5 grandes consejos para lidiar con diferentes versiones de MS Office

La suite de MS Office ha madurado a lo largo de los años en términos de características y funcionalidades. Sin embargo, lo que siempre ha sido una preocupación con las sucesivas actualizaciones es la compatibilidad de las nuevas versiones con las antiguas.

Ahora, si está utilizando diferentes versiones de MS Office o colaborando con personas que usan una versión de Office diferente a la suya, entonces está lidiando con este problema a diario. Sin embargo, le alegrará saber que puede reducir el riesgo de tener inquietudes con solo recordar y practicar algunas cosas.

Veamos cuáles son.

Ver también: Aprenda y comprenda las diferencias entre MS Office 2013 y Office 365 aquí mismo.

1. Conozca los formatos de archivo

Office 2007-2013 usa diferentes extensiones de archivos en comparación con Office 97-2003. Tienen una "x" añadida al final, que es una indicación del uso de Lenguaje de marcado extenso (XML).

Herramienta de MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	Doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Trabajar en modo de compatibilidad

Cuando abre un archivo 97-2003 en un producto 2007-2013, el archivo se abre en modo de compatibilidad. Puede seguir trabajando en ese modo para no introducir cosas / funciones que no sean compatibles.

Nota: En el modo de compatibilidad, no podrá utilizar las funciones 2007-2013 aunque esté utilizando la versión del software.

Idealmente, si va a compartir su documento con alguien que usa 97-2003, debe continuar trabajando en modo de compatibilidad.

3. Convertir para nuevas funciones

Si no va a compartir la versión inferior del archivo y si está en la versión superior del software, debe convertir el archivo. De esa manera, podrá aprovechar las nuevas funciones.

Para convertir su documento, vaya a Archivo -> Información -> Convertir como se muestra en el diagrama siguiente. De esa forma, el archivo original se convertirá y reemplazará.

4. Verificar problemas

Suponga que ha estado trabajando en 2007-2013 y al final de su trabajo se da cuenta de que necesita comparte el documento con alguien que tenga 97-2003. Mientras trabajaba, es posible que haya utilizado funciones que no son compatibles con las versiones anteriores.

En tales casos, antes de compartir, es recomendable verificar si hay problemas. De esa manera mitigarás los riesgos potenciales de perder datos y formato en compartir. Haga clic en Archivo -> Información -> Buscar problemas y luego rectifique las cosas que solicita el software.

5. Guardar como 97-2003

Si opta por guardar el documento como un documento 97-2003 a pesar de trabajar en la versión superior, el software comprobará la compatibilidad por sí mismo. Si encuentra alguno, le preguntará al usuario.

Entonces compartir nunca será una preocupación.

Buen consejo: ¿Es usted alguien que no tiene MS Office en absoluto? ¿Alguna vez ha necesitado abrir uno de esos archivos? No te preocupes, puedes abrirlos sin tener MS Office instalado.

Conclusión

Estas son las únicas cosas básicas que debe tener en cuenta si su trabajo exige la colaboración de personas que trabajan en diferentes versiones de MS Office. Solo unos pocos pasos adicionales y realmente puede evitar mucha confusión que pueda surgir debido a problemas de compatibilidad.