Cómo crear y administrar reglas en Outlook 365 Webmail

Administrar correos electrónicos es una tarea ardua. Desde responder a los correos electrónicos a tiempo y agregar recordatorios de correos electrónicos esenciales, hay muchas cosas que compiten por nuestra atención. Además, una horda de correos electrónicos no deseados que ensucian la bandeja de entrada se suma al dolor de cabeza. Al final, un buzón desorganizado dificulta la búsqueda de correos electrónicos importantes.

Sí, la administración del correo electrónico es un negocio difícil, pero afortunadamente, se puede simplificar mediante reglas. Outlook 365 Webmail admite una variedad de reglas que le permiten reenviar correos electrónicos a una carpeta en particular. Usted puede eliminar correos electrónicos inmediatamente de un remitente específico. Suena bien, ¿verdad?

Antes de comenzar, repasemos rápidamente cómo funcionan las reglas de correo electrónico.

Cómo funcionan las reglas

Las reglas son la forma de lograr una bandeja de entrada limpia y organizada. Una regla típica consta de un disparador, una acción y una excepción. Una vez que se activa la regla, se activa una acción como eliminar el correo electrónico, agregarlo a una carpeta o reenviarlo a otra cuenta.

Cuando se trata de reglas, Outlook 365 tiene muchas opciones, tanto acciones como condiciones. Puede hacer coincidir el asunto o seleccionar una dirección en particular o elegir manualmente el nombre de un remitente.

Y la mejor parte es que puede agregar tantas condiciones como desee. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar las condiciones adecuadas.

Lo mismo ocurre con las acciones: las opciones son abundantes. Entonces, todo lo que tienes que hacer es crear la regla, seleccionar la condición para procesar más reglas y ¡bingo!

Ahora que hemos establecido cómo funcionan las reglas, veamos cómo crearlas.

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Cómo crear reglas en Outlook 365

Paso 1: Abra Outlook y haga clic en el icono Configuración en la esquina superior derecha. A continuación, haga clic en Ver todas las configuraciones de Outlook en la parte inferior.

Paso 2: Seleccione Correo electrónico en el panel de la izquierda y luego elija Reglas. Ahora, toque la opción Agregar nuevas reglas y asigne un nombre a su nueva regla.

Si selecciona las condiciones de Personas, deberá ingresar las direcciones correctas. En cuanto a los temas, deberá agregar las palabras clave exactas.

Paso 3: Una vez que se haya concentrado en la condición, es hora de agregar la acción. La acción constituye lo que le gustaría hacer con los correos electrónicos que cumplen las condiciones anteriores.

En este momento, el correo web de Outlook 365 le permite reenviar, eliminar, anclar correos electrónicos, entre muchos otros.

Paso 4: ¿Quieres la regla de correo electrónico? no disparar a veces? En caso afirmativo, haga clic en Agregar una excepción e ingrese la condición requerida.

A continuación, haga clic en Guardar. Allí, ha creado una regla de correo electrónico.

Nota: A diferencia de otros clientes de correo electrónico como Gmail, una nueva regla de correo electrónico se aplica a los mensajes recibidos después de que se crea la regla. No funcionará con mensajes antiguos.

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¿Cuándo utilizar la regla Detener el procesamiento de más?

Debe haber notado la casilla de verificación Detener procesamiento de más reglas al crear reglas. Esa opción se aplica si tiene varias reglas en su bandeja de entrada que podrían aplicarse a un solo mensaje.

Por ejemplo, digamos que tiene una regla A que mueve todos los boletines de Guiding Tech a una carpeta llamado GT NL, y otra Regla B que reenvía todos los correos electrónicos con la palabra clave 'Android' a su correo electrónico secundario cuenta.

En este escenario, no querrá que la regla B se ejecute después de que la regla A se ejecute con éxito. Ahí es cuando aparece la opción Detener el procesamiento de más reglas. Una vez que cumple una condición específica, detiene la ejecución de más reglas.

Para eso, debes asegurarte de que la prioridad de las reglas se establezca en consecuencia, que veremos en el siguiente punto.

Editar y administrar reglas en Outlook 365

En Outlook 365, las reglas se ejecutan según el orden de la tabla. Afortunadamente, el orden no es permanente y puede cambiar la prioridad.

Para hacer eso, haga clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo. Para editar una regla, haga clic en el icono Editar y realice los cambios. ¡No olvides salvarlos!

Consejos adicionales: gestión inteligente de los correos electrónicos

1. Barrido de correos electrónicos

Barrido es otra forma de tener una bandeja de entrada más limpia. Al igual que las reglas, esta le permite eliminar automáticamente todos los correos electrónicos de un remitente en particular.

No se limita a eliminar los correos electrónicos. Puede optar por eliminar los correos electrónicos o mantener el último correo electrónico en la cadena.

Barrer un correo electrónico es muy fácil. Simplemente abre el correo que te molesta y toca el ícono de Barrido en la parte superior.

A continuación, seleccione las opciones del menú desplegable. El segundo es el mejor ya que crea una regla automáticamente. Una vez hecho esto, presione Guardar.

Nota: Opción de barrido en las carpetas Elementos enviados, Borradores, Correo electrónico no deseado y Elementos eliminados.

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2. Bloquear remitentes y dominios

Aparte de lo anterior, puede bloquear ciertos remitentes y dominios en conjunto. Simplemente diríjase a la sección Correo no deseado, haga clic en Agregar e ingrese las direcciones de correo electrónico o el nombre de dominio.

Al mismo tiempo, también puede agregar remitentes y dominios seguros. Esta opción asegura que los correos electrónicos importantes (o correos electrónicos de personas importantes) no terminen en la papelera.

Simplemente toque Agregar y agregue el nombre de dominio o las direcciones de correo electrónico.

¡Hola, Bandeja de entrada más inteligente!

Bueno, así es como puede crear y administrar reglas, y mantener su bandeja de entrada limpia de todo el desorden sin sentido. Después de todo, no podemos permitirnos perdernos los correos electrónicos importantes, ¿verdad?

Si está utilizando reglas interesantes que desea compartir, menciónelas en la sección de comentarios a continuación.

A continuación: ¿Quiere deshacerse de los boletines no deseados de su buzón? La siguiente publicación le mostrará cómo hacer precisamente eso.