Crear reglas de carpeta en MS Outlook para correos entrantes

Muchos de ustedes deben estar usando MS Outlook como cliente de correo electrónico. Además, es probable que haya integrado varias cuentas de correo electrónico para entregar correos a su cliente de escritorio. En tal escenario, cuando recibe muchos correos electrónicos, es importante saber cómo segregarlos y verificar primero los importantes.

En lugar de hacer esto manualmente, es posible que desee tener carpetas dedicadas para diferentes tipos de correos electrónicos, de modo que los mensajes entrantes se apilan en sus respectivas carpetas. Para tal automatización, Outlook le permite crear reglas y aplica lo mismo a cada correo electrónico entrante. En consecuencia, empuja los mensajes a su carpeta especificada. El concepto es similar a filtros y etiquetas en Gmail.

Por ejemplo, quiero que todos los correos de "Sandeep Agarwal" lleguen a una carpeta llamada Uno mismo. Así es como definí las reglas para ello.

Pasos para crear una regla de correo electrónico

El mismo proceso se aplica a todo tipo de reglas de correo electrónico. Este es un ejemplo detallado, que muestra el proceso mencionado. Tendrá que elegir / definir parámetros de acuerdo con lo que desee.

Paso 1: Navega al Instrumentos pestaña y elige la opción Reglas y alertas.

Paso 2: Enfoca el Reglas de correo electrónico pestaña y presione el botón de lectura Nueva regla (Cambiar regla si está modificando uno existente).

Paso 3: Debajo Mantente organizado sección destaque su requisito básico (seleccioné, Mover mensajes de alguien a una carpeta).

Nota: En la parte inferior del mismo cuadro de diálogo, encontrará una sección que dice Paso 2. Debe hacer clic en cada enlace que se muestra después de "Aplicar esta regla después de que llegue el mensaje”Y edite sus requisitos. En mi contexto fue: -

Paso 3 (a): Seleccione las personas a las que desea aplicar la regla (es decir, correos electrónicos provenientes de las personas seleccionadas). La lista mostrará solo las personas agregadas a sus contactos. Por lo tanto, debe asegurarse de haber agregado el contacto deseado antes de comenzar.

Paso 3 (b): Seleccione la carpeta a la que desea mover / entregar los correos. También puede crear una nueva carpeta aquí.

Paso 4: A continuación, puede refinar su regla agregando más restricciones o parámetros a la regla básica. Por ejemplo, mensajes con un Tema. También deberá marcar la opción preferida y hacer clic en su enlace para refinar la regla o agregar descripciones.

Paso 5: Si hay alguno excepciones a la regla que no pudo configurar en los pasos anteriores, puede hacerlo aquí.

Paso 6: Ya ha terminado y puede optar por Terminar. Sin embargo, le sugiero que compruebe Ejecute esta regla ahora… junto con Enciende esta regla. Esto asegura que los mensajes nuevos y existentes que satisfacen la regla se muevan a la carpeta correspondiente.

Una alternativa más rápida

Si desea acortar el proceso (sin embargo, es posible que no pueda establecer una regla detallada de esta manera), vaya a su bandeja de entrada y siga los pasos a continuación: -

Paso 1: Haga clic con el botón derecho en un mensaje (de la persona de su regla a la asignación de carpetas) y seleccione Crear regla.

Paso 2: Marque las casillas de los parámetros que desee aplicar, seleccione su carpeta y haga clic en OK.

Conclusión

Esta es una forma sencilla de mantener más organizados sus correos electrónicos en Outlook. Además, podrá concentrarse fácilmente en los correos importantes. ¡Empieza y conocerás los beneficios!