8 Tips Tim Microsoft Teratas untuk Menggunakannya Seperti Profesional

Kendur mengubah permainan perpesanan sejak debutnya pada Agustus 2013. Ini telah menggantikan email untuk komunikasi internal dalam banyak tim dan organisasi. Sementara itu, Tim Microsoft menyalip Slack dengan lebih dari 13 juta pengguna dengan menggabungkannya dengan layanan Office 365.

Plus, itu mendapat manfaat dari ekosistem kuat Microsoft yang dibangun selama bertahun-tahun. Jika penyiapan kantor atau organisasi Anda memiliki langganan Office 365, maka berkomunikasi dan berkolaborasi melalui Teams menjadi mudah.

Mari kita lihat beberapa tips dan trik terbaik bagi pengguna Microsoft Team untuk meningkatkan produktivitas mereka dan menggunakannya seperti seorang profesional.

1. Pintasan Keyboard

Pintasan keyboard dapat menghemat banyak waktu, terutama saat Anda menggunakan aplikasi seperti Teams. Anda kemungkinan besar akan menggunakannya sepanjang hari untuk berkomunikasi dengan rekan kerja. Hanya ada dua cara pintas yang perlu Anda ingat sebagai pemula untuk saat ini.

1. / — tombol garis miring akan menampilkan semua perintah yang dapat Anda berikan menggunakan berbagai pintasan keyboard.
2. /keys — daftar semua pintasan keyboard yang dapat Anda gunakan. Daftarnya agak panjang untuk dibagikan di sini. Temukan dan ingat yang berguna bagi Anda.

Seperti yang terlihat pada tangkapan layar, Anda akan mengetikkan dua pintasan ini di bilah pencarian di bagian atas untuk menemukan apa yang Anda cari.

2. Nama grup

Obrolan adalah fitur utama Microsoft Teams, tetapi mencari percakapan tertentu di dalam saluran bisa jadi sulit. Anda dapat mengatasi masalah ini dengan memberi nama yang bermakna pada jendela obrolan atau grup tersebut. Misalnya, jika Anda mendiskusikan panduan baru tentang Produk A, Anda dapat menamai jendela obrolan Produk A Bugs. Mempermudah pencarian di masa depan.

Untuk melakukannya, cukup klik ikon pensil di bagian atas jendela obrolan untuk mengedit, lalu beri nama. Hanya berfungsi untuk obrolan grup dan bukan obrolan pribadi.

3. Teruskan Email

Di GT, kami jarang menggunakan email dan sebagian besar mengandalkan Slack untuk berkomunikasi satu sama lain. Ini berfungsi untuk kami tetapi tidak berarti Anda dapat menghapus email sepenuhnya. Email di sini untuk tinggal. Microsoft tahu itu, dan itulah sebabnya itu memungkinkan pengguna untuk meneruskan email dengan lampiran ke saluran Tim dari domain email apa pun yang masuk daftar putih.

Tidak hanya itu, jika Anda mengklik Pengaturan lanjutan di layar berikutnya, Anda dapat mengontrol siapa yang dapat mengirim email, dan itu juga dari domain tertentu, untuk mengurangi email yang tidak diinginkan.

4. Buat GIF

Berbagi GIF itu menyenangkan, tapi menciptakan mereka bahkan lebih. Saya senang Teams mengizinkan anggota membuat GIF mereka sendiri, memungkinkan mereka untuk berkreasi dan mengurangi stres untuk menyeimbangkan diskusi serius.

Teams mengintegrasikan Giphy, tujuan GIF populer, untuk berbagi karya seni Anda dengan anggota tim lainnya.

5. Bot

Mengotomatiskan tugas yang berulang menghemat waktu dan bot dapat berguna. Teams memiliki sejumlah bot yang dapat Anda gunakan untuk keuntungan Anda. Bot Who berguna untuk menemukan anggota tim di seluruh organisasi berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka. Misalnya, siapa pemasar produk X utama?

Bot bertindak seperti anggota tim, yang berarti Anda dapat mengobrol dengan mereka, mengajukan pertanyaan, dan mereka akan menjawab.

Bot lain termasuk bot Kalender untuk menemukan slot terbuka di kalender dan penjadwalan Anda serta anggota tim janji temu, Polly untuk membuat jajak pendapat dan mengumpulkan umpan balik, dan YellowAnt untuk terhubung dengan lebih dari 40 aplikasi untuk menciptakan kecerdasan alur kerja. Begini caranya buat bot Anda sendiri.

6. tab

Teams hadir dengan fitur unik yang disebut Tab. Anda dapat mendedikasikan setiap tab ke satu sumber daya yang dapat berupa video, situs web, atau aplikasi. Itu tergantung pada apa yang ingin Anda capai dengannya. Saya pikir ini paling cocok untuk aplikasi yang ingin Anda gunakan saat bekerja dengan Teams.

Tab membuatnya sangat mudah untuk mengelola alur kerja dan menjaga bagian penting dari proses agar tidak tumpang tindih. Misalnya, Anda dapat membuat tab untuk Trello sehingga semua orang di tim dapat mengaksesnya dengan mudah. Cukup klik ikon '+' untuk memilih aplikasi. Perhatikan bahwa sudah ada tab untuk berbagi file.

7. Penanda buku

Fitur Teams yang kecil namun sering diabaikan adalah opsi bookmark. Jika Anda menerima pesan penting tetapi ingin kembali lagi nanti, Anda cukup menandainya dan merawatnya nanti.

Klik ikon menu di sebelah pesan untuk melakukannya.

8. Pembaca Imersif

Apakah seseorang berbagi dokumen dengan Anda? Alih-alih membacanya secara keseluruhan, Anda dapat menggunakan opsi Pembaca Immersive untuk melakukan dua hal. Hapus semua gangguan sehingga hanya teks yang terlihat. Memudahkan untuk fokus pada dokumen atau pesan.

Anda juga dapat mendengarkan dokumen dengan kata-kata yang disorot secara real time. Fitur keren lainnya adalah terjemahan. Anda dapat memilih pesan dan menerjemahkannya ke lebih dari 60 bahasa menggunakan Microsoft Translator.

Kerja Sama Tim Sepanjang Jalan

Microsoft Teams adalah alat kolaborasi yang luar biasa, dan tidak perlu dipikirkan lagi jika Anda sudah bekerja dengan produk Microsoft lainnya seperti Office 365. Semoga beberapa tips yang kami bagikan di atas dapat membantu Anda menjadi lebih produktif.

Selanjutnya: Apakah Kotak Masuk Outlook Anda lepas kendali? Klik tautan di bawah ini untuk mempelajari cara menggunakan aturan untuk mengelola Outlook 365.