Poista Vastaa kaikille tai Lähetä edelleen -vaihtoehto käytöstä sähköpostissa MS Outlookissa

Kuvittele sähköpostipalvelut tai työpöydän sähköpostiohjelmat ilman Vastaa, Eteenpäin ja Vastaa kaikille vaihtoehtoja. Säälittävää, eikö? Todellakin. Ilman näitä vaihtoehtoja olisi niin vaikeaa keskustella sähköpostisäikeistä ja antaa asioille ratkaisevan merkityksen.

Päinvastoin, varsinkin organisaatioissa on tilanteita, joissa joudut lähettämään joukkoviestin laittamalla useimmat vastaanottajat CC-kenttään. Ja joissakin tapauksissa haluat vastaanottajien niin ei vastaa kaikkiin tai lähetä viesti edelleen, koska tiedät kuinka voimakkaasti se voi tukahduttaa palvelimen tilaa ja kaistanleveyttä.

Yksi tapa estää tämä on laittaa kaikki vastaanottajat BCC-kenttään. Kun tämä on tehty, jos joku päättää vastata, kaikki piilokopion vastaanottajat eivät pääse ketjuun. Se ei kuitenkaan ole kovin houkuttelevaa. CC- ja To-kentillä on oma viehätyksensä ja merkityksensä. Siksi keskustelemme kiertotavasta estääksemme sähköpostien vastaanottajaa tekemästä Vastaa kaikille ja/tai edelleenlähetystä MS Outlook (koska useimmat organisaatiot käyttävät sitä).

Mukautetun sähköpostilomakkeen luomisen vaiheet

Luomme mukautetun sähköpostilomakkeen ja määrittelemme, mitkä tuotteet eivät saa olla sähköpostin vastaanottajan saatavilla. Näemme vaiheet MS Outlook 2007:ssä. Vaiheiden tulisi olla suunnilleen samat muissa versioissa.

Vaihe 1: Avaa Outlook-käyttöliittymä ja siirry kohtaan Työkalut -> Lomakkeet -> Suunnittele lomake.

Vaihe 2: Katso sisään Vakiolomakekirjasto, valitse Viesti ja klikkaa Avata -painiketta.

Vaihe 3: Vaihda seuraavassa ikkunassa kohtaan Toiminnot -välilehti.

Vaihe 4: Kaksoisnapsauta jompaakumpaa tai molempia Toimintoja (Vastaa kaikille ja Lähetä edelleen). Ominaisuudet-valintaikkuna tulee näkyviin. Poista valinta Käytössä valintaruutu ja napsauta Ok.

Takaisin Toiminnot-ikkunaan vasemmanpuoleisimman sarakkeen tulee olla valittujen toimien kohdalla arvon "Ei".

Vaihe 5: Vaihda kohtaan Ominaisuudet -välilehti ja tarkista vaihtoehdon lukema Lähetä lomakkeen määritelmä kohteen kanssa.

Vaihe 6: Napsauta nauhassa Julkaista ja valita Julkaise lomake nimellä.

Vaihe 7: Valitse Etsi-vaihtoehto nimellä Henkilökohtainen lomakekirjasto, anna lomakkeelle oikea nimi ja paina Julkaista.

Vaihe 8: Sulje nyt suunnittelulomake. Sinulta kysytään, haluatko tallentaa muutokset. Klikkaa Ei täällä, olet jo tallentanut lomakkeesi.

Jos lähetät sähköposteja tällä lomakkeella, vastaanottaja ei voi vastata kaikille ja/tai lähettää viestiä edelleen, kuten olet määrittänyt.

Mukautetun lomakkeen käytön vaiheet

Näin voit lähettää sähköpostiviestin käyttämällä juuri määrittämäämme mukautettua lomaketta.

Vaihe 1: Navigoida johonkin Työkalut -> Lomakkeet -> Valitse lomake.

Vaihe 2: Katso sisään Henkilökohtainen lomakekirjasto, valitse aiemmin määrittämämme lomake ja napsauta Avata -painiketta.

Vaihe 3: Kirjoita ja lähetä sähköposti seuraavassa ikkunassa tavalliseen tapaan. Se siitä.

Vastaanottajan Vastaa kaikille- ja Välitä-vaihtoehdot eivät ole käytössä. Edes siihen liittyvät pikanäppäimet eivät toimi tälle kohteelle.

Johtopäätös

Sinun pitäisi luoda tällainen lomake, jos haluat lähettää silloin tällöin joukkosähköposteja kollegoillesi tai työntekijöillesi, jotka sisältävät jonkin verran luottamuksellista sisältöä. Menetelmä toimii missä tahansa MS Outlookissa.