Que sont les dossiers de recherche MS Outlook et comment en créer un personnalisé

Auparavant, nous avons expliqué comment un utilisateur de MS Outlook pouvait créer des règles pour vérifier les e-mails entrants et les filtrer ou les diriger vers des dossiers spécifiques (en fonction des règles personnalisées). Cependant, vous pouvez avoir des exigences spécifiques qui ne sont pas couvertes par règles de dossier. Ou vous ne souhaitez peut-être pas déplacer un groupe (ou un type de message) vers un dossier entièrement différent, mais souhaitez tout de même une vue distincte pour eux.

MS Outlook couvre intelligemment ces exigences sous une fonctionnalité connue sous le nom Rechercher des dossiers. De tels dossiers sont dossiers virtuels et ne contiennent ni ne stockent vraiment vos e-mails. Ils créent simplement une vue selon les règles définies et affichent les messages qui correspondent à cette règle.

Par défaut, un dossier de recherche contient toujours des vues telles que Courrier catégorisé, Courrier volumineux et Courrier non lu. Vous voudrez peut-être en créer d'autres, comme pour le suivi, avec pièce jointe, etc. Voyons comment faire cela.

Étapes pour créer une vue sous le dossier de recherche

Vous pouvez sélectionner une vue dans une liste de règles standard ou même personnaliser des règles de bout en bout ou des normes basées sur l'utilisateur.

Étape 1: Faites un clic droit sur le Dossier de recherche pour n'importe quelle boîte e-mail et cliquez sur Nouveau dossier de recherche.

Étape 2: Sélectionnez le type de dossier de recherche que vous souhaitez créer. Les types de dossiers répertoriés dans les trois premières sections ont des règles standard internes (leurs noms les définissent à peu près).

Dans ce guide, nous développerons la création d'un dossier personnalisé (dernière option). Alors, sélectionnez-le et cliquez sur Choisir pour spécifier des règles et afficher des critères.

Étape 3: Donnez un nom pertinent à la vue. Vous pouvez modifier le dossier qui sera vérifié pour les e-mails à afficher sous la vue. Cliquez ensuite sur le bouton pour Critères pour définir les règles de votre choix.

Étape 4: Dans le messages onglet, vous pouvez entrer des mots-clés que le système rechercherait dans les e-mails et dans le champ que vous choisissez. Comme vous le voyez dans l'image (ci-dessous), vous pouvez également définir De et Envoyé à champs, définir des délais et plus encore.

Étape 5: Vous pouvez maintenant naviguer vers Plus de choix et incluez plus de règles comme la catégorie, les e-mails lus/non lus, avec/sans pièces jointes, l'importance, la taille et plus encore.

Étape 6: Besoin de plus de choix? Aller vers Avancée et cliquez sur Champ. Sélectionnez un critère, définissez une condition et une valeur.

Enfin, cliquez sur Ajouter à la liste pour voir votre entrée apparaître. Vous pouvez ajouter plusieurs de ces entrées.

Étape 7 : Cliquez sur Ok et enregistrez vos paramètres. Essayez d'envoyer un e-mail de test et vérifiez si cela fonctionne. Si ce n'est pas le cas, vous devez avoir foiré les règles. Vous devrez donc peut-être les revoir.

Noter: N'oubliez pas que si vous supprimez des e-mails dans les dossiers de recherche, ils sont également supprimés de leur emplacement d'origine. Mais si vous supprimez un dossier de recherche, les e-mails qui lui sont associés restent intacts à leur emplacement d'origine.

Conclusion

Dans quelle mesure pensez-vous que les dossiers de recherche vous sont utiles? Allez-vous les utiliser en combinaison avec d'autres règles que vous avez déjà ?

J'en ai créé pas mal pour moi. Ils m'aident vraiment à organiser les choses un peu plus loin et à garder une note rapide des différents types d'e-mails auxquels je dois m'occuper.