Määritä sähköpostien toimitus- ja lukukuitit MS Outlookissa

Sen lisäksi, että sähköpostit toimivat kommunikointivälineenä, niitä voidaan pitää myös muodollisena todisteena keskusteluista. Sen sijaan, että se merkitsee ammattitaitoa, siitä on pidettävä äärimmäisen huolellista

toimittaa viestit oikeaan aikaan

ja pystyä vastaamaan tärkeimpiin kaikissa olosuhteissa (vaikka

olet lomalla

).

Myös erittäin tärkeitä viestejä on ajoittain seurattava (lähteestä määränpäähän). Näin voidaan varmistaa, että oikea henkilö on välittänyt viestin ja/tai sen lukenut. MS Outlook (työpöytäasiakas) sisältää integroidun työkalun, joka auttaa sinua tässä.

merkintä: Tämä toimii parhaiten, kun sekä lähettäjä että vastaanottaja käyttävät Outlookin työpöytäohjelmaa. Gmailin käyttäjät voivat yrittää RightInbox seurataksesi viestejä ja Yesware tarkistaaksesi, kuka on lukenut viestit.

Kuittipyyntöjen aktivointi Outlookissa

Yksinkertaisin tapa aktivoida toimituspyynnöt ja sähköpostien lukeminen on rastittaa vastaavat valintaruudut uutta sähköpostiviestiä luotaessa. Vaihtoehdot löytyvät alta Valinnat -> Seuranta uudessa sähköpostiikkunassa.

Tämä toimisi kuitenkin yksittäisenä pyyntönä, ja sinun on toistettava toiminto jokaiselle vaaditulle esiintymälle. Pysyvän asetuksen saamiseksi seuraa hillittyjä vaiheita: -

Vaihe 1: Siirry Outlookiin Työkalut ja klikkaa Vaihtoehdot avataksesi ohjatun asennustoiminnon.

Vaihe 2: Vaihda Asetukset-valintaikkunan korostus kohtaan Asetukset -välilehti. Napsauta painikkeen lukemaa Sähköpostiasetukset alla Sähköposti -osio.

Vaihe 3: Sähköpostiasetukset-valintaikkuna avautuu seuraavaksi. Alla Viestien käsittely löydät Seurantavaihtoehdot. Paina tätä painiketta.

Vaihe 4: Kuten alla olevassa kuvassa näkyy, rastita Toimituskuitti saadaksesi vahvistuksen viestien toimittamisesta ja rastita Lue kuitti saadaksesi vahvistuksen siitä, että viestisi on katsottu.

Vaihe 5: Klikkaa Ok. Klikkaa Ok kaikille valintaikkunoille, jotka pinottiin vaiheesta 2 vaiheeseen 4.

Tällä asetuksella sinun on navigoitava manuaalisesti kohteeseen Valinnat -> Seuranta uudessa sähköpostiikkunassa vain erikoistapauksissa.

Mitä tapahtuu seuraavaksi?

Kokeilin testata toimiiko asetukset. Lähetin sähköpostin, jossa lähetin kuitti tarkastettuna ja tämän sain vastaukseksi.

Yritin sitä uudelleen lukukuittausta varten ja huomasin, että se oli ehdollinen kerros. Vastaanottajan on annettava suostumuksensa lukukuittauksen lähettämiseen viestin lähettäjälle.

Kaikella suostumuksella sain lukukuitin testiviestistäni, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

Johtopäätös

Tämä on jotain, jota et välttämättä tarvitse päivittäisessä elämässäsi. Mutta ehdottomasti, se vetää jonkin verran huomiota tilanteissa, joissa haluat varmistaa ja seurata asioiden edistymistä. Luuletko, että tämä antaa sinulle enemmän etua sähköposteillesi töissä? Kerro meille kommenttiosiossa.

Päivitetty viimeksi 03.2.2022

Yllä oleva artikkeli saattaa sisältää kumppanilinkkejä, jotka auttavat tukemaan Guiding Techiä. Se ei kuitenkaan vaikuta toimitukselliseen eheyteemme. Sisältö pysyy puolueettomana ja autenttisena.