Comment obtenir des réponses de Google Forms dans votre e-mail

Tandis que Formulaires Google donner aux utilisateurs la liberté de personnaliser le contenu de n'importe quel type de formulaire, il y a un contrôle limité sur les notifications sur les réponses reçues. Par défaut, Google Forms n'effectue pas automatiquement envoyer des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses aux formulaires, sauf si vous l'activez dans les paramètres du formulaire.

Et lorsque vous le faites, la notification par e-mail ne contient pas les réponses du formulaire. Cela signifie que vous devrez visiter votre tableau de bord Google Forms pour afficher les réponses du répondant à votre formulaire.

Pourquoi perdre du temps et de la bande passante Internet en laissant votre boîte de réception au tableau de bord Google Forms alors que vous pouvez faire apparaître les réponses dans le courrier de notification ?

Il existe un module complémentaire de Google Forms qui vous permet d'y parvenir, et tout ce que vous devez savoir pour le faire dans cet article ci-dessous.

Installation du module complémentaire

Étape 1: Ouvrez le formulaire dont vous souhaitez voir la réponse directement dans votre e-mail. Appuyez sur l'icône de menu à trois points dans le coin supérieur gauche.

Étape 2: Sélectionnez Modules complémentaires.

Cela ouvre G Suite Marketplace (une boutique en ligne pour les applications Web compatibles avec Google Apps) dans une nouvelle fenêtre.

Maintenant, nous installerions le module complémentaire qui vous permettrait d'obtenir le contenu des réponses au formulaire directement dans votre boîte de réception.

Étape 3: Taper Notification par e-mail pour Google Forms dans la zone de recherche et sélectionnez l'application correspondante sur la page de résultats.

Étape 4: Appuyez sur le bouton Installer.

Étape 5 : Appuyez sur Continuer pour accorder l'accès au module complémentaire « Notification par e-mail pour Google Forms » à votre compte.

Faites cela et une nouvelle fenêtre vous invitant à vous connecter à votre compte Google apparaît.

Étape 6 : Fournissez vos identifiants de compte et connectez-vous.

Une fois la connexion à votre compte réussie, les autorisations requises pour le module complémentaire sont répertoriées et l'interface vous invite à lui permettre d'accéder à nouveau à votre compte.

Étape 7 : Appuyez sur Autoriser pour accorder au module complémentaire les autorisations requises.

Une notification d'alerte de sécurité indiquant que « Notifications par e-mail pour les formulaires » a l'accès nécessaire sera envoyée à votre e-mail.

Vous pouvez maintenant utiliser le module complémentaire pour personnaliser votre réponse au formulaire afin qu'elle contienne le contenu des réponses du répondant.

Envoi de réponses de formulaire à votre e-mail

Étape 1: Lorsque vous avez terminé de créer ou de modifier votre formulaire sur le tableau de bord Google Forms, appuyez sur l'icône du module complémentaire dans le coin supérieur gauche de la page.

Étape 2: Appuyez sur l'option "Notifications par e-mail pour Google Forms".

Étape 3: Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, sélectionnez l'option « Créer une notification par e-mail ».

Cela ouvre une nouvelle section dans le coin inférieur gauche de la page Google Forms. C'est là que vous personnaliseriez le contenu des réponses au formulaire qui seraient envoyées à votre courrier électronique.

Étape 4: Saisissez un nom dans la section Nom de la règle. Le nom de la règle peut être le même que le titre/nom de votre formulaire. De cette façon, la règle serait facilement identifiable si vous deviez la modifier ultérieurement.

Sétape 5 : Ensuite, entrez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer les réponses au formulaire. Il peut s'agir de la même adresse e-mail connectée à votre compte Google Form ou d'une tout autre.

Étape 6 : Faites défiler vers le bas de la fenêtre et appuyez sur le bouton Enregistrer la règle pour finaliser toutes les modifications.

Et c'est tout. Chaque fois qu'il y a une nouvelle réponse à votre formulaire, vous serez averti avec les réponses/réponses du/des répondant(s), apparaissant également directement dans le courrier.

Vous n'aurez plus à visiter le tableau de bord Google Forms pour afficher les réponses à vos formulaires, sauf si vous le souhaitez.

Personnalisation de la sélection et du modèle de réponse

Une autre chose que j'ai aimée dans ce module complémentaire est qu'il permet aux utilisateurs de personnaliser le modèle de leurs réponses au formulaire.

Cela signifie que vous pouvez choisir la ou les questions dont vous souhaitez afficher les réponses dans votre boîte de réception.

Étape 1: Appuyez sur le bouton Modifier à côté de l'option « Utiliser un éditeur visuel ».

Cela ouvre une nouvelle fenêtre « Concepteur de modèles d'e-mails ».

Étape 2: Si vous n'avez besoin d'afficher que les réponses à une question particulière, effacez la mention « {{Toutes les réponses}} » dans le corps du message et appuyez sur le bouton déroulant « Ajouter un champ de formulaire ».

Étape 3: Dans la section "Répondre à...", sélectionnez une question dont vous souhaitez voir la réponse dans l'e-mail de réponse.

Vous pouvez sélectionner plusieurs questions les unes après les autres.

Étape 4: Dans la section Générique du champ de formulaire, vous pouvez également choisir d'ajouter d'autres détails facultatifs tels que l'URL du formulaire, la date de réponse, l'ID de réponse, etc.

Appuyez simplement sur l'un d'entre eux pour l'ajouter à votre modèle.

Étape 5 : Lorsque vous avez terminé de personnaliser votre modèle de formulaire, appuyez sur le bouton Enregistrer.

Gagnez du temps avec les modules complémentaires

Les modules complémentaires de Google Forms vous permettent de faire preuve de créativité avec vos formulaires. Ce module complémentaire de notifications par e-mail vous fait gagner du temps car il fournit toutes les réponses du répondant dans l'e-mail de notification. Sans quitter votre boîte de réception, vous avez toutes les informations dont vous avez besoin. Il vous permet même de personnaliser le modèle d'e-mail de notification. Vous devriez certainement l'essayer si vous êtes un fervent utilisateur de Google Forms.

Ensuite : Savez-vous que vous pouvez collaborer et gérer efficacement des enquêtes en envoyant automatiquement des réponses Google Forms à plusieurs adresses e-mail? Consultez le tutoriel ci-dessous pour savoir comment le faire.