Activer les notifications par e-mail pour les feuilles de calcul Google Docs partagées

Google Docs sont un excellent moyen de partager des informations avec des associés ou n'importe qui en général. Bien que le partage soit génial, une autre fonctionnalité que vous devriez implémenter lorsque deux ou plus travaillent ensemble est avis pour quand des changements sont apportés. Avec Google Docs, vous pouvez configurer des alertes de notification à envoyer lorsqu'un tableur a été modifié. Il existe quelques options pour procéder, alors jetez un œil ci-dessous et commencez à partager vos documents Google.

Comment partager une feuille de calcul Google Docs

Étant donné que la plupart des utilisateurs de Google Docs partageront d'abord un document, puis utiliseront les règles de notification pour leur envoyer par e-mail les modifications apportées, nous allons d'abord indiquer comment partager un document sur Google Docs.

Regardez en haut à droite d'un document pour le bouton appelé Partager. Si vous passez votre souris dessus, il spécifie le statut de partage, qui est Privé à moi seul par défaut, ce qui signifie qu'il n'est partagé avec personne.

Cliquez ici Partager pour ouvrir la boîte de dialogue de partage avec d'autres personnes.

Si vous avez toujours le nom par défaut d'un document sans titre, vous serez invité à modifier le nom avant de partager.

Regarder sous Qui a accès et vous trouverez toute personne avec qui vous partagez le document. Comme la valeur par défaut est de ne pas partager, vous serez la seule personne répertoriée ici.

Cliquez sur Changer à côté de la Privé section. Cette Paramètres de partage fenêtre est de spécifier comment le partage doit avoir lieu.

Publique sur le Web: Le document peut être trouvé dans les moteurs de recherche et n'importe qui peut l'ouvrir et y accéder en fonction du Accès régner.

Toute personne ayant le lien: Seules les personnes qui ont le lien vers le document peuvent y accéder. L'accès est basé sur le Accès régner.

Privé: Personne ne peut voir ou modifier ce document, sauf le propriétaire.

Disons que nous choisissons la deuxième option pour Toute personne ayant le lien pour avoir accès à la visualisation du document.

Cliquez sur sauvegarder revenir à la normale Paramètres de partage la fenêtre. À partir de là, vous pouvez copier le lien à utiliser pour le partage ou utiliser l'un des boutons de partage social situés sous le lien.

Alternativement, au lieu d'utiliser les options ci-dessus, vous pouvez envoyer un document à quelqu'un par e-mail directement à partir du Paramètres de partage la fenêtre.

En bas, entrez un e-mail dans le Inviter des gens et spécifiez un type d'accès à droite.

Maintenant que nous avons partagé un fichier, voyons comment activer les notifications pour savoir quand un utilisateur apporte des modifications.

Activer les notifications pour une feuille de calcul Google

Note importante: Cette fonctionnalité n'est disponible que dans les feuilles de calcul Google Docs et non dans les documents et les diapositives.

Aller vers Outils -> Règles de notification.

Cela ouvrira le Définir des règles de notification la fenêtre. C'est ici que nous effectuerons toutes les modifications nécessaires pour les notifications par e-mail.

Sélectionnez l'une des options pour les événements qui devront avoir lieu pour une notification. Par exemple, choisissez Toutes les modifications sont apportées pour envoyer un e-mail lorsque quelque chose sur la feuille de calcul est modifié. Vous pouvez également sélectionner des cellules individuelles ou une autre option dans cette liste.

Enfin, choisissez quand envoyer l'e-mail en bas. Sous Avertissez-moi avec, sélectionnez pour recevoir un e-mail de synthèse qui sera envoyé une fois par jour avec des informations concernant les modifications ou choisissez Courriel – tout de suite pour recevoir la notification immédiatement après la modification.

Noter: Les notifications par e-mail sont envoyées uniquement à l'adresse liée au compte Google Docs. Aucune adresse supplémentaire ne peut être incluse dans les e-mails de notification.

Cliquez sur sauvegarder pour s'assurer que tous les changements sont soumis.

Conclusion

Partager une feuille de calcul avec un collègue est une excellente idée pour collaboration. C'est lorsque des modifications sont apportées que vous aurez probablement besoin de les vérifier et de les examiner. Configurez facilement des notifications par e-mail sur des feuilles de calcul partagées à l'aide de Google Docs.