Guide de partage de fichiers Google: réponses à toutes les questions fréquemment posées

Google Drive fournit un ensemble fantastique de options de stockage basées sur le cloud et des outils de productivité, mais ce qui rend le service encore meilleur, c'est la multitude de fonctionnalités collaboratives incluses.

Vous n'avez plus besoin de travailler seul sur un document lorsque vos collègues peuvent simultanément apporter des modifications et des commentaires - oui, le tout en temps réel.

Cependant, les capacités de partage de fichiers de Google Drive peuvent sembler écrasantes au début. Alors respirons profondément et plongeons-nous dans certaines des questions qui peuvent surgir lorsque l'on fait face à toutes ces merveilles !

Q. Comment puis-je partager un fichier ?

UNE. Google Drive facilite le partage de fichiers privés. Cliquez simplement avec le bouton droit sur un fichier, puis cliquez sur Partager pour ouvrir la fenêtre contextuelle Partager avec d'autres.

Dans le champ Personnes, saisissez les adresses e-mail de toute personne avec laquelle vous souhaitez partager le fichier. Google Drive devrait immédiatement suggérer tout contact existant au fur et à mesure que vous remplissez, ce qui rend l'ensemble du processus un jeu d'enfant.

Vous êtes prêt à commencer à partager maintenant.

Oh, attendez! Êtes-vous d'accord avec les autorisations ?

Q. Comment puis-je modifier les autorisations ?

UNE. Demandez-vous simplement ce que vous voulez accomplir exactement en partageant le fichier et vous devriez avoir une idée claire des autorisations requises pour chaque collaborateur.

Par défaut, Google Drive accorde des autorisations d'édition complètes à tout le monde. Cependant, vous pouvez modifier cela instantanément en cliquant sur la flèche vers le bas à côté du champ Personnes.

Sélectionnez Peut modifier pour accorder des droits d'édition complets, Peut commenter pour restreindre les collaborateurs à simplement commenter ou Peut afficher pour verrouiller complètement le document en mode lecture seule.

Noter: Certains formats de fichiers - vidéo ou audio, par exemple - n'auront pas l'option Peut commenter disponible pour la sélection, ce qui est compréhensible.

Q. Puis-je modifier les autorisations après le partage ?

UNE. Partager un document avec quelqu'un d'autre n'est pas définitif. Google Drive vous donne un contrôle total même après avoir accordé une autorisation complète. Cliquez sur Avancé dans la fenêtre contextuelle Partager avec d'autres pour afficher une liste des personnes avec lesquelles vous avez partagé le document.

Les autorisations de chaque personne peuvent être modifiées via l'icône de flèche vers le bas dédiée, idéalement placée à côté de chaque nom. Vous pouvez également supprimer complètement l'accès à une personne en cliquant sur x.

Q. Puis-je partager un fichier publiquement ?

UNE. Le partage privé, c'est bien, mais que se passe-t-il si vous souhaitez mettre un fichier à la disposition de presque tout le monde? Eh bien, vous pouvez le faire aussi.

Utilisez l'option Obtenir un lien partageable pour générer un lien public. Vous pouvez également choisir de partager directement le lien via Gmail, Google Plus, Facebook ou Twitter directement depuis Google Drive lui-même.

Si nécessaire, vous pouvez modifier les autorisations des personnes accédant au fichier via le lien.

Cliquez sur Modifier sous Qui a accès et utilisez le menu déroulant à côté de Accès pour choisir entre Modifier, Commenter ou Afficher.

Vous pouvez encore modifier le fonctionnement du lien une fois que vous l'avez posté quelque part. Sélectionnez Activé - Public sur le Web pour que tout le monde puisse trouver le fichier et y accéder, ou Activé - Toute personne disposant du lien pour restreindre l'accès uniquement aux personnes disposant du lien.

Si vous souhaitez désactiver le lien, sélectionnez simplement Désactivé - Personnes spécifiques. Vos configurations de partage privé doivent rester intactes.

Q. Puis-je partager un dossier entier ?

UNE. Bien sûr vous pouvez. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez partager et cliquez sur l'option Partager. Tout fonctionne de la même manière qu'avec le partage de fichiers individuel. Idem pour le partage de liens publics.

Noter: Plutôt que de partager un dossier entier, vous pouvez également choisir de partager plusieurs fichiers à l'intérieur. Maintenez simplement la touche Ctrl enfoncée pour faciliter le processus de sélection.

Q. Qu'en est-il du partage d'un Google Drive entier ?

UNE. Non, tu ne peux pas faire ça. C'est un problème courant, en particulier lorsque vous souhaitez partager un lecteur entier avec un employeur ou un collègue. Malheureusement, Google n'est pas si accommodant.

Avant d'aller de l'avant et de prendre des mesures extrêmes, comme partager votre e-mail et votre mot de passe, attendez !
Il existe une solution de contournement et cela implique la création d'un dossier principal - rien d'effrayant, juste un autre dossier. Cliquez avec le bouton droit sur le lecteur, sélectionnez Nouveau dossier pour créer un dossier, puis déplacez tout ce qui se trouve dans ce dossier.

Enfin, partagez simplement le dossier comme vous le feriez avec n'importe quel autre dossier et le tour est joué! Ce n'est pas joli mais ça fait le travail.

Conseil de pro : Il est assez facile de tout déplacer même lorsque vous avez des dizaines d'éléments à la racine du lecteur. Appuyez simplement sur Ctrl+A pour tout sélectionner. Maintenant, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur le dossier principal pour le désélectionner du reste. Enfin, faites glisser et déposez les éléments sélectionnés dans le dossier principal.

Q. Puis-je partager des fichiers avec des utilisateurs non-Gmail ?

UNE. Vous pouvez. Cependant, vos collaborateurs doivent disposer d'un compte Google avant de pouvoir modifier ou commenter un document. Sinon, ils seraient limités à la simple visualisation des éléments.

Au cas où vous ne le sauriez pas, création d'un compte Google ne nécessite pas de compte Gmail - à peu près n'importe quelle adresse e-mail fonctionne. Cela devrait permettre de convaincre les gens de créer un compte Google d'autant plus facilement !

Q. Comment empêcher les téléchargements de fichiers ?

UNE. Vous souhaitez partager un fichier ou un dossier. Vous voulez également empêcher les gens de le télécharger. À moins que la personne ne dispose d'autorisations de modification, vous pouvez empêcher que cela se produise.

Sous les paramètres de partage avancés, il existe une option intéressante intitulée Désactiver les options de téléchargement, d'impression et de copie pour les commentateurs et les téléspectateurs. Cette option empêche les utilisateurs de télécharger, d'imprimer ou de déplacer des fichiers vers des disques Google personnels.

Q. Puis-je transférer la propriété d'un fichier ou d'un dossier ?

UNE. Vous en avez assez de traiter un dossier? Transférez simplement la propriété du fichier à un autre collaborateur et détendez-vous. Dans la liste des personnes ayant accès à un fichier, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Est le propriétaire.

Noter: Attention cependant. Le nouveau propriétaire peut supprimer votre accès au document s'il le souhaite. Maintenant, ce ne sera pas joli.

Le transfert de la propriété du dossier est un peu compliqué. Tous les fichiers du dossier vous appartiennent toujours. Ainsi, vous devrez peut-être transférer manuellement la propriété de tout ce qui se trouve dans le dossier en masse par la suite.

Q. Existe-t-il une limite de stockage pour le partage ?

UNE. En tant que propriétaire d'un fichier ou d'un dossier, la quantité de données utilisées ne compte que pour votre total, et non pour celui de vos collaborateurs. Cependant, lorsque quelqu'un ajoute un nouvel élément à un dossier partagé, l'espace de stockage compte pour le créateur original de l'élément et non pour vous.

De plus, vos collaborateurs peuvent, s'ils disposent des autorisations d'édition, choisir de copier les fichiers sur leur disque. Dans ce cas, le stockage compte dans leur quota.

Si vous manquez d'espace sur votre compte mais qu'un collaborateur dispose d'un meilleur plan de stockage, le transfert de propriété des éléments est une option, à moins que vous ne souhaitiez mettre à niveau votre Drive.

Q. Que dois-je garder en tête ?

Il existe un certain nombre de limitations qui ne devraient pas vraiment avoir d'importance pour la majorité des utilisateurs. Par exemple, seulement 100 personnes au maximum peuvent éditer ou commenter un document à un moment donné, bien qu'un nombre illimité puisse voir le fichier.

Seul un maximum de 100 personnes peut modifier ou commenter un document.

En outre, vous ne pouvez ajouter qu'un maximum de 200 personnes via le partage de liens privés. Cependant, il est possible de dépasser cette limitation en créer un groupe Google.

En outre, il existe des restrictions sur la taille des différents types de fichiers: une limite de 50 Mo sur les documents texte, une limite de 200 Mo sur les présentations, etc. Google Drive ne synchronisera aucune modification si vous ou vos collaborateurs dépassez ces limites.

Partage de fichiers simplifié

Google Drive simplifie en effet le partage et la gestion des fichiers. Assurez-vous simplement de contrôler les autorisations de fichiers pour éviter que les gens ne vous volent dessus et tout devrait bien se passer. Vérifiez également le stockage lorsque vous traitez des fichiers volumineux pour éviter que les choses ne deviennent incontrôlables.

Si vous avez d'autres questions sur le partage de fichiers à l'aide de Google Drive, déposez simplement une ligne dans la section commentaires ci-dessous.