Kuidas Outlookis e-kirju automaatselt arhiivida
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft Outlook on kõige rohkem populaarne meililahendus ettevõtete ja ettevõtete seas. Tarbijate osas jääb Outlook Gmailist maha. Outlooki vaikepostituses on täitmiseks 15 GB ruumi. Kuna saame palju turundus- või pangareklaame ja muud rämpsmaterjali, on neid olulisi e-kirju üsna lihtne silmist kaotada. Olukorda saate vältida, kui arhiveerite vähem vajalikke e-kirju ning kustutate reklaam- ja rämpskirjad.
Kui teie Outlooki sisendkaust tundub aeglane või toimib veidralt, peate ebaolulised meilid arhiivima või kustutama. Meilide käsitsi arhiveerimine võib olla aeganõudev ja väsitav protsess.
Microsoft pakub küll fokuseeritud sisendkausta funktsiooni, kuid see piirdub kasutaja jaoks asjakohaste meilide filtreerimisega. Veel üks kasulik lisand on Outlooki reeglid. See on Outlooki versioon IFTTT. Reeglite abil saab teatud e-kirjade arhiivi teisaldamiseks või kirjade jaotise kustutamiseks luua mitu automatiseerimist.
Selles postituses juhendame teid Outlooki reeglite funktsioonis ja loome mõned reeglid e-kirjade automaatseks arhiveerimiseks Outlookist. Postitus käsitleb ka teist Outlooki boonustrikki, et tühistada ebaoluliste meilide tellimused ühest kohast. Alustame.
Samuti teemal Guiding Tech
Looge meili teel automaatse arhiivi reegel
Outlooki reeglite funktsioon on saadaval ainult Outlooki Maci, Windowsi ja veebi jaoks. Reeglite funktsioonile ei pääse mobiiltelefonis juurde. Selle postituse jaoks kasutame Outlooki veebi, kuna see töötab kõigil platvormidel samamoodi.
Samm 1: Avage Outlook Web ja logige sisse Microsofti konto mandaati kasutades.
2. samm: Valige ebaoluline meil ja avage see.
3. samm: Puudutage kolme punktiga menüüd ja valige Loo reegel.
4. samm: Looge reegel kirjade teisaldamiseks saatjalt kausta Arhiiv.
Pärast seda liiguvad kõik saatja kirjad otse arhiveeritud postkasti. Saate neile endiselt juurde pääseda kaustade menüüst Arhiiv.
Looge Outlooki sätetest automaatse arhiivi reeglid
Ülalmainitud trikk viib kõik kirjad saatjalt arhiiviüksustesse. Mida teha, kui keegi soovib arhiveerida teatud teemade või märksõnadega e-kirju sõnumi sisust?
Näiteks olen kurnatud oma panga laenupakkumistest, koroonaviiruse värskendustest või muust turundusrämpsust. Kuid minu pangakonto igakuine väljavõte ja krediitkaardi arved on midagi, mida ma regulaarselt viitan. Kui teil on teemade või teemade osas sarnased eelistused, järgige reeglite seadistamiseks allolevaid samme.
Samm 1: Avage Outlooki veeb ja minge jaotisse Seaded.
2. samm: Vaadake kõiki Outlooki sätteid ja kuvatakse spetsiaalne seadete menüü.
3. samm: Valige suvand Reeglid ja valige Lisa uus reegel.
4. samm: Paneme sellele nimeks Pangareeglid ja lisame tingimuse.
5. samm: Lisage märksõnu, mis teile enam ei puutu, olen lisanud sõnumiterminid nagu Laen, EMI jne.
6. samm: Looge reegel kõigi meilide teisaldamiseks kausta Arhiiv ja klõpsake nuppu Salvesta.
Nüüd, kui saate e-kirjad märksõnadega Laen, EMI või Tähtis, teisaldatakse need automaatselt kausta Arhiiv.
Loome veel ühe kasuliku reegli. Kas teeme? Kõik ettevõtted saadavad kasutajatele koroonaviirusega seotud e-kirju. Kuigi ma kiidan nende jõupingutusi, on mõnikord väsitav lugeda iga päev uudiseid surmava viiruse kohta. Outlooki reeglite abil saate need kirjad automaatselt arhiivida, enne kui need teie tähelepanu köidavad.
Samm 1: Avage Outlooki veeb ja navigeerige jaotisse Seaded> E-post> Reeglid.
2. samm: Anname uuele reeglile nime "Coronavirus" ja lisame tingimused.
3. samm: Lisage tingimused, näiteks kas sõnumi sisu sisaldab märksõna (nagu koroonaviirus või COVID-19), ja seejärel teisaldage need meilid kausta Arhiiv.
Olen loonud kümneid Outlooki reeglid. See on võimas funktsioon ja võimalused on lõputud. Siin on, kuidas ma seda kasutan. Kui olen puhkusereisil, loon reegli, et teisaldada kõik sissetulevad meilid kausta "Reisi ajal", et need ei segaks mind kunagi pereajal.
Mõned visandlikud ettevõtted saadavad minu Outlooki sisendkausta pidevalt rämpsposti. Nad ei jäta mulle muud valikut, kui luua nende meilide eemaldamiseks automaatse kustutamise reegel.
Samuti teemal Guiding Tech
Loobu meili saatjate tellimusest
Automaatse arhiveerimise funktsioon on kasulik, kui soovite postkasti võltskirjadest puhtana hoida. Kui aga soovite saatjalt e-kirjade saamise täielikult lõpetada, peate kasutama meili tellimuse tühistamise funktsiooni.
Selle pisikese tellimuse tühistamise nupu leidmine igast kirjast võib aga olla aeganõudev ja igav. Õnneks koos Outlooki veeb, näete kõiki tellimusest loobumise nupuga meili saatjaid ühes kohas.
Samm 1: Avage Outlooki veeb ja minge jaotisse Seaded.
2. samm: Liikuge jaotisse Mail > Tellimused.
3. samm: Siin näete suure tellimuse tühistamise nupuga meili saatjate loendit.
4. samm: Loobuge menüüst mittevajalike tellimistest ja saatja blokeerimiseks võite puudutada ka kolme punktiga menüüd.
Kasutan seda funktsiooni kord kvartalis ebaoluliste meilide loendist eemaldamiseks.
Samuti teemal Guiding Tech
Hoidke oma e-posti postkast puhtana
Microsoft Outlook pakub suurepärast reeglite funktsiooni. Saate seda kasutada sissetulevate kirjade automaatseks kustutamiseks, automaatseks arhiveerimiseks, nende teatud ajaks erinevatesse kaustadesse teisaldamiseks ja isegi mittevajaliku saatja tellimuse tühistamiseks ühest menüüst. See on parandanud minu meilikogemust miili võrra. Kuidas kavatsete Outlooki reegleid kasutada? Heli välja allolevas kommentaaride jaotises.
Järgmisena: Kas soovite oma Outlooki kogemust täiustada? Lugege allolevat postitust, et leida 15 parimat Outlooki kiirklahvi Windowsi ja Maci jaoks.