fuente cuadro de texto (separados por comas).

Alternativamente, puede seleccionar un rango de celdas de la hoja actual en el libro de trabajo y los valores de esas celdas se considerarán como la lista. Sin embargo, si desea optar por esta opción, tendrá que preparar la lista incluso antes del Paso 1.

Nota: Acuerdo Menú desplegable en la celda marcado muestra el menú desplegable en el libro de trabajo. De lo contrario, solo funciona la validación mientras el usuario tiene que escribir valores.

Con esto se crea el menú desplegable y está listo para usar. El usuario puede seleccionar cualquier valor de la lista. Y la belleza es que reduce mucho el esfuerzo de escribir manualmente.

Sin embargo, si un usuario intenta ingresar valores (escribiendo manualmente) que no forman parte de la lista de validación, se le mostrará un mensaje de error.

Conclusión

Este es solo uno de los métodos para validar las entradas de datos. La herramienta tiene aún más potencial del que imagina. Hablaremos de más de sus características en un futuro próximo. Hasta entonces, utilice el menú desplegable y háganos saber sus experiencias.

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