13 cosas principales que debe saber sobre el uso compartido de pantalla en Microsoft Teams

Compartir la pantalla es muy importante en aplicaciones de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otros. De esa manera, puede mostrar un archivo a otros participantes utilizando la función de compartir pantalla sin enviarlo a nadie ni a todos los participantes. Gracias a eso, todos pueden ver y discutir el contenido del archivo al mismo tiempo.

¿Es tan sencillo compartir la pantalla? No. Pero puedes usar algunas funciones ingeniosas. Puede compartir su escritorio, ventana, audio del sistema y otras cosas.

En esta publicación, profundizamos en la función para compartir pantalla disponible en Microsoft Teams. Entonces, aquí están las principales cosas esenciales sobre el uso compartido de pantalla en Microsoft Teams que debe saber.

1. Qué sucede cuando comparte la pantalla

El uso compartido de pantalla en Microsoft Teams, similar a otras aplicaciones, le permite compartir el contenido de su pantalla con otros. Cuando presione el botón para compartir la pantalla, se le pedirá que elija lo que desea compartir: un escritorio o un archivo.

Algunos usuarios se confunden y se preguntan si los demás participantes pueden abrir o administrar la pantalla que se les muestra. No, eso no es posible. Por ejemplo, si comparte una pantalla con su correo electrónico abierto, los demás solo podrán ver la ventana del correo electrónico. No pueden acceder ni abrir sus correos electrónicos.

2. Qué se puede compartir en los equipos

En Microsoft Teams, puedes compartir su escritorio, una sola ventana, una presentación o pizarra.

Cuando comparte su escritorio, todo lo que está en primer plano de su pantalla es visible para los demás. Entonces, cuando cambia entre ventanas, otros miembros pueden ver eso. Si desea mantener el enfoque en una sola ventana, incluso si cambia entre ventanas, debe optar por el modo Ventana. Eso es útil si no desea que otros noten qué más está abierto en su escritorio.

Existen algunas limitaciones para la función de compartir pantalla:

• El modo Ventana no está disponible en aplicaciones móviles y Linux.
• La pizarra funciona solo para llamadas en Teams y no para chats individuales.
• La funcionalidad de la pizarra se limita a las aplicaciones de escritorio y la web. Es decir, no se puede iniciar desde las aplicaciones móviles, pero puede ver la pizarra en su teléfono cuando alguien desde el escritorio o la web está compartiendo.
• En la web, el uso compartido de la pantalla solo se puede utilizar en los navegadores Google Chrome y Microsoft Edge.
• En macOS, los equipos requieren que cambie la configuración de privacidad (Preferencias del sistema> Seguridad y privacidad> Privacidad) si desea compartir su pantalla con otros.
  

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3. Qué plataformas admiten el uso compartido de pantalla

La función de compartir pantalla de Teams está disponible en todas las plataformas. Puede usarlo en la web, Android, iOS, Windows, Mac y Linux. Sin embargo, algunos modos de compartir pantalla están limitados a plataformas seleccionadas.

4. Cómo compartir la pantalla en Microsoft Teams

Veamos cómo compartir la pantalla en la Web, el escritorio y las aplicaciones móviles.

Compartir pantalla en la web y el escritorio

Llame a la persona con la que desea compartir su pantalla o inicie una reunión dentro de un equipo usando el botón Reunirse ahora.

Luego, en la pantalla de llamada, haga clic en el icono de compartir pantalla presente en la barra de herramientas inferior. Se le mostrarán diferentes formas de compartir: escritorio, ventana, PowerPoint y pizarra, como se muestra a continuación. Haga clic en el que desea compartir.

Compartir pantalla en Android e iOS

En la pantalla de llamada, toque el icono de tres puntos presente en la barra de herramientas inferior. Seleccione Compartir en el menú que aparece.

Luego, seleccione la opción adecuada: foto, video, PowerPoint o pantalla.

5. Cómo saber qué se comparte

La pantalla compartida actualmente en Teams tendrá un contorno rojo a su alrededor. Verifique la captura de pantalla a continuación para ver cómo se verá la pantalla compartida cuando se elija el modo Ventana.

6. Cómo dejar de compartir

En el escritorio, verá la ventana flotante con una cruz en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas de opciones. Toque el icono de dejar de compartir la pantalla.

En las aplicaciones móviles, abra la aplicación Teams y toque el botón Dejar de presentar en la parte inferior

7. ¿Puedes hacer anotaciones en la pantalla compartida?

No. No puede dibujar ni escribir en la pantalla compartida excepto en la pizarra. Consulte nuestra guía detallada sobre cómo usar Whiteboard en Teams saber que está hecho.

Propina: Descubrir en qué se diferencia Whiteboard en Windows de OneNote.

8. Cómo compartir el audio del sistema mientras se comparte la pantalla

Ya sea que esté reproduciendo un video o un archivo con audio, otros participantes no pueden escuchar el audio de forma predeterminada. Para compartir el audio del sistema, debe habilitar una configuración.

Puede hacerlo antes de compartir la pantalla o después. Si desea compartir audio desde el principio, haga clic en el botón compartir pantalla durante una llamada. Luego, marque la casilla junto a Incluir audio del sistema.

Alternativamente, cuando haya comenzado a compartir la pantalla, coloque el mouse sobre el borde superior de la pantalla. Aparecerá una barra de herramientas. Habilite o deshabilite el audio del sistema usando el botón disponible.

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9. Cómo cambiar entre Windows mientras se comparte la pantalla

Hay dos formas de cambiar entre varias ventanas mientras comparte una pantalla. En el primer método, debe dejar de compartir si ha seleccionado el modo Ventana. Luego, elija la ventana que desea seleccionar y compartir nuevamente. Sin embargo, esa no es una forma productiva.

Para lograr lo mismo de una manera fructífera, debe utilizar el segundo método, que consiste en utilizar el modo de escritorio para compartir. Eso mostrará todo su escritorio. Ahora, puede cambiar fácilmente entre cualquier ventana y los participantes pueden verlo.

Nota: Todo el proceso de cambio entre varias ventanas, así como el resto del área del escritorio, será visible para los participantes de la reunión en el modo Escritorio.

10. Cuántas personas pueden compartir la pantalla a la vez

No es posible compartir la pantalla con varios presentadores en una reunión. Solo uno de ellos puede compartir una pantalla a la vez. Sin embargo, si la segunda persona presiona el botón de compartir pantalla, tendrá derecho a compartir la pantalla y se detendrá el uso compartido para el presentador original. También se les notificará sobre lo mismo.

11. Cómo abrir la aplicación Teams al compartir el escritorio

Cuando comparte todo su escritorio, la aplicación Teams se minimizará. Si desea abrir el chat o realizar cualquier otra acción en la aplicación, haga clic en el icono de la aplicación en la barra de tareas.

Propina: Descubrir cómo evitar que Microsoft Teams se inicie al inicio.

12. Cuando compartes la pantalla, ¿la cámara permanece encendida?

Si. Su video será visible para otros incluso mientras comparte la pantalla. Si está en el escritorio, verá el video de cuatro participantes en la ventana flotante. Para ver su propio video, abra la aplicación Teams y su video estará disponible.

13. Cómo compartir archivos y documentos además de PowerPoint

Microsoft ofrece una opción nativa para compartir Archivos de PowerPoint en la aplicación Teams. Para compartir otros archivos, ábralos en su PC normalmente. Luego, compártalos usando el modo Escritorio o Ventana.

Consejo adicional: cómo evitar que otros compartan la pantalla

Como se mencionó anteriormente, todos tienen derecho a compartir la pantalla. Eso puede resultar problemático a veces. Para evitarlo, puede evitar que otros compartan su pantalla. Si bien no hay un botón directo para desactivar la función, existe una solución.

Debe cambiar el rol de los participantes en su reunión a Asistente. De forma predeterminada, se mantienen como presentadores, que tienen los mismos derechos que un organizador. Los asistentes no tienen derecho a compartir la pantalla y solo pueden ver la pantalla compartida.

Para cambiar la función de los participantes en el escritorio, haga clic en el icono de los participantes cuando esté en una llamada de reunión. Luego, haga clic en el ícono de tres puntos junto al nombre del participante y seleccione Convertir en asistente.

En las aplicaciones móviles, toque el icono de los participantes durante una reunión. Luego, mantenga presionado el nombre del participante. Seleccione Convertir en asistente en el menú.

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Esperando anotación

No querrías que los asistentes anota aleatoriamente en tu pantalla cuando lo comparte, tal como sucedió con Zoom. Sin embargo, la función de Zoom de proporcionar anotaciones mientras se comparten pantallas faltaba en Microsoft Teams, al momento de escribir esta publicación. Hacer garabatos en la pantalla ayuda a tomar notas y señalar cosas que de otra manera serían un trabajo difícil. Esperamos que presenten la función pronto.