Microsoft स्प्रेडशीट का उपयोग कैसे करें एक्सेल फ़ाइल संस्करणों का विश्लेषण करने के लिए तुलना करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में एक ऐसी सुविधा है जो उपयोगकर्ताओं को कार्यपुस्तिका में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करें. हालाँकि, एक बार कार्यपुस्तिका में परिवर्तन स्वीकार कर लिए जाने के बाद, परिवर्तनशील निशान हमेशा के लिए खो जाता है। तो, क्या होता है जब आपको कार्यपुस्तिका के पिछले संस्करण को वापस करने या संदर्भित करने की आवश्यकता होती है?

एक विकल्प जिसे आप आजमा सकते हैं वह है Microsoft स्प्रेडशीट तुलना। Microsoft स्प्रेडशीट तुलना उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेल फ़ाइल के दो संस्करणों की तुलना करना आसान बनाती है। टूल तब दो फाइलों के बीच के अंतरों को उजागर करता है जिससे परिवर्तनों को स्पॉट करना आसान हो जाता है।

Microsoft स्प्रेडशीट का उपयोग करने के लिए आवश्यकताएँ तुलना करें

आप माइक्रोसॉफ्ट स्प्रैडशीट की तुलना माइक्रोसॉफ्ट 365, ऑफिस प्रोफेशनल प्लस 2013, ऑफिस प्रोफेशनल प्लस 2016, और ऑफिस प्रोफेशनल प्लस 2019 में कर सकते हैं। उपकरण को माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टूल्स प्रोग्राम ग्रुप से एक्सेस किया जा सकता है।

कार्य की तुलना के लिए, स्प्रेडशीट के विभिन्न संस्करणों का होना आवश्यक है। उपकरण तब फाइलों का विश्लेषण करता है और कुछ मानदंडों का उपयोग करके मतभेदों को उजागर करता है। यहां देखिए यह कैसे काम करता है:

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Microsoft स्प्रेडशीट के साथ कार्यपुस्तिका के दो संस्करणों का विश्लेषण कैसे करें तुलना करें

किसी कार्यपुस्तिका के विभिन्न संस्करणों का विश्लेषण करने के लिए, आपको दोनों कार्यपुस्तिकाओं को स्प्रेडशीट तुलना उपकरण में आयात करना होगा। ऐसा करने का तरीका यहां बताया गया है:

चरण 1: प्रारंभ मेनू से, स्प्रेडशीट तुलना खोजें और इसे लॉन्च करें।

चरण 2: होम टैब पर, तुलना समूह में, डायलॉग बॉक्स लॉन्च करने के लिए फाइलों की तुलना करें चुनें।

चरण 3: फ़ाइलों की तुलना करें संवाद बॉक्स के भीतर, तुलना (पुरानी फ़ाइल) विकल्प के बगल में फ़ाइल आइकन चुनें। फाइल एक्सप्लोरर में एक्सेल फाइल को सेलेक्ट करें और ओपन पर क्लिक करें।

चरण 4: फ़ाइलों की तुलना करें संवाद बॉक्स में To (नई फ़ाइल) विकल्प के पास फ़ाइल आइकन चुनें। फाइल एक्सप्लोरर में एक्सेल फाइल को सेलेक्ट करें और ओपन पर क्लिक करें।

चरण 5: तुलना प्रक्रिया शुरू करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

ध्यान दें: यदि आप पाते हैं कि फ़ाइल तुलना का क्रम मिश्रित है, तो आप प्रत्येक कार्यपुस्तिका की स्थिति बदलने के लिए स्वैप पर क्लिक कर सकते हैं।

चरण 6: आप टूल के नीचे बाईं ओर स्थित चेकबॉक्स को चेक या अनचेक करके स्प्रैडशीट तुलना टूल विश्लेषण को सुव्यवस्थित कर सकते हैं। कुछ चेकबॉक्सों के कार्य नीचे दिए गए हैं:

• दर्ज मान: यह कार्यपुस्तिकाओं के भीतर डेटा इनपुट में बदलाव पर प्रकाश डालता है।
• परिकलित मान: यह कार्यपुस्तिकाओं के भीतर गणना मूल्यों में अंतर को उजागर करता है।
• सूत्र: यह कार्यपुस्तिकाओं के भीतर सूत्रों में बदलाव पर प्रकाश डालता है।
• नाम: यह कार्यपुस्तिकाओं के भीतर सेल नामों में अंतर को उजागर करता है।
• मैक्रोज़: यह कार्यपुस्तिकाओं के भीतर वीबीए कोड में अंतर को हाइलाइट करता है।

टूल के निचले दाएं कोने में एक ग्राफ, कार्यपुस्तिका में विभिन्न प्रकार के परिवर्तनों को रैंक करता है। इस ग्राफ़ का उपयोग कार्यपुस्तिकाओं में सबसे अधिक होने वाले परिवर्तनों की पहचान करने के लिए किया जा सकता है।

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Microsoft स्प्रेडशीट से तुलना परिणाम कैसे निर्यात करें तुलना करें

एक बार जब आप अपने वर्कशीट में परिवर्तनों का विश्लेषण करने के लिए स्प्रैडशीट तुलना के लिए ओके पर क्लिक करते हैं, तो पहचाने गए परिवर्तन विभिन्न टेक्स्ट और सेल फिल रंगों में हाइलाइट किए जाते हैं। तुलना के परिणाम या तो सीधे टूल पर उपयोग किए जा सकते हैं या किसी अन्य प्लेटफॉर्म पर निर्यात किए जा सकते हैं। ऐसा करने का तरीका यहां बताया गया है:

Microsoft Excel में तुलना परिणाम निर्यात करें

तुलना परिणामों को Microsoft Excel में निर्यात करके, आप उस पर और विश्लेषण कर सकते हैं। इसे निर्यात करने का तरीका यहां दिया गया है:

चरण 1: स्प्रेडशीट तुलना टूल के रिबन पर, निर्यात परिणाम चुनें, जो फ़ाइल एक्सप्लोरर लॉन्च करता है।

चरण 2: उस स्थान का चयन करें जिसे आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं और फ़ाइल के लिए एक नाम इनपुट करें।

चरण 3: सहेजें चुनें.

तुलना विश्लेषण अब आपके सहेजे गए स्थान पर उपलब्ध होना चाहिए।

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तुलना परिणामों को क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें

यदि आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को छोड़कर किसी अन्य प्लेटफॉर्म पर तुलना परिणामों का उपयोग करना चाहते हैं, तो क्लिपबोर्ड पर कॉपी करना सबसे अच्छा विकल्प है। ऐसा करने का तरीका यहां बताया गया है:

चरण 1: स्प्रेडशीट तुलना टूल के रिबन पर, क्लिपबोर्ड पर परिणाम कॉपी करें चुनें।

चरण 2: कॉपी किए गए डेटा को चिपकाने के लिए एक ऐप लॉन्च करें।

चरण 3: पेस्ट करने के लिए अपने कीबोर्ड पर Ctrl + V चुनें।

स्प्रेडशीट की सीमाएं तुलना करें

एक्सेल फ़ाइल के विभिन्न संस्करणों की तुलना करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट स्प्रेडशीट तुलना का उपयोग कैसे करें। हालाँकि, टूल की एक प्रमुख सीमा है कि तुलना की गई कार्यपुस्तिकाओं पर नोट किए गए परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार नहीं किया जा सकता है। उपकरण केवल दिखाता है एक्सेल शीट्स अगल-बगल और उपयोगकर्ताओं के लिए उन्हें पहचानना आसान बनाने के लिए परिवर्तनों को हाइलाइट करता है।