Cara Membuat Template Email di Microsoft Outlook

Salah satu cara terbaik untuk menghemat waktu pada tugas yang berulang adalah dengan membuat template. Templat membantu menyediakan struktur atau formulir untuk konten apa pun. Misalnya, di Microsoft Outlook, pengguna dapat membuat template email alih-alih membuat email dari awal setiap kali.

Template email ini berguna ketika email keluar memiliki konten yang sama atau struktur yang serupa. Untuk membuat template email di Microsoft Outlook, pengguna dapat menggunakan: Fitur Suku Cadang Cepat atau add-in Template Saya. Berikut cara kerjanya:

Juga di Guiding Tech

Buat Template Email Menggunakan Bagian Cepat di Microsoft Outlook

Quick Parts adalah galeri di Microsoft Outlook yang berisi konten yang dapat digunakan kembali seperti teks dan gambar. Pengguna dapat dengan mudah memilih item ini dan memasukkannya ke dalam email, permintaan rapat, tugas, dll. Berikut cara menggunakan Quick Parts untuk membuat template email:

Catatan:

Langkah 1: Luncurkan Microsoft Outlook di komputer Anda.

Langkah 2: Dari Ribbon, pilih New Email untuk membuat email yang akan disimpan sebagai template.

Langkah 3: Sorot teks surat.

Langkah 4: Klik pada tab Insert dan pada grup Text, klik pada drop-down Quick Parts.

Langkah 5: Dari opsi yang terdaftar, pilih Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat untuk meluncurkan kotak dialog.

Langkah 6: Di dalam kotak dialog, isi detail yang relevan untuk bidang di bawah ini:

• Nama: Ini adalah pengidentifikasi unik untuk setiap entri. Bagian Cepat mencantumkan nama dalam urutan abjad. Anda akan menemukan ini sangat berguna ketika Anda memiliki beberapa entri.
• Galeri: Outlook membantu Anda menyimpan konten Bagian Cepat ke galeri tertentu. Ini sangat membantu ketika Anda memiliki banyak template yang tersimpan.
• Kategori: Anda harus tetap menggunakan General kecuali jika Anda membutuhkan pengelompokan tambahan untuk template Anda. Kategori seperti sub-folder, dan mereka milik galeri.
• Keterangan: Ini adalah komentar yang membantu menjelaskan setiap entri atau template. Anda tidak pernah melihat atribut ini sehingga tidak perlu repot.
• Simpan Di: Untuk memastikan bahwa konten tersedia untuk digunakan di email Outlook, gunakan NormalEmail.dotm. Anda juga dapat mengisolasi entri Anda berdasarkan template.
• Pilihan: Atribut ini membantu menentukan bagaimana Anda memasukkan setiap entri.

Langkah 7: Klik OK untuk menyimpan detail entri baru Anda. Anda selalu dapat mengakses entri ini untuk tujuan yang berbeda, termasuk membuat email.

Langkah 8: Untuk menggunakan template baru, buka bagian email tempat Anda memerlukan template untuk muncul.

Langkah 9: Pilih Quick Parts dan klik template yang akan digunakan.

Catatan: Item apa pun yang disimpan di Quick Parts hanya tersedia secara lokal di PC.

Juga di Guiding Tech

Buat Template Email Menggunakan Add-In Template Saya

Template Saya adalah add-in yang disediakan oleh Microsoft untuk memfasilitasi entri teks sekali klik. Dengan fitur ini, pengguna dapat menyimpan frasa yang sering digunakan dan menambahkannya ke email saat dibutuhkan. Fitur ini sudah diinstal sebelumnya di Outlook; namun, pengguna harus memiliki akun email dengan server Microsoft Exchange.

Berikut cara menggunakan add-in Template Saya:

Catatan: Add-in Template saya tersedia di Microsoft Outlook 2019, 2016, dan 2013 serta Microsoft 365.

Langkah 1: Luncurkan Microsoft Outlook.

Langkah 2: Dari Pita, pilih Email Baru.

Langkah 3: Pada tab Pesan dan di dalam grup Template Saya, klik Lihat Template.

Catatan: Jika add-in Lihat Templat tidak dikonfigurasikan sebelumnya di Pita Outlook, pilih File dan Kelola Add-In untuk menginstalnya.

Langkah 4: Pada kotak dialog baru, klik Template.

Langkah 5: Di kotak teks kosong, berikan judul dan isi email.

Langkah 6: Klik Simpan untuk memastikan templat tersedia kapan pun Anda membutuhkannya.

Langkah 7: Klik pada template yang baru dibuat untuk mentransfernya ke badan email.

Catatan: Template yang dibuat menggunakan add-in Template Saya disimpan di kotak surat Anda dan dapat diakses dari mana saja.

Juga di Guiding Tech

Membuat Template Email di Gmail

Baik menggunakan fitur Quick Parts atau add-in Template Saya, Anda dapat dengan mudah membuat template sederhana di Microsoft Outlook. Anda juga dapat membuat Template di aplikasi email lain seperti Gmail menggunakan Gorgias.