Guía para compartir archivos de Google: respuesta a todas las preguntas frecuentes

Google Drive ofrece un fantástico conjunto de opciones de almacenamiento basadas en la nube y herramientas de productividad, pero lo que hace que el servicio sea aún mejor es la gran cantidad de funciones de colaboración incluidas.

Ya no tiene que trabajar solo en un documento cuando sus colegas pueden realizar ediciones y comentarios simultáneamente; sí, todo en tiempo real.

Sin embargo, las capacidades para compartir archivos de Google Drive pueden resultar abrumadoras al principio. ¡Así que respiremos hondo y profundicemos en algunas de las preguntas que pueden surgir al lidiar con toda esta maravilla!

Q. ¿Cómo puedo compartir un archivo?

UNA. Google Drive hace que sea muy fácil compartir archivos privados. Simplemente haga clic con el botón derecho en un archivo y luego haga clic en Compartir para abrir la ventana emergente Compartir con otros.

En el campo Personas, ingrese las direcciones de correo electrónico de cualquier persona con quien desee compartir el archivo. Google Drive debería sugerir inmediatamente cualquier contacto existente a medida que lo completa, haciendo que todo el proceso sea muy sencillo.

Estás listo para comenzar a compartir ahora.

¡Oh espera! ¿Estás de acuerdo con los permisos?

Q. ¿Cómo modifico los permisos?

UNA. Pregúntese qué es exactamente lo que quiere lograr al compartir el archivo y debe tener una idea clara de los permisos requeridos para cada colaborador.

De forma predeterminada, Google Drive otorga permisos de edición completos a todos. Sin embargo, puede cambiar esto instantáneamente haciendo clic en la flecha hacia abajo junto al campo Personas.

Seleccione Puede editar para otorgar derechos de edición completos, Puede comentar para restringir a los colaboradores a solo comentar o Puede ver para bloquear completamente el documento en el modo de solo lectura.

Nota: Ciertos formatos de archivo (video o audio, por ejemplo) no tendrán la opción Puede comentar disponible para su selección, lo cual es comprensible.

Q. ¿Puedo cambiar los permisos después de compartir?

UNA. Compartir un documento con otra persona no es definitivo. Google Drive le otorga el control total incluso después de otorgar el permiso total. Haga clic en Avanzado en el cuadro emergente Compartir con otros para ver una lista de las personas con las que ha compartido el documento.

Los permisos de cada persona se pueden modificar a través del ícono de flecha hacia abajo dedicado ubicado convenientemente al lado de cada nombre. También puede eliminar completamente el acceso a una persona haciendo clic en x.

Q. ¿Puedo compartir un archivo públicamente?

UNA. El uso compartido privado está bien, pero ¿qué sucede si desea que un archivo esté disponible para casi todos? Bueno, tú también puedes hacer eso.

Utilice la opción Obtener enlace para compartir para generar un enlace público; también puede optar por compartir directamente el enlace a través de Gmail, Google Plus, Facebook o Twitter directamente desde Google Drive.

Si es necesario, puede cambiar los permisos para las personas que acceden al archivo a través del enlace.

Haga clic en Cambiar debajo de Quién tiene acceso y use el menú desplegable junto a Acceso para seleccionar entre Editar, Comentar o Ver.

Puede cambiar aún más el funcionamiento del enlace una vez que lo publique en algún lugar. Seleccione Activado: público en la Web para que cualquiera pueda encontrar el archivo y acceder a él, o Activado: cualquiera con el vínculo para restringir el acceso solo a las personas con el vínculo.

Si desea deshabilitar el enlace, simplemente seleccione Desactivado - Personas específicas. Sus configuraciones de uso compartido privado deben permanecer intactas.

Q. ¿Puedo compartir una carpeta completa?

UNA. Por supuesto que puede. Simplemente haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea compartir y haga clic en la opción Compartir. Todo funciona igual que con el intercambio de archivos individuales. Lo mismo ocurre con el intercambio de enlaces públicos.

Nota: En lugar de compartir una carpeta completa, también puede optar por compartir varios archivos desde dentro. Simplemente mantenga presionada la tecla Ctrl para facilitar el proceso de selección.

Q. ¿Qué pasa con compartir un Google Drive completo?

UNA. No, no puedes hacer eso. Es un problema común, especialmente cuando desea compartir un viaje completo con un empleador o un compañero de trabajo. Desafortunadamente, Google no es tan complaciente.

Antes de continuar y tomar medidas extremas, como compartir su correo electrónico y contraseña, ¡espere!
Existe una solución alternativa y eso implica la creación de una carpeta maestra, nada de miedo, solo otra carpeta. Haga clic derecho dentro de la unidad, seleccione Nueva carpeta para crear una carpeta y luego mueva todo dentro de esa carpeta.

Finalmente, simplemente comparta la carpeta como lo haría con cualquier otra carpeta y ¡listo! No es bonito, pero funciona.

Consejo profesional: Es bastante fácil mover todo, incluso cuando tiene docenas de elementos dentro de la raíz de la unidad. Simplemente presione Ctrl + A para seleccionar todo. Ahora, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la carpeta maestra para deseleccionarla del resto. Finalmente, arrastre y suelte los elementos seleccionados en la carpeta maestra.

Q. ¿Puedo compartir archivos con usuarios que no son de Gmail?

UNA. Usted puede. Sin embargo, sus colaboradores deben tener una cuenta de Google antes de poder editar o comentar un documento; de lo contrario, estarán restringidos a solo ver contenido.

En caso de que no lo supieras, creando una cuenta de Google no requiere una cuenta de Gmail; casi cualquier dirección de correo electrónico funciona. ¡Eso debería hacer que convencer a las personas para que creen una cuenta de Google sea aún más fácil!

Q. ¿Cómo evito la descarga de archivos?

UNA. Quieres compartir un archivo o carpeta. También desea evitar que la gente lo descargue. A menos que la persona tenga permisos de edición, puede evitar que eso suceda.

En la configuración de uso compartido avanzado, hay una opción ingeniosa llamada Desactivar opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores. Esta opción evita que las personas descarguen, impriman o muevan archivos a Google Drives personales.

Q. ¿Puedo transferir la propiedad de un archivo o carpeta?

UNA. ¿Estás cansado de lidiar con un archivo? Simplemente transfiera la propiedad del archivo a otro colaborador y relájate. En la lista de personas que tienen acceso a un archivo, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Es propietario.

Nota: Sin embargo, tenga cuidado. El nuevo propietario puede eliminar su acceso al documento si así lo desea. Ahora, eso no será bonito.

Transferir la propiedad de la carpeta es un poco complicado. Cualquier archivo dentro de la carpeta todavía le pertenece. Por lo tanto, es posible que deba transferir manualmente la propiedad de todo lo que esté dentro de la carpeta en masa después.

Q. ¿Existe algún límite de almacenamiento para compartir?

UNA. Como propietario de un archivo o carpeta, la cantidad de datos utilizados cuenta solo para su total, y no para el de sus colaboradores. Sin embargo, cuando alguien agrega un nuevo elemento a una carpeta compartida, el espacio de almacenamiento cuenta para el creador original del elemento y no para usted.

Además, sus colaboradores pueden, si tienen permisos de edición, optar por copiar los archivos en su unidad. En ese caso, el almacenamiento cuenta para su cuota.

Si se está quedando sin espacio en su cuenta, pero un colaborador tiene un mejor plan de almacenamiento, transferir la propiedad de los elementos es una opción, a menos que desee actualizar su Drive.

Q. ¿Qué más debo tener en cuenta?

Hay una serie de limitaciones que realmente no deberían importarle a la mayoría de los usuarios. Por ejemplo, solo un máximo de 100 personas pueden editar o comentar un documento en un momento dado, aunque un número ilimitado puede ver el archivo.

Solo un máximo de 100 personas pueden editar o comentar un documento.

Además, solo puede agregar un máximo de 200 personas a través del uso compartido de enlaces privados. Sin embargo, es posible superar esta limitación por creando un grupo de Google.

Además, existen restricciones en los tamaños de varios tipos de archivos: un límite de 50 MB en documentos de texto, un límite de 200 MB en presentaciones, etc. Google Drive no sincronizará ningún cambio si usted o sus colaboradores superan estos límites.

Compartir archivos de forma sencilla

De hecho, Google Drive simplifica la gestión y el intercambio de archivos. Solo asegúrese de mantener los permisos de archivo bajo control para evitar que las personas se vuelvan deshonestas con usted y las cosas deberían estar bien. Además, verifique el almacenamiento cuando se trata de archivos de gran tamaño para evitar que las cosas se salgan de control.

Si tiene más preguntas sobre el uso compartido de archivos con Google Drive, simplemente escriba una línea en la sección de comentarios a continuación.