Cómo acceder y utilizar Dropbox desde Gmail

Si Gmail es el rey de los correos electrónicos, Dropbox es el rey del almacenamiento en la nube. Sí, sé lo que estás pensando. Pero, ¿qué pasa con Google Drive y OneDrive? ¿Qué pasa con iCloud? Bueno, no en vano Steve Jobs quería comprar Dropbox antes de que Drew Houston se negara cortésmente.

Incluso con unos miserables 2 GB de almacenamiento gratuito, Dropbox sigue siendo un favorito de desarrolladores y usuarios por igual. Yo mismo prefiero Dropbox a Google Drive para almacenar, acceder y compartir documentos importantes y demás. Simplemente funciona desde el primer momento, todo el tiempo, mientras que Google Drive todavía enfrenta problemas de sincronización, ocasionalmente.

Por lo tanto, es natural que desee acceder y utilizar Dropbox desde Gmail para aprovechar al máximo las dos herramientas. A continuación, puede descargar y guardar fácilmente archivos adjuntos de correo electrónico importantes en Dropbox directamente o adjuntar enlaces a archivos grandes antes de enviar correo a su proveedor.

Imagine todo el tiempo y ancho de banda que podría ahorrar si estuviera utilizando esta solución. Esto realmente simplificará la vida de muchas personas que usan Gmail y Dropbox a diario.

Hay dos formas de lograr esto y discutiremos ambas.

Vamos a empezar.

1. Extensión de Dropbox para Gmail Chrome

Dropbox para Gmail es una extensión de Chrome que puede instalar en su navegador fácilmente. Vaya a la tienda de Chrome, haga clic en el botón Agregar a Chrome y confirme cuando se le solicite. Verá un nuevo icono cerca de la barra de direcciones.

Al hacer clic en el nuevo ícono de Dropbox, Gmail se iniciará directamente en una nueva pestaña. Ahora, abra Gmail y haga clic en Redactar para crear un nuevo correo. Verá un icono de Dropbox atenuado junto al botón Enviar. Haga clic en él para iniciar sesión.

Aparecerá una nueva ventana emergente con una opción de inicio de sesión. También puede crear una nueva cuenta de Dropbox aquí si aún no tiene una. Estoy usando mi cuenta de Google (Gmail) para iniciar sesión en Dropbox porque me facilita mucho la gestión de todo.

Una vez que haya iniciado sesión, una nueva ventana emergente lo recibirá con todas las carpetas que ha creado en Dropbox. Puede seleccionar fácilmente cualquier archivo de Dropbox aquí mientras redacta un nuevo correo electrónico en Gmail.

Hay una práctica función de búsqueda disponible en la parte superior para que pueda buscar los archivos que desea adjuntar por nombre.

Tenga en cuenta que cuando comparte cualquier archivo con la extensión de Dropbox para Gmail para Chrome, no está cargando ni adjuntando el archivo en sí, sino un enlace para compartir al archivo. Esto reducirá el ancho de banda, el tiempo y lo ayudará a enviar correos de forma más rápida y segura.

Para guardar archivos adjuntos de Gmail en Dropbox, siga el mismo proceso. Abra el correo electrónico y coloque el mouse sobre el archivo adjunto. Verá Dropbox junto con la opción Google Drive allí. Haga clic en el botón de Dropbox para que aparezca una ventana emergente y elija la ubicación del archivo para guardar el archivo adjunto directamente en la nube.

Instalar Dropbox para Gmail

2. Complemento de Dropbox para Gmail

La solución anterior funciona bien para las personas que usan Chrome, pero ¿qué pasa con Aplicación de Gmail para Android? ¿Qué pasa con aquellos que usan Firefox o Safari o las personas que trabajan con un equipo?

Dropbox también ofrece soluciones comerciales en las que más de una persona tiene acceso a la cuenta. ¿Que hay de ellos?

Para contrarrestar estos problemas comunes, puede utilizar el complemento de Dropbox para Gmail. Esto integrará Dropbox directamente en la aplicación Gmail, haciéndolo accesible en todas partes.

Abra Gmail en cualquier navegador que desee y haga clic en el icono de engranaje debajo del cual encontrará la opción Obtener complementos.

Esto abrirá G Suite Marketplace. Aquí encontrará complementos para varios servicios populares. Utilice la barra de búsqueda para localizar el complemento de Dropbox para Gmail.

Haga clic en el complemento una vez para abrir el área de descripción y haga clic en el botón azul Instalar en la parte superior derecha.

Haga clic en Confirmar si se le solicita e inicie sesión en su cuenta de Dropbox en la siguiente ventana. Gmail solicitará varios permisos para acceder a su cuenta de Dropbox. Haga clic en Permitir en la parte inferior aquí y continúe.

Ahora verá el mensaje Instalación completa. Vamos a ver cómo funciona.

Abra cualquier correo electrónico con archivo adjunto en un navegador y verá el icono de Dropbox a la derecha. Se le pedirá que inicie sesión para permitir que Gmail acceda a los archivos almacenados en los servidores de Dropbox. Debe hacerlo solo una vez para otorgar los permisos necesarios.

Ahora, cada vez que reciba un correo electrónico con un archivo adjunto, haga clic en el icono de Dropbox para guardarlo directamente en la nube.

Si abre el mismo correo electrónico en su aplicación Gmail en Android, verá la opción Dropbox en la parte inferior de la pantalla. Haga clic en él una vez para guardar el archivo adjunto directamente en Dropbox.

El complemento Dropbox para Gmail funcionará en todos los navegadores y sistemas operativos, incluidos Android e iOS, porque está directamente integrado en Gmail. En mi opinión, esta es una solución mucho mejor en comparación con la extensión de Chrome.

Recapitulemos

Hay dos formas de acceder y utilizar Dropbox desde Gmail y ambas funcionan desde el primer momento. No hay una curva de aprendizaje involucrada siempre que siga los pasos descritos anteriormente.

Ya no hay necesidad de preocuparse por no poder compartir archivos grandes debido a las restricciones de archivos adjuntos de correo electrónico. Gmail y la mayoría de los demás proveedores de servicios de correo electrónico tienen un límite de tamaño de archivo adjunto de 25 MB, que no es demasiado en la actualidad. Necesita soluciones mejores y más inteligentes.

A continuación: ¿No está seguro de qué plataforma de almacenamiento en la nube usar? ¿Confundido si debería usar Google Drive, Dropbox o alguna otra plataforma para almacenar y compartir documentos? Lea la guía a continuación para conocer la diferencia entre ellos.