6 parasta Microsoft Outlook -kalenterivinkkiä ja temppuja sen hallintaan
Sekalaista / / November 29, 2021
Microsoft Office -kalenteri on osa Microsoft 365 -tuotteita, eikä se ole erillinen ohjelma. Käyttääksesi Microsoft Office -kalenteria sinun on käytettävä Microsoft Outlookia.
Molempien sovellusten integrointi tekee aikataulujen hallinnasta kätevää sekä digitaalisesta että fyysisestä näkökulmasta. Kuitenkin, jos haluat hallita paremmin Microsoft Outlook -kalenteri, sinun kannattaa kokeilla joitain alla olevista vinkeistä.
1. Työaikojen asettaminen Outlook-kalenteriin
Työaikasi määrittäminen Outlookissa varmistaa, että kaikki kalenteriasi katsovat tietävät käytettävissä olevat työaikasi. Tällä tavalla tapaamiset ja tapaamiset asetetaan käytettävissä olevien ajanjaksojen mukaan.
Vaihe 1: Käynnistä Outlook-sovellus.
Myös opastekniikassa
Vaihe 2: Kun olet käynnistänyt Outlookin, napsauta Tiedosto-välilehteä.
Vaihe 3: Napsauta Asetukset-painiketta.
Vaihe 4: Valitse Kalenteri.
Vaihe 5: Syötä Työaika-valikossa aloitusajan, lopetusajan, työviikon, viikon ensimmäisen päivän ja vuoden ensimmäisen päivän tiedot.
Vaihe 6: Napsauta OK tallentaaksesi muutokset.
2. Kokouksen luominen uudelleen
Kokouksen luominen uudelleen on tapa varata uusi kokous käyttämällä edellisen kokouksen tietoja. Tällä tavalla sen sijaan, että syötät manuaalisesti kokouksen osallistujien, ajan, sijainnin jne. tiedot, säästät aikaa ja vaivaa luomalla vanhan kokouksen uudelleen. Näin voit tehdä sen.
Vaihe 1: Käynnistä Outlook-sovellus.
Vaihe 2: Valitse Kalenteri-kuvake näytön vasemmasta reunasta
Vaihe 3: Siirry kalenterissasi edelliseen kokouspäivään.
Vaihe 4: Napsauta tiettyä kokousta, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja vedä kokous päivämäärään tai kellonaikaan, jolloin haluat uuden kokouksen pidettävän.
Vaihe 5: Kaksoisnapsauta luotua uutta kokousta, niin kaikki asiaankuuluvat tiedot näkyvät täytetyinä. Lähetä kutsu napsauttamalla Lähetä.
3. Kokouksen luominen sähköpostista
Kun saat sähköpostin tapahtumasta ja haluat sopia tapaamisen sähköpostin lähettäjän kanssa, noudata alla olevia ohjeita.
Vaihe 1: Kaksoisnapsauta sähköpostia, jota käytät tapaamisen asettamiseen, jotta uusi ikkuna avautuu.
Vaihe 2: Napsauta ellipsipainiketta (…) näytön oikealla puolella sähköpostin lähettäjän nimen vieressä.
Vaihe 3: Valitse Kokous-vaihtoehto, ja tämän pitäisi avata uusi kokousikkuna.
Vaihe 4: Sähköpostin lähettäjän nimen tai osoitteen pitäisi jo olla automaattisesti täytetty Pakollinen-kentässä. Sinun on kuitenkin annettava muita tietoja, kuten kokouspaikka ja aika.
Vaihe 5: Napsauta Lähetä-painiketta.
4. Päivämääränavigaattori
Jos haluat nähdä tapaamiset tai kokoukset viikon tai kuukauden ajalta, Kalenterin päivämääränavigaattori voi tarjota sen.
Vaihe 1: Valitse kalenterikuvake Outlook-näytön vasemmasta reunasta.
Vaihe 2: Näytön yläreunassa pitäisi olla vaihtoehtoja tarkastella tämän päivän, seuraavan 7 päivän, työviikon tai kuukauden kalenteria. Valitse haluamasi näkymä.
Myös opastekniikassa
5. Varaa kokouksen alkamisajat luonnollisella kielellä
Kun varaat tapaamisen tai tapaamisen, voit käyttää Date Navigatoria nähdäksesi kalenterisi ajanjaksolta. Vaihtoehto Date Navigator -vaihtoehdon käyttämiselle Outlookissa on Natural Language. Näin käytät sitä.
Vaihe 1: Valitse Outlookin Koti-välilehdeltä Uudet kohteet.
Vaihe 2: Valitse Kokous tai Tapaaminen mieltymystesi mukaan.
Vaihe 3: Aloitusaika-kenttään sen sijaan, että valitset päivämäärän kalenterista, kirjoita ehdotettu aika sanoin. esim. 7 viikkoa, joulu, kiitospäivä jne. Outlookin pitäisi tuoda päivämäärä esiin.
6. Useiden kalentereiden katselu
Jos haluat järjestää tapaamisen henkilöiden kanssa Outlookissa, voit tarkastella heidän kalentereitaan ja tarkistaa sopivan ajan tapaamisen tai keskustelun järjestämiseen. Tämä riippuu kuitenkin siitä, onko sinulle myönnetty lupa tehdä niin Exchangessa vai onko henkilö osa organisaatiotasi. Näin se toimii.
Vaihe 1: Valitse kalenterikuvake Outlook-näytön vasemmasta reunasta.
Vaihe 2: Napsauta näytön yläreunassa Avaa kalenteri -vaihtoehtoa.
Vaihe 3: Jos sinulle on myönnetty lupa tarkastella kalenteria Exchangen kautta, valitse Avaa jaettu kalenteri. Jos henkilö kuitenkin kuuluu organisaatioosi, valitse Osoitekirjasta. Jos sinulla on linkki kalenteriin Internetissä, voit myös valita Internetistä.
Vaihe 4: Syötä henkilön nimi tai linkki (valitusta vaihtoehdosta riippuen) ja valitse OK. Sinun pitäisi saada näkymä henkilön kalenteriin.
Myös opastekniikassa
Poissaolovastausten asettaminen
Yllä olevien vinkkien pitäisi auttaa sinua hallitsemaan Outlook-kalenteriasi paremmin. Ne eivät kuitenkaan ole tyhjentäviä, koska voit suorittaa Outlookissa muita temppuja, kuten asetusten tekemisen Poissaolovastaukset ja Sarjamuistutukset.