Täydellinen opas sähköpostien arkistointiin Outlook 2010:ssä

Suurin osa meistä suosittuja verkkopohjaisia ​​sähköpostipalveluita käyttävistä kuten Gmail ja Outlook.com tuskin koskaan murehdi arkistointia, koska meillä on Gt pilvitallennustilaa käytettävissämme. Kuitenkin, jos olet organisaatiossa työskentelevä, tai sinulla on koulutussähköpostitili, jossa sinulla on vain rajoitettu palvelintila sähköpostien tallentamiseen, sinun on arkistoitava ne ajoittain.

Joten tänään kerromme sinulle kaiken, mitä sinun tulee tietää sähköpostien arkistointiin Outlook 2010 -sähköpostiohjelmassa, joka voidaan helposti toteuttaa myös sen muissa versioissa.

Aloitetaan siis sähköpostiarkiston luominen Outlook 2010:ssä.

Arkistotiedoston luominen

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on luoda uusi arkistotiedosto, joka tallentaa kaikki sähköpostit paikallisesti tietokoneellesi. Luo se napsauttamalla Tiedosto-valikko päällä Outlook 2010 ja valitse vaihtoehto Puhdistustyökalut. Älä huoli, emme poista sähköpostejasi.

Puhdistustyökaluissa näet vaihtoehdon nimeltä Arkisto. Napsauta sitä avataksesi arkiston luontiikkunan. Valitse ikkunasta kansiot, jotka haluat arkistoida. Voit myös valita koko postilaatikon, jos haluat. Jos haluat sisällyttää vanhat sähköpostit heti arkiston luomisen yhteydessä, valitse vastaava ajanjakso.

Anna lopuksi sijainti, johon haluat arkistoida tiedostot, ja napsauta OK-painiketta. Voit myös valita jaetun aseman jos se on kartoitettu tietokoneellesi. Outlook luo PST-tiedoston, joka tallentaa kaikki sähköpostit arkistoina järjestelmääsi.

Kun arkisto on luotu, näet Arkisto-osio postilaatikon kansioiden alla vasemmassa ruudussa. Ensimmäinen arkistointi voi kestää jonkin aikaa riippuen arkistoon sisällyttämiesi sähköpostien määrästä.

Arkistoiduilla sähköpostiviesteillä on sama rakenne kuin online-postilaatikollasi, kaikkine kansioineen ja alikansioineen. Jos olet valinnut vain tietyt kansiot arkistointiin, se sisältää automaattisesti kaikki alikansiot.

Sähköpostien siirtäminen arkistoon

Voit siirtää sähköpostin arkistoon pudottamalla sen vasemman reunapalkin arkisto-osioon. Jos haluat joukkosiirtää sähköpostit, valitse ne, jotka haluat siirtää, ja napsauta niitä hiiren kakkospainikkeella avataksesi kontekstivalikon. Valitse tästä Arkisto kansiot kansio-osion alla ja siirrä sähköpostit napsauttamalla OK.

Voit myös luoda sähköposteille automaattisen arkistoinnin asetuksia. Jos haluat luoda automaattisen arkiston vain tietylle postilaatikon kansiolle, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet.

Siirry tästä Automaattinen arkisto ja valitse itsellesi parhaiten sopivat asetukset. Ota automaattisen arkistoinnin sääntö käyttöön koko postilaatikossasi avaamalla Outlook-vaihtoehto valikosta ja valitse Lisäasetukset.

Napsauta tästä Automaattisen arkiston asetukset ja luo säännöt sähköpostien automaattista arkistointia varten postilaatikossasi.

Arkistotiedoston siirtäminen

Joskus sinun on vaihdettava tietokoneesta toiseen (päivitys vanhasta) tai organisaation jaetun aseman tila saattaa loppua. Näissä olosuhteissa sinun on siirrettävä arkistotiedostot ja linkitettävä se uudelleen Outlookiin. Joten katsotaan kuinka se voidaan tehdä.

Poista linkitys ja siirrä arkistotiedosto

Ennen kuin siirrät arkistotiedoston, meidän on poistettava linkki Outlookista. Voit tehdä tämän avaamalla Tiedosto-valikko ja valitse vaihtoehto Tilin asetukset.

Siirry Tilin asetuksissa kohtaan Datatiedostot -osiossa ja näet arkistotiedoston, jota olet ylläpitänyt nykyisessä järjestelmässä.

Sinun tarvitsee vain valita arkistotiedosto ja napsauttaa Poista -painiketta. Älä huoli, et poista arkistotiedostoa, mutta poistat vain sen linkin Outlookista.

Siirrä nyt tiedosto uuteen paikkaan käyttämällä mitä tahansa käytettävissäsi olevaa tallennusasemaa.

Arkistotiedoston linkittäminen

Linkitä arkistotiedosto Outlookiin avaamalla Datatiedosto-osio uudelleen Outlookin tilin asetuksista ja napsauta Lisää-painike. Tuo nyt varmuuskopioimasi arkiston PST-tiedosto ja avaa sähköpostit arkisto-osiosta.

Arkistotiedoston tiivistäminen

Jos tallennat arkistotiedostoa paikalliselle kiintolevylle, sinun ei todennäköisesti tarvitse huolehtia arkistotiedoston koosta, mutta jos se on jaettu asema organisaatiossa tai pilvitilillä, jossa sinulla on rajoitetusti tallennustilaa, arkistotiedoston tiivistäminen tallennustilan säästämiseksi olisi järkevää tehdä.

Pienennä arkiston kokoa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Arkisto-osiota oikeanpuoleisessa ruudussa ja valitsemalla Datatiedoston ominaisuudet. Napsauta tästä Lisäasetukset-painike avata Outlook-datatiedosto. Nyt sinun tarvitsee vain napsauttaa Kompakti nyt -painiketta pienentääksesi arkistotiedoston kokoa.

Johtopäätös

Siinä oli siis melkein kaikki, mitä sinun on tiedettävä sähköpostien arkistointiin Outlook 2010:ssä, ja olen melko varma, että voit käyttää näitä vaiheita myös Outlook 2013:ssa. Jos sinulla on muita epäilyksiä sähköpostien arkistoinnin suhteen, jätä kommentti, niin autamme sinua mielellämme.

Top Image Credit: David Boyle