Dépenser vs. Shoeboxed: quel gestionnaire de dépenses vous convient

Que vous soyez un particulier, une partie d'une organisation ou un propriétaire de magasin, vous engagez des dépenses et vous devez en être responsable. Il est si facile d'oublier une entrée et si difficile de se rappeler où votre chèque de paie a disparu.

Cela semble être un problème universel et à peu près tout le monde que je connais recherche un système pour enregistrer les dépenses. Bien qu'il soit nécessaire de enregistrer chaque dépense nous encourons, il est également nécessaire de rendre le processus facile et rapide. Plus c'est lourd d'enregistrer les dépenses, plus il y a de chances que vous évitiez de le faire.

C'est pourquoi nous allons examiner deux des applications de suivi et de gestion des dépenses les plus populaires disponibles sur le marché. Notre mission, si nous choisissons de l'accepter, sera d'arriver à une conclusion à la fin de cet article. Avec un peu de chance, avec un gagnant.

Les prétendants sont Expensify et Shoeboxed. Voyons quel gestionnaire de dépenses vous convient.

Visitez Expensify

Visitez Shoeboxed

1. Compatibilité multiplateforme

C'est l'une des premières choses que je vérifie chaque fois que je recherche un nouvel outil ou une nouvelle application. Différentes personnes ont des besoins différents. Certains adorent Android tandis que d'autres ne jurent que par iOS. Il y a Utilisateurs Windows et puis il y a des gens qui aiment accéder aux choses sur un navigateur. Cette situation est particulièrement vraie lorsque vous travaillez en équipe.

Shoeboxed et Expensify sont tous deux disponibles sur les plateformes Android et iOS. Vous pouvez également les utiliser dans n'importe quel navigateur de votre choix sans aucun problème. Cela vous aidera à synchroniser vos reçus à tout moment.

2. Aperçu des prix

Un autre facteur important à considérer, surtout si vous recherchez une solution évolutive, est le prix. Avec des centaines et des milliers d'employés, le nombre d'entrées et de dépenses peut rapidement grimper en flèche.

Shoeboxed propose trois plans principaux. Il existe un plan de pigiste (utilisateur unique) qui commence à 15 $/mois et qui permet de numériser et de stocker jusqu'à 50 documents/mois. Si vous êtes une petite entreprise ou une jeune startup, optez pour le forfait Classic à 39 $ pour deux utilisateurs où vous obtenez jusqu'à 150 documents/mois.

Enfin, il existe un plan d'affaires pour 69 $/mois où vous obtenez 500 documents/mois avec 3 utilisateurs. Il existe également un plan d'équipe qui commence à 9,95 $/utilisateur.

D'autre part, Expensify adopte une approche plus simple en limitant le nombre de plans disponibles. Le plan individuel commence à 4,99 $/mois sans limite de reçus pouvant être numérisés. Pour les équipes, ils ont un forfait à 10 $/utilisateur, puis il y a un forfait d'entreprise qui commence à 18 $/utilisateur. Il existe également une solution d'entreprise pour laquelle vous devrez déposer un courrier ou parler à un représentant client.

Expensify a une version gratuite avec 10 scans/mois tandis que Shoeboxed propose 5 docs/mois avec le compte gratuit. Pas mal pour tester le service.

Aussi sur Guiding Tech

3. Expérience utilisateur

Étant donné que la plupart d'entre nous utiliseront smartphones à scanner notes de frais, c'est par là que j'ai commencé. L'application Shoeboxed n'est pas très facile à utiliser. L'interface était un peu compliquée et sans fonctionnalités ni guides. Expensify, d'autre part, a une interface claire et intuitive mettant l'accent sur la simplicité et la rapidité.

Bien que je n'aie rencontré aucun retard sur l'une ou l'autre des applications, j'étais plus heureux de m'amuser avec Expensify que sur Shoeboxed. Les options étaient limitées dans ces derniers sans aucun moyen de gérer ou de changer les devises.

Certaines personnes ont besoin de voyager à l'étranger de temps en temps pour assister à des réunions et ainsi de suite. Lorsque la localisation est activée, Expensify identifiera et changera les devises à la volée.

4. Caractéristiques

La fonctionnalité de base reste la même. Vous numérisez un reçu de dépenses et l'application collectera tous les détails importants tels que le prix, les articles et la quantité pour créer une version numérisée du reçu qui sera synchronisée avec votre compte cloud.

Alors que les deux applications avaient des options pour organiser les reçus par voyage, Expensify avait un onglet de rapports qui sera très pratique. Comment? Rassemblez tous les reçus pendant que vous êtes en voyage d'affaires, créez un rapport et soumettez-le pour approbation. Lorsqu'il est compensé (dépôt direct ou PayPal) et que vous êtes payé, vous en serez informé. C'est puissant et facile à la fois.

Expensify m'a permis de créer des catégories pour classer davantage mes dépenses comme la nourriture, le transport et l'hébergement. Nous utilisons généralement nos cartes de crédit pour effectuer des paiements, car elles sont sans espèces, rapides et pratiques. Expensify m'a également permis d'importer directement mon relevé de carte de crédit.

Shoeboxed vous permettra de suivre le kilométrage, mais Expensify vous permettra également de suivre le temps, ce qui peut être utile si vous échangez des heures contre des dollars. De plus, Expensify est livré avec une fonctionnalité d'indemnité journalière où un individu reçoit une indemnité journalière et vous pouvez utiliser l'application pour en faire le suivi quotidiennement.

Shoeboxed a une fonctionnalité qui manque à Expensify. Si vous avez un tas de reçus et que vous n'avez pas le temps de les numériser, envoyez-les tous dans une enveloppe à Shoeboxed et ils les numériseront et les téléchargeront sur votre compte. Cela vous aidera à éliminer les arriérés et à vous mettre à niveau.

Aussi sur Guiding Tech

5. Intégration tierce

Les deux Boîte à chaussures et Dépenser s'intègre à un certain nombre d'applications et de logiciels tiers, mais Expensify est en tête de la course ici. Les deux s'intègrent à des logiciels de comptabilité tels que Quickbooks, Intuit et Xero, mais Expensify se connecte également à Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber et plusieurs autres services populaires.

Dépenser vs. Shoeboxed: Verdict

À l'heure actuelle, il semble que Shoeboxed soit à la traîne en ce qui concerne la meilleure application de gestion des dépenses. J'ai trouvé Expensify non seulement bon pour les indépendants, mais aussi pour les startups, les entreprises et les sociétés à la recherche d'une solution d'entreprise évolutive.

Avec aucune limite sur le nombre de reçus pouvant être numérisés, une assistance hors ligne, une plus grande intégration de tiers et une meilleure expérience utilisateur, Expensify a remporté cette bataille. Mais il y a d'autres concurrents dans l'industrie que je couvrirai dans un guide ultérieur.

Prochaine étape: Vous partez en voyage? Vous recherchez des applications de gestion des frais de déplacement avant de partir? Le lien ci-dessous est un article sur les applications étonnantes de frais de voyage pour la plate-forme Android.