6 meilleurs trucs et astuces de calendrier Microsoft Outlook pour mieux le gérer

Le calendrier Microsoft Office fait partie des produits Microsoft 365 et n'est pas un programme autonome. Pour accéder au calendrier Microsoft Office, vous devez utiliser Microsoft Outlook.

L'intégration des deux applications facilite la gestion de votre emploi du temps d'un point de vue numérique et physique. Cependant, si vous souhaitez mieux gérer votre Calendrier Microsoft Outlook, vous devriez essayer quelques-uns des conseils ci-dessous.

1. Comment définir les heures de travail sur le calendrier Outlook

La définition de vos heures de travail sur Outlook garantit que toute personne consultant votre calendrier connaît vos heures de travail disponibles. De cette façon, les rendez-vous et les réunions sont fixés par les périodes disponibles.

Étape 1: Lancez l'application Outlook.

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Étape 2: Après avoir lancé Outlook, cliquez sur l'onglet Fichier.

Étape 3: Cliquez sur le bouton Options.

Étape 4: Sélectionnez Calendrier.

Étape 5: Dans le menu Temps de travail, saisissez les détails de votre heure de début, heure de fin, semaine de travail, premier jour de la semaine et premier jour de l'année.

Étape 6: Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

2. Recréer une réunion

Recréer une réunion est un moyen de réserver une nouvelle réunion en utilisant les informations d'une réunion précédente. De cette façon, au lieu de saisir manuellement les détails des participants à la réunion, l'heure, le lieu, etc., vous économisez du temps et des efforts en recréant une ancienne réunion. Voici comment procéder.

Étape 1: Lancez l'application Outlook.

Étape 2: Sélectionnez l'icône Calendrier sur la gauche de votre écran

Étape 3: Naviguez dans votre calendrier jusqu'à la date de la réunion précédente.

Étape 4: Cliquez sur la réunion en particulier, maintenez la touche Ctrl enfoncée et faites glisser la réunion jusqu'à la date ou l'heure à laquelle vous souhaitez que la nouvelle réunion ait lieu.

Étape 5: Double-cliquez sur la nouvelle réunion créée et tous les détails pertinents s'afficheront comme remplis. Cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation.

3. Créer une réunion à partir d'un e-mail

Lorsque vous recevez un e-mail concernant un événement et que vous souhaitez organiser une réunion avec l'expéditeur de l'e-mail, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1: Double-cliquez sur l'e-mail que vous utiliserez pour fixer le rendez-vous afin qu'une nouvelle fenêtre s'ouvre.

Étape 2: Cliquez sur le bouton points de suspension (…) à droite de votre écran juste à côté du nom de l'expéditeur de l'e-mail.

Étape 3: Sélectionnez l'option Réunion et cela devrait ouvrir une nouvelle fenêtre de réunion.

Étape 4: Le nom ou l'adresse de l'expéditeur de l'e-mail doit déjà être renseigné automatiquement dans le champ Obligatoire. Cependant, vous devrez renseigner d'autres détails tels que le lieu et l'heure de la réunion.

Étape 5: Cliquez sur le bouton Envoyer.

4. Navigateur de dates

Si vous souhaitez obtenir une vue de vos rendez-vous ou réunions pour une semaine ou un mois, le navigateur de dates sur le calendrier peut le fournir.

Étape 1: Sélectionnez l'icône Calendrier sur la gauche de votre écran Outlook.

Étape 2: En haut de votre écran, il devrait y avoir des options pour afficher votre calendrier pour aujourd'hui, les 7 prochains jours, la semaine de travail ou le mois. Choisissez votre vue préférée.

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5. Utiliser le langage naturel pour réserver les heures de début des réunions

Lors de la réservation d'une réunion ou d'un rendez-vous, vous pouvez choisir d'utiliser le navigateur de dates pour obtenir une vue de votre calendrier pour la période. Une alternative à l'utilisation de l'option Navigateur de date dans Outlook est le langage naturel. Voici comment l'utiliser.

Étape 1: Sous l'onglet Accueil dans Outlook, sélectionnez Nouveaux éléments.

Étape 2: Sélectionnez Réunion ou Rendez-vous selon vos préférences.

Étape 3: Dans le champ Heure de début, au lieu de choisir une date dans le calendrier, saisissez simplement une heure proposée en mots. par exemple. 7 semaines, Noël, Thanksgiving, etc. Outlook devrait faire ressortir une date.

6. Affichage de plusieurs calendriers

Si vous souhaitez organiser une réunion avec des personnes dans Outlook, vous pouvez afficher leurs calendriers pour vérifier l'heure appropriée pour planifier une réunion ou une conversation. Cependant, cela dépend si vous avez été autorisé à le faire sur Exchange ou si la personne fait partie de votre organisation. Voilà comment cela fonctionne.

Étape 1: Sélectionnez l'icône Calendrier sur la gauche de votre écran Outlook.

Étape 2: En haut de votre écran, cliquez sur l'option Ouvrir le calendrier.

Étape 3: Si vous avez été autorisé à afficher le calendrier via Exchange, sélectionnez Ouvrir le calendrier partagé. Cependant, si la personne fait partie de votre organisation, sélectionnez À partir du carnet d'adresses. Si vous disposez d'un lien vers un calendrier sur Internet, vous pouvez également sélectionner À partir d'Internet.

Étape 4: Saisissez le nom ou le lien (selon l'option choisie) de la personne et sélectionnez OK. Vous devriez obtenir une vue du calendrier de l'individu.

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Définition des réponses d'absence du bureau

Les conseils ci-dessus devraient vous aider à mieux gérer votre calendrier Outlook. Cependant, ils ne sont pas exhaustifs car il existe d'autres astuces que vous pouvez effectuer sur Outlook telles que la configuration Réponses d'absence du bureau et Rappels en série.