¿Cuáles son las desventajas de SharePoint? – TechCult

SharePoint es una herramienta sólida que tiene una amplia gama de funciones para la colaboración, la gestión de documentos y la creación de contenido. Sin embargo, también hay algunas desventajas que pueden dificultar su uso. En la guía de hoy, aprenderemos sobre algunas de las desventajas notables de SharePoint. También explicaremos sobre las listas de SharePoint y sus tipos. Además, cubriremos las diferentes versiones de SharePoint On Premise.

¿Cuáles son las desventajas de SharePoint?

SharePoint es un popular software de administración de contenido para organizaciones. Sabemos que ofrece varias ventajas, pero también tiene algunas desventajas que se analizan en este artículo. También conocerá los tipos de listas de SharePoint y muchos más en detalle.

¿Qué es la lista de SharePoint?

Antes de profundizar en la búsqueda de la respuesta a la pregunta de qué es la lista de SharePoint, necesitamos saber acerca de la Microsoft SharePoint aplicación Es una plataforma flexible y versátil para compartir información o crear sitios para el negocio. Aprenderemos las ventajas y desventajas de SharePoint en secciones posteriores para determinar si la aplicación es ideal.

La lista de SharePoint es una colección de contenido organizado en filas y columnas similar a los datos organizados en una hoja de Excel. Se utiliza para almacenar información de forma dinámica y flexible y agregar archivos adjuntos como documentos o imágenes. Es posible compartir las listas con las personas a las que hayas dado acceso y también acceder desde cualquier lugar utilizando tus credenciales. Altamente compatible con otros productos de Microsoft y se puede usar para diseñar listas para cualquier propósito en función de los distintos tipos de listas de SharePoint.

Cómo crear listas de SharePoint

Después de haber conocido la respuesta a la pregunta de qué es una lista de SharePoint, es necesario conocer las opciones para crearlas. Al conocer la respuesta a la pregunta de dónde se almacenan las listas de SharePoint en la siguiente sección, puede crear listas de SharePoint y acceder fácilmente a ellos.

• Puede usar las plantillas o crear una lista desde cero, agregar columnas de SharePoint y crear vistas para mostrar datos de manera efectiva.
• La lista de SharePoint se puede crear en Microsoft SharePoint para cualquier sitio de SharePoint. Junto con esto, hay dos opciones para crear la lista, a saber, la aplicación Microsoft 365 Lists y la aplicación Microsoft Teams.

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¿Para qué se utilizan las listas de SharePoint?

Las listas de SharePoint se utilizan para administrar y almacenar contenido en el almacenamiento en la nube. Las opciones o las respuestas a la pregunta de para qué se usan las listas de SharePoint se enumeran aquí.

• Las listas de SharePoint se pueden automatizar y crear según los requisitos. Por lo tanto, la respuesta básica a la pregunta de para qué se usan las listas de SharePoint es que se pueden usar para agilizar el trabajo.
• Ordene, agrupe, formatee y filtre la información en las listas disponibles para mostrar la información específica.
• Las listas modernas de SharePoint permiten la colaboración directa con el sitio del grupo para permitir una organización eficaz del contenido.

Tipos de listas de SharePoint

Como hemos conocido la respuesta a la pregunta de para qué se usan las listas de SharePoint, puede juzgar los tipos de listas de SharePoint.

• Listas modernas de SharePoint– Es una lista altamente receptiva y accesible que se puede usar en cualquier dispositivo. Esta lista se puede usar para crear una nueva aplicación de Power desde el diseño de la lista o agregar un flujo de trabajo, ya que Microsoft Flow y Power Apps se combinan en este tipo.
• Bibliotecas de documentos– También llamadas bibliotecas de SharePoint, son un tipo especial de lista que se utiliza para almacenar, crear, organizar, administrar y colaborar en diferentes tipos de documentos. Se puede usar para incluir metadatos o información adicional como la VERSIÓN de los archivos para permitir que los miembros del equipo tengan fácil acceso a los archivos.
• Los ejemplos comunes de listas de SharePoint u otros tipos de listas de SharePoint incluyen calendarios, listas de tareas, listas de contactos, listas de anuncios, listas de vínculos, tableros de discusión y encuestas.

¿Dónde se almacenan las listas de SharePoint?

Para ver la ubicación o dónde se almacenan las listas de SharePoint, puede consultar esta sección. Puede encontrar y administrar las listas de SharePoint usando el Listas de Microsoft aplicación

• Para encontrar las listas recientes en su almacenamiento, haga clic en el Listas recientes opción en el menú desplegable.
• Clickea en el mis listas opción en el menú desplegable para encontrar todas sus listas.
• Para seleccionar una lista que ha creado, establezca el filtro de la derecha en el Todas las listas recientes opción y haga clic en el Listas recientes que creé opción.
• Utilizando el buscar barra, puede buscar y ver los resultados de las listas guardadas. Por lo tanto, si no puede encontrar la ubicación exacta o la respuesta a la pregunta de dónde se almacenan las listas de SharePoint, puede usar esta función.

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Ventajas de SharePoint

Los beneficios generales o ventajas de usar Microsoft SharePoint se dan en esta sección.

• Funcionalidad multipropósito: comparta y almacene datos, publique y extraiga información en otros formatos de archivo de datos y obtenga acceso a información particular en el archivo.
• Altamente receptivo: Rápida automatización de todos los procesos y permite dar respuesta a las necesidades del cliente.
• marco de la nube: Con una interfaz simple, escalable y fácil de conectar, te permite acceder a cualquier documento en la web.
• Gestión de documentos: Mantener y personalizar documentos según la demanda.
• Colaboración en equipo: conéctese con otros miembros del equipo y partes interesadas comerciales para editar y asignar tareas. También puede obtener la versión actualizada y editada del archivo.
• Integración: Le permite integrarse con otras aplicaciones comerciales utilizando técnicas de integración sencillas.
• Seguridad mejorada: Administre datos de manera efectiva y proporcione información específica a un conjunto de personas para obtener acceso a la información. Evita el uso no autorizado y garantiza la seguridad de la confidencialidad de la información almacenándola en la nube.
• Gestión de contenido: cree, modifique y elimine contenido del sitio web o cree un nuevo sitio desde cero. Además, puede almacenar y guardar archivos en la biblioteca de documentos para acceder a otros requisitos.
• Facilidad de uso: Soluciones empresariales fáciles de crear y mantener, como la creación de paneles o portales web.
• Administración centralizada: Permite un fácil acceso a los datos desde cualquier lugar y realiza tareas de administración desde una ubicación central.

Desventajas de SharePoint

Las desventajas de SharePoint se dan en esta sección.

• La integración puede ser difícil: La integración de varias aplicaciones en la aplicación de SharePoint requiere más dinero y esfuerzo. Esto puede provocar una pérdida de dinero si las aplicaciones integradas no dan el resultado deseado.
• Difícil de personalizar: La personalización de la aplicación puede ser difícil y elegir una opción particular de las herramientas de personalización disponibles puede ser tedioso.
• Caro: La principal desventaja de la aplicación de SharePoint es que la licencia de la aplicación puede ser bastante costosa. Los cargos mensuales de los planes pueden oscilar entre $5,00 para un usuario, $10,00 para un usuario y $20,00 para un usuario.
• Opción de búsqueda insuficiente: La capacidad de búsqueda de la aplicación no es suficiente y requiere mucha personalización interna. Por lo tanto, la búsqueda de información particular puede ser problemática.
• Requiere Entrenamiento: La empresa debe proporcionar capacitación interna para garantizar que el uso de la aplicación sea correcto. Para garantizar que se mejore la productividad, los miembros del equipo deben recibir la misma capacitación.
• Limitación de la opción de servidor: El funcionamiento de la versión de SharePoint On Premise está limitado al sistema operativo Microsoft Windows Server.

¿Cuáles son las desventajas de las listas de SharePoint?

Similar a las desventajas de SharePoint, también hay algunas desventajas en las listas. Las desventajas de usar listas de SharePoint se enumeran en esta sección.

• Umbral límite: Al usar la opción de búsqueda o filtro para buscar un archivo en particular entre miles de archivos, es posible que encuentre el error de umbral.
• No personalizable: Las listas de SharePoint no le permiten agregar menús personalizados para requisitos de proyectos específicos, sino simplemente usar los menús genéricos. Además, no es posible ocultar una determinada columna a determinados usuarios o grupos.
• Permisos de vista vacíos: Las listas no admiten el permiso de visualización de una determinada lista para ocultarlas a determinadas personas.

¿Es una lista de SharePoint una base de datos?

Sí. Puede usar SharePoint como base de datos, pero no se recomienda hacerlo. Puede leer las ventajas y desventajas de usar listas de SharePoint como base de datos para decidir la respuesta correcta a la pregunta de si una Lista de SharePoint es una base de datos.

Características del uso de listas de SharePoint como base de datos

La aplicación no requiere permiso de la base de datos para incluir un nuevo esquema, tiene una interfaz extensible para ayudar en la gestión de datos y puede migrar datos sin necesidad de sincronizarlos. Entonces, si está encontrando la respuesta a la pregunta de si una lista de SharePoint es una base de datos, puede notar que las características tradicionales de una base de datos faltan en esta aplicación.

Desventajas de usar listas de SharePoint como base de datos

Por lo tanto, como consideramos las desventajas de SharePoint antes de optar por la aplicación, también es importante tener en cuenta los consejos de esta sección. Los motivos por los que se debe evitar el uso de listas de SharePoint como base de datos son los siguientes.

• Organización de datos ineficiente: Carece de una organización de datos similar a una base de datos, ya que no está diseñado para la gestión de bases de datos. Las operaciones se pueden realizar hasta cierto punto utilizando la base de datos de contenido de SharePoint, para almacenar datos de SharePoint para una o más colecciones, en el servidor MS SQL integrado. Además, solo se puede crear un pequeño valor de archivos en esta opción.
• Funciones de enlace que faltan: Las listas de SharePoint carecen de la característica Uno a Uno que se utiliza para crear una tabla con un registro relacionado con otra tabla de una base de datos. Otras características como One to Many, que se utiliza para relacionar múltiples registros de una tabla con registros en otra tabla, y La base de datos de muchos a muchos, que se utiliza para relacionar registros en dos o más tablas con registros en otra tabla, también son desaparecido.
• Llaves perdidas: Faltan los identificadores únicos, como las claves primarias y las claves externas, para identificar tablas de registros y enlaces.
• Lenguaje SQL faltante: Falta la capacidad de escribir múltiples códigos complejos en el lenguaje SQL y guardarlos en las listas.
• Funciones de rendimiento faltantes: No se admiten otras opciones, como verificar las transacciones, indexar y optimizar consultas, y acceder a archivos en otra aplicación.

Debido a las desventajas mencionadas anteriormente, la respuesta a la pregunta de si una lista de SharePoint es una base de datos puede no ser afirmativa.

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¿Qué son las versiones locales de SharePoint?

SharePoint On-Premises es una versión de SharePoint que se instala en servidores locales y brinda un control completo sobre la interfaz, incluida la personalización y la adición de nuevas funciones. Requiere configuración y mantenimiento iniciales y es la mejor opción para obtener un control completo de los datos.

Características de las versiones locales de SharePoint

Los siguientes puntos enumerados son las características de las versiones de SharePoint On Premise.

• Actualizaciones: Aplique parches y otras actualizaciones a la aplicación para mantenerlos actualizados.
• Copia de seguridad y almacenamiento de datos: Desarrolle copias de seguridad, pruébelas y adminístrelas para almacenar los datos en la red local.
• Seguridad: La seguridad de los datos no está especificada ni es apreciable, por lo que debe basarse en el software de seguridad instalado en su PC.
• personalización: Personalización ilimitada de funciones.
• Hardware especializado: Se requiere comprar hardware especial para usar esta versión de la aplicación.
• Costo local de SharePoint: El costo de comprar y mantener el equipo y pagar los gastos pueden ser cargos atenuados, en comparación con el cargo mensual del paquete Microsoft 365 de SharePoint Online. La versión requiere una tarifa de licencia por adelantado para realizar las operaciones. Por lo tanto, el costo de SharePoint On Premise puede ser comparativamente más alto.

Requisitos de las versiones locales de SharePoint

Debido al costo de SharePoint On Premise, los requisitos de la versión también pueden ser mayores. La versión de SharePoint On Premise requiere el uso de las siguientes demandas.

• Altos requisitos de cumplimiento y altas exigencias de personalización.
• Almacenamiento adicional y mayor flexibilidad para diseñar sitios de SharePoint.
• Acceda a la intranet a través de la red de la empresa y acceda al contenido del sitio.

Lo mejor es seleccionar la versión de la aplicación de SharePoint después de considerar características clave como el costo de SharePoint On Premise.

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