Diferencia entre SharePoint Online y On-Premise: cuál es mejor – TechCult

Microsoft SharePoint ha existido durante casi dos décadas, utilizado como una herramienta confiable por innumerables organizaciones para almacenar, organizar y compartir información fácilmente. En los últimos años, Microsoft lo amplió como un servicio en línea, facilitando aún más el acceso, la administración y el uso de las organizaciones. Aunque tanto SharePoint Online como SharePoint On-Premise son similares en varios aspectos, las diferencias clave los distinguen. En este artículo, analizaremos el propósito de SharePoint Online y exploraremos en qué se diferencia de la versión local.

¿En qué se diferencia SharePoint Online de SharePoint?

SharePointes una plataforma basada en servidor. Eso significa que está instalado y alojado en un servidor físico. Los usuarios almacenan, organizan y acceden a la información desde una única ubicación. También permite a los usuarios colaborar y compartir fácilmente documentos, tareas y otra información con colegas, clientes y socios.

SharePoint en línea

es una versión basada en la nube de SharePoint, una plataforma de colaboración que forma parte de Microsoft Office 365 Suite. Ofrece las mismas características y capacidades que la versión local de SharePoint, pero Microsoft lo aloja, administra y mantiene en la nube. Permite a los usuarios acceder a la plataforma desde cualquier lugar, ofreciendo más flexibilidad y escalabilidad.

Diferencia entre SharePoint Online y On-Premise: propósito, características y beneficios explicados

Por un lado, tenemos SharePoint Online, la potencia basada en la nube que promete una accesibilidad perfecta y una colaboración sin esfuerzo. Por otro lado, tenemos SharePoint On-Premise, la solución tradicional en sitio que ofrece el máximo control y personalización. Entonces, ¿qué camino debería elegir? A medida que la nube se encuentra con la sala de servidores, seamos testigos de la batalla entre SharePoint Online y On-Premise.

SharePoint en línea	SharePoint local
alojado en la nube	autohospedado
Menor costo inicial	Mayor costo inicial
Más fácil de configurar	Configuración más compleja
Bajo mantenimiento	Alto mantenimiento
Alto mantenimiento	Mayor control
Fácil escalabilidad	Escalabilidad difícil
Seguridad mejorada	Riesgo de seguridad
Accede desde cualquier lugar	Acceso desde ubicaciones específicas
Actualizaciones automatizadas	Actualizaciones manuales
Accesible desde cualquier dispositivo	Accesible desde dispositivos específicos
Costos de infraestructura reducidos	Aumento de los costos de infraestructura
El uso de elementos web es limitado	El uso de elementos web es ilimitado
Fácil integración con Office 365	Difícil integración con Office 365
Opciones de personalización limitadas	Mayores opciones de personalización
Copia de seguridad y restauración difíciles	Fácil copia de seguridad y restauración
Sin necesidad de hardware de servidor	Necesidad de hardware de servidor
Bajo costo de propiedad	Alto costo de propiedad
Máximo de 250.000 elementos por biblioteca	Sin restricción de artículos por biblioteca
Sin necesidad de actualizaciones de hardware	Necesidad de actualizaciones de hardware
No hay necesidad de parchear	Necesidad de parchear
Admite dispositivos móviles	No es compatible con dispositivos móviles.
Copias de seguridad automatizadas y conmutación por error automatizada	Copias de seguridad manuales y conmutación por error manual
Conmutación por error automatizada	Conmutación por error manual
Las aplicaciones de terceros son compatibles	Las aplicaciones de terceros no son compatibles
Baja latencia	Alta latencia
Experiencia de usuario mejorada	Mala experiencia de usuario
Admite la implementación híbrida	No es compatible con la implementación híbrida
Sin necesidad de personal de TI	Necesidad de personal de TI
Soporte para prevención de pérdida de datos (DLP)	Sin soporte para Prevención de pérdida de datos (DLP)
Soporte para autenticación multifactor (MFA)	Sin soporte para la autenticación multifactor (MFA)

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Cuándo usar SharePoint Online

Debe optar por SharePoint Online si:

• Está buscando una opción más fácil de usar y con una buena relación calidad-precio.
• Quiere un sistema confiable y seguro con actualizaciones periódicas.
• Quiere costos bajos de infraestructura y mantenimiento de TI
• Su objetivo es una colaboración fluida con las partes interesadas externas, como clientes y socios.

Cuándo elegir SharePoint en las instalaciones

Puede elegir SharePoint On-Premise si:

• Su organización ya tiene una inversión significativa en infraestructura, incluidos servidores, almacenamiento y equipos de red.
• Necesita más flexibilidad para la personalización y la integración con los sistemas locales existentes.
• Su organización exige altos requisitos de seguridad y cumplimiento que obligan a mantener los datos confidenciales en las instalaciones.
• En los casos en que la conectividad de la red o el ancho de banda sea limitado.
• Necesita una solución más rentable a largo plazo.

Según los factores, puede decidir entre SharePoint Online y On-Premise.

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¿Cuál es el propósito de Sharepoint Online?

Proporciona una plataforma completa y colaborativa para organizaciones de todos los tamaños para almacenar, administrar y compartir información, aplicaciones y documentos. Es una solución basada en la nube que permite a los equipos trabajar juntos sin problemas, colaborar en proyectos, organice y administre flujos de trabajo y acceda a datos desde cualquier lugar, en cualquier momento, utilizando un navegador web o un dispositivo móvil dispositivo. Este facilita la comunicación eficiente, gestión de contenido y colaboración entre departamentos y ubicaciones geográficas. Además, bibliotecas de documentos, listas, sitios de grupoy la integración con otras herramientas de Microsoft 365 ayudan a las empresas mejorar la productividad y el trabajo en equipo en un entorno seguro.

¿Cuáles son las características de SharePoint Online?

Echemos un vistazo a las características clave de la variante en línea de SharePoint:

• Colecciones de sitios: Admite múltiples colecciones de sitios, lo que le permite organizar y estructurar sus datos de manera más eficiente.
• Elementos web: proporciona una variedad de elementos web para ayudarlo a personalizar la apariencia de su sitio.
• Listas y Bibliotecas: Esta versión te permite crear listas y bibliotecas para almacenar datos y documentos.
• wikis: Admite la creación de wikis, lo que permite a los usuarios colaborar en un solo lugar.
• Funciones sociales: Además, proporciona varias características sociales, como feeds de actividades, etiquetado y micro-blogging.
• Flujos de trabajo: La versión en línea de Share Point admite la creación de flujos de trabajo para automatizar procesos y ayudar a administrar tareas.
• Tipos de contenido: Le permite crear y administrar tipos de contenido, que se pueden usar para categorizar y organizar datos.
• Gestión de documentos: proporciona funciones de gestión de documentos, lo que permite a los usuarios almacenar, gestionar y acceder a documentos de forma segura.
• Buscar: Incluye un motor de búsqueda avanzado para permitir a los usuarios encontrar contenido rápidamente.
• Permisos de usuario: proporciona permisos de usuario granulares, lo que le permite especificar quién tiene acceso a qué datos.
• Revisión de cuentas: Incluye capacidades de auditoría, lo que permite a los administradores realizar un seguimiento de la actividad del usuario.
• Cumplimiento: SharePoint Online admite estándares de cumplimiento como HIPAA, FERPA e ISO 27001.
• Seguridad: incluye características de seguridad integradas, como encriptación, autenticación de dos factores y amplio control de acceso.
• Integración con Office 365: Está estrechamente integrado con Office 365, lo que permite a los usuarios trabajar con documentos y colaborar en tiempo real.
• Acceso móvil: SharePoint Online incluye una aplicación móvil para iOS y Android, que permite a los usuarios acceder a sus datos desde cualquier lugar.
• Vídeo transmitido en vivo: Incluso es compatible con la transmisión de video, lo que permite a los usuarios compartir y ver videos directamente desde su sitio de SharePoint.
• Espacios de colaboración: Permite la creación de espacios de colaboración, permitiendo a los usuarios trabajar juntos en proyectos en un entorno seguro.
• bloguear: Curiosamente, también proporciona una plataforma de blogs, lo que permite a los usuarios compartir sus pensamientos e ideas con otros.
• Sincronización: SharePoint Online admite la sincronización, lo que permite a los usuarios acceder a sus documentos y datos desde múltiples ubicaciones.
• personalización: Permite a los usuarios personalizar sus sitios con temas personalizados, navegación y otras funciones.
• Formularios y plantillas: SharePoint Online incluye una función de formularios, que permite a los usuarios crear y administrar formularios para la recopilación de datos. También proporciona plantillas, lo que permite a los usuarios crear rápidamente sitios y páginas web con contenido prediseñado.
• ruta de información: admite InfoPath, lo que permite a los usuarios crear formularios y flujos de trabajo personalizados.
• Inteligencia de Negocio: Proporciona herramientas de inteligencia empresarial, que permiten a los usuarios acceder y analizar datos.
• Informes: Esta aplicación permite a los usuarios generar informes y ver datos en varios formatos.

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Comparación de características de SharePoint List vs Excel

Aquí hay una breve comparación de SharePoint list vs características de Excel que lo ayudan a identificar qué herramienta es más adecuada para sus requisitos.

Lista de SharePoint	Sobresalir
Admite la colaboración de documentos, el acceso y almacenamiento de datos y la personalización a través de metadatos.	Admite cálculos, herramientas gráficas, tablas dinámicas y un lenguaje de programación de macros.
Permite a los usuarios colaborar en un solo documento o elemento de lista simultáneamente.	Permite a los usuarios trabajar en un solo documento u hoja de cálculo de forma independiente.
Proporciona una función de flujo de trabajo para facilitar la proceso de gestion de documentos.	No tiene una función de flujo de trabajo.
Tiene una función de búsqueda integrada, que permite a los usuarios encontrar rápidamente elementos en una lista.	No tiene una función de búsqueda incorporada.
Es compatible con el control de versiones, lo que permite a los usuarios ver, comparar y volver a versiones anteriores de un elemento.	No es compatible con el control de versiones.
Proporciona un registro de auditoría que permite a los usuarios ver una actividad relacionada con la lista.	No tiene una función de registro de auditoría.
Ofrece vistas de lista flexibles para mostrar datos en una variedad de formas.	Ofrece un conjunto limitado de vistas.
Permite a los usuarios compartir elementos de la lista con usuarios externos y gestionar sus permisos de acceso.	No permite a los usuarios compartir elementos con usuarios externos.
Permite a los usuarios crear formularios personalizados para capturar datos y verlos fácilmente como una lista.	No permite a los usuarios crear formularios personalizados.
Proporciona integración con otras aplicaciones de Microsoft Office, como Word y PowerPoint.	No está integrado con otras aplicaciones de Microsoft Office.
Permite a los usuarios configurar alertas para recibir notificaciones cuando se realicen cambios en los elementos de la lista.	No permite a los usuarios configurar alertas.
Admite la integración con aplicaciones de terceros.	No es compatible con la integración con aplicaciones de terceros.
Tiene una función de informes incorporada, que permite a los usuarios generar informes sobre los datos de la lista rápidamente.	Tiene una función de informes limitada.
Permite a los usuarios compartir elementos de la lista con usuarios externos y administrar sus permisos de acceso.	No permite a los usuarios compartir elementos con usuarios externos.
Ofrece una vista de calendario para ver rápidamente los elementos de la lista en formato de calendario.	No ofrece una vista de calendario.
Tiene una función de administración de tareas incorporada para rastrear y administrar tareas.	no tiene gestión de tareas integrada característica.
Permite a los usuarios personalizar los elementos de la lista con metadatos.	No permite a los usuarios personalizar los elementos de la lista.
Permite a los usuarios acceder y actualizar los elementos de la lista desde múltiples dispositivos.	No permite a los usuarios acceder y actualizar los elementos de la lista desde varios dispositivos.
Permite a los usuarios crear vistas personalizadas para mostrar los elementos de la lista en una variedad de formas.	No permite a los usuarios crear vistas personalizadas.
Permite a los usuarios exportar rápidamente elementos de la lista a otros formatos, como Excel, PDF o Word.	No permite a los usuarios exportar rápidamente elementos de lista a otros formatos.
Tiene una función de temporizador incorporada para rastrear el tiempo dedicado a un elemento de la lista.	No tiene una función de temporizador incorporada.
Permite a los usuarios asignar tareas a otros usuarios.	No permite a los usuarios asignar tareas a otros usuarios.
Permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios en los elementos de la lista a lo largo del tiempo.	No permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios en los elementos de la lista a lo largo del tiempo.
Permite a los usuarios crear notificaciones personalizadas que se enviarán cuando se realicen cambios en los elementos de la lista.	No permite a los usuarios crear notificaciones personalizadas.
Tiene una función de análisis integrada, que permite a los usuarios generar informes y visualizar datos rápidamente.	No tiene una función de análisis integrada.

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En conclusión, SharePoint Online y On-Premise tienen fortalezas y limitaciones únicas, por lo que es importante que las organizaciones evalúen sus necesidades específicas antes de decidir qué plataforma usar. Antes de decidir, considere cuidadosamente todos estos factores y elija la plataforma que mejor se adapte a las metas y objetivos de su organización.