Las 4 formas principales de proteger con contraseña los enlaces de OneDrive antes de compartir

La era de compartir contenido a través de discos duros o pendrives ya ha terminado. Ahora, la gente usa los servicios en la nube para tales necesidades. ¿Y por qué no? Es conveniente, de fácil acceso, seguro y volviéndose asequible. Microsoft OneDrive y Google Drive son dos buenos ejemplos.

La forma más común de enviar archivos y medios a través de un servicio en la nube es generando un enlace para compartir. Todos los principales proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen aplicaciones móviles con esa función incorporada y fáciles de usar a menos que desee compartir algo confidencial. Ahí es donde OneDrive puntúa frente a sus rivales.

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El año pasado, Microsoft anunció nuevas incorporaciones para proteger los enlaces que se pueden compartir antes de enviarlos a otros. Después de todo, no querrás convertirte en una víctima si la otra persona no tiene cuidado con el enlace que da acceso a archivos o medios confidenciales. En esta publicación, hablaremos sobre cómo proteger los enlaces que se pueden compartir y usarlos en aplicaciones móviles y web.

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1. Agregar protección con contraseña

Microsoft finalmente agregó una de las características de OneDrive más solicitadas. Ahora puede agregar una contraseña a un enlace de OneDrive antes de compartirlo con otros. El destinatario deberá usar la contraseña exacta antes de acceder a los archivos en el enlace de OneDrive.

No tiene que preocuparse de que un tercero acceda a los archivos de OneDrive sin acceso. Siga los pasos a continuación para acceder a él usando OneDrive web.

Paso 1: Ir a tu OneDrive página e inicie sesión con las credenciales de Microsoft.

Paso 2: Elija los archivos o una carpeta que desea compartir.

Paso 3: Seleccione la carpeta y toque el botón "Compartir" en la esquina superior izquierda.

Paso 4: En el cuadro de diálogo para compartir, seleccione la opción establecer contraseña.

Paso 5: Agregue una contraseña al vínculo y seleccione la opción "Obtener un vínculo".

Paso 6: Copie el enlace y compártalo con otros (deberá compartir la contraseña con la persona receptora para que pueda acceder a los archivos en el enlace).

Desafortunadamente, la funcionalidad solo está disponible en OneDrive Web y no en ninguna aplicación móvil o aplicación nativa de Windows 10. Esperamos que Microsoft agregue pronto la opción a las aplicaciones móviles para una mayor comodidad.

2. Agregar un temporizador a los enlaces

Agregar un tiempo de caducidad a un enlace de OneDrive es otra forma práctica de asegurarse de que no se utilice de forma indebida. Después de un tiempo en particular, el enlace se desactivará y no habrá ninguna acción cuando lo toques. A continuación se explica cómo utilizarlo.

Para OneDrive Web, puede seguir los pasos anteriores hasta que aparezca el cuadro de diálogo para compartir. Ahora, en lugar de seleccionar la opción de contraseña, toque el corchete del enlace de vencimiento y agréguele un temporizador. El enlace generado caducará después de un tiempo.

Ahora, para las aplicaciones móviles, siga estos pasos para agregar un temporizador.

Paso 1: Descargue OneDrive e inicie sesión con los detalles relevantes.

Paso 2: Navegue a la carpeta, toque los íconos de tres puntos para seleccionar el botón de compartir.

Paso 3: Seleccione la opción Configuración de enlace.

Paso 4: Active la opción Agregar fecha de vencimiento.

Paso 5: Agregue un temporizador para vincular y cópielo del menú anterior.

En el ejemplo anterior, se estableció que el enlace caducara el martes 5 de febrero. Utilizo esta función con más frecuencia ya que está disponible en todas las plataformas y no solo en la web.

Para una máxima seguridad, puede usar la opción de agregar contraseña y fecha de vencimiento de OneDrive Web. De esa manera, el enlace estará protegido con contraseña y caducará después de un tiempo.

Nota: En todos los ejemplos, he usado la aplicación OneDrive iOS para explicar el truco y dado que tanto OneDrive iOS como Android comparten la misma interfaz de usuario y elementos de diseño, la misma técnica se aplica también a la aplicación Android.

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3. Utilice el permiso "Solo ver"

Mucha gente se confunde entre las opciones "solo ver" y "editar" al compartir el enlace. De forma predeterminada, OneDrive permite opciones de edición en un enlace generado, y eso puede ser problemático si alguien se mete con él.

Mi consejo sería utilizar la opción "Solo ver" y, si es necesario, solo permitir la opción de edición. A continuación se explica cómo utilizarlo.

Para OneDrive Web, desactive la opción "Permitir edición" del cuadro de diálogo para compartir. De esa forma, el servicio generará un enlace "Solo ver" de forma predeterminada.

Para usarlo en aplicaciones móviles, toque el menú de tres puntos, seleccione compartir y elija la opción Ver solo en el menú de la barra lateral.

Recuerde, la aplicación generará automáticamente un enlace editable. Por lo tanto, tendrá que seleccionar opciones de solo visualización cada vez que comparta los archivos y medios de OneDrive.

4. Utilice datos biométricos

Esta es la característica de seguridad más básica que todos deberían usar. Microsoft admite todas las autenticaciones biométricas predeterminadas en Android (huella digital), iOS (Face ID) y Windows 10 (Windows Hello).

Dirígete a Configuración> Seguridad y activa la opción correspondiente. De forma predeterminada, debe establecer una contraseña de 4 dígitos en caso de que no pueda utilizar una opción biométrica.

Nota: Si habilita la opción Face ID / Passcode en la aplicación OneDrive para iOS, debe proporcionar permiso de lectura para asegurarse de que las carpetas de OneDrive aparezcan en la aplicación Archivos. De lo contrario, la opción biométrica bloqueará el acceso.

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Sea libre de preocupaciones

Muchos creen que cargar archivos y medios en las plataformas en la nube es más confiable y de fácil acceso que almacenarlos en discos duros. Además, compartir es altamente personalizable con suficientes medidas de seguridad. Con las opciones mencionadas anteriormente, puede compartir el contenido cargado de manera responsable y reforzar la seguridad al mismo tiempo.

Microsoft ha mejorado la seguridad de los enlaces que se pueden compartir y es un cambio bienvenido. Me sorprende que Google aún no haya prestado atención a Drive.

A continuación: ¿Sabe que puede duplicar carpetas de Android en carpetas de OneDrive automáticamente? Lea la publicación a continuación sobre cómo usarlo con la aplicación OneSync para Android.