13 Cara Terbaik Menggunakan Dropbox Paper

Sudah beberapa tahun sejak Dropbox Paper keluar dari fase beta. Alat kolaborasi memungkinkan Anda membuat catatan yang dapat dibagikan dan rapi mengatur dokumen dan file ke dalam folder atau proyek. Dropbox Paper menerima semua jenis konten dan format media, sehingga sangat mudah untuk membuat bagan dokumen.

Dropbox Paper mampu melakukan lebih dari itu. Jika Anda ingin menjelajahi potensi penuh kertas Dropbox, lihat peretasan dan trik yang disebutkan di bawah ini.

1. Buat Folder Khusus Undangan

Secara default, saat Anda membuat folder di Dropbox Paper, semua anggota tim dapat melihatnya. Namun, jika Anda ingin membuat folder untuk orang tertentu di tim, solusi terbaik adalah membuat folder khusus undangan.

Untuk melakukannya, klik tombol Buat folder baru di panel kanan, dan setelah jendela baru muncul, tambahkan namanya. Selanjutnya, ketuk ikon seperti bangunan di pita bawah, dan pilih Undang saja.

Pilih nama anggota tim Anda, dan tekan tombol Buat.

Tip keren: Anda juga dapat memilih untuk membuat folder terbuka untuk semua secara diam-diam. Untuk melakukannya, hapus centang nama anggota sebelum Anda menekan tombol Buat.

Juga di Guiding Tech

2. Lihat Kekuatan Pencarian

perlu mencari dokumen memiliki kata tertentu? Pencarian kekuatan memungkinkan. Yang perlu Anda lakukan adalah mengetikkan kata kunci di bilah pencarian, dan file atau folder yang relevan akan segera muncul.

Misalnya, Artikel Ransomware muncul di dalam folder GT > Android > Posts > AI untuk akun saya. Jadi, saya tidak perlu jauh-jauh ke folder itu.

Demikian pula, Anda bisa mencari berdasarkan judul dokumen dan alat akan mengurus sisanya.

3. Ambil Jalan Pintas

Di zaman yang serba instan ini, Anda juga harus mengikuti mantra yang sama saat mengelola tim Anda di atas Kertas, terutama dalam hal memformat dokumen Anda.

Dropbox Paper hadir dengan berbagai macam pintasan keyboard. Terlepas dari pintasan umum seperti Ctrl+B untuk Bold dan Ctrl+U untuk Underline, alat kolaborasi ini mendukung sekumpulan alternatif.

• Daftar bernomor: 1. diikuti oleh spasi
• Daftar tugas: [] diikuti dengan spasi
• Judul: Ctrl+Alt+1
• Tanggal: /tanggal diikuti spasi

Jadi, jika Anda harus menambahkan serangkaian tugas, tambahkan * diikuti dengan spasi, dan poin akan ditambahkan secara instan.

Dengan ini, Anda menghemat banyak waktu bolak-balik antara toolbar dalam dokumen. Juga, mereka membuat alur kerja Anda lebih mulus.

Untuk mengetahui daftar lengkapnya, cukup klik ikon keyboard di pojok kanan bawah.

4. Buat To-Dos seperti Bos

Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, untuk menambahkan daftar periksa item yang perlu Anda lakukan adalah mengetikkan [] diikuti dengan spasi. Sekarang, kabar baiknya adalah Anda dapat menetapkan daftar periksa/tugas ini saat bepergian hanya dengan menambahkan tanda @ diikuti dengan nama anggota tim.

Jadi, jika Anda perlu membuat tugas bernama 'Tambahkan Komentar di Facebook' dan assign ke Sylvia dengan tanggal jatuh tempo 11 Maret 2020, Anda hanya perlu mengetikkan perintah berikut.

[] Tambahkan Komentar di Facebook @Sylvia /11/03/2020 

Itu dia. Tidak ada urusan bermain-main dengan toolbar atau di pita atas.

Tip keren: Gunakan ikon Present di bagian atas untuk mempresentasikan dokumen Anda sebagai slideshow.

Juga di Guiding Tech

5. Tambahkan Dokumen ke Folder

Apakah Anda sering membuka folder tertentu untuk menempatkan dokumen di dalamnya? Itu buang-buang waktu yang mengerikan.

Cara terbaik adalah membuat dokumen di halaman beranda. Dan setelah Anda menamainya, klik tautan Tambahkan ke Folder di bawah nama dokumen, dan alat akan menangani sisanya.

Tahukah kamu: Dokumen tanpa struktur folder akan ditampilkan sebagai Belum Diarsipkan di halaman beranda.

6. Terlalu Banyak Emoji? Hitung Mereka!

Pikirkan Anda menggunakan cara terlalu banyak emoji pada dokumen Anda? Daripada duduk menghitungnya secara manual, bagaimana kalau kita biarkan Dropbox Paper melakukan pekerjaan itu?

Ya, anda membacanya dengan benar. Terlepas dari penghitungan standar seperti jumlah kata dan jumlah karakter, Dropbox Paper juga menghitung jumlah emoji.

Jadi, jika Anda merasa 29 emoji itu terlalu berlebihan, Anda bisa kembali ke dokumen dan menghapusnya.

Untuk memeriksa jumlah kata, ketuk tombol tiga titik di sudut kanan atas dan tekan opsi untuk Jumlah Kata.

7. Tempel Tangkapan Layar seperti Pro

Trik keren lainnya yang dapat dilakukan Dropbox Paper adalah Anda tidak perlu melakukannya unggah tangkapan layar dan gambar cara konvensional. Yang harus Anda lakukan adalah menyalin gambar dari sumbernya dan menempelkannya di dokumen Anda.

Selain itu, menata ulang gambar di Dropbox Paper semudah menyeret dan melepas. Pilih gambar yang ingin Anda pindahkan, dan gerakkan penunjuk mouse Anda ke posisi pilihan Anda. Bagus, kan?

Juga di Guiding Tech

8. Tautan ke Berbagai Item Media

Baik itu file audio atau video YouTube, Dropbox Paper memungkinkan Anda menampilkannya dengan lebih mudah. Mantranya? Salin dan tempel. Ya, Anda tidak perlu menambahkan tautan sematan.

Di sini, Anda hanya perlu menyalin tautan video (atau lagu) dari bilah alamat dan menempelkannya di dokumen Anda — Ya, mirip dengan gambar dan tangkapan layar.

9. Integrasikan dengan Kalender Anda

Last but not least, Anda dapat mengintegrasikan Paper ke Google Kalender (atau MS Outlook). Untuk melakukannya, klik pada nama dokumen dan Anda akan melihat perintah kecil berwarna abu-abu untuk Tautkan acara kalender.

Pilih kalender pilihan Anda, dan setelah pengaturan selesai, tambahkan tanggal dan catatan rapat.

Kabar baiknya adalah setelah kalender Anda terintegrasi, semua rapat mendatang akan ditampilkan di halaman beranda Paper.

10. Tautan seperti Ninja

Ya, saya tahu ada ikon berguna selain Undang yang memungkinkan Anda menambahkan tautan eksternal. Tapi, sulit untuk mengkliknya dan kemudian menambahkan tautan setiap kali Anda harus menambahkan tautan.

Hal cerdas yang harus dilakukan adalah memilih teks yang ingin Anda tautkan, tekan Ctrl+K, lalu tambahkan link. Bagus, benar!

11. Ekspor Dokumen Anda

Dropbox juga memungkinkan Anda ekspor dokumen Anda dalam format PDF, Word atau Markup. Itu sangat berguna jika Anda harus mengirim beberapa dokumen ke klien atau mitra bisnis yang tidak memiliki akses ke Dropbox Paper tim Anda.

Untuk mengekspor, pilih dokumen dari halaman beranda dan tekan tombol Ekspor, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah.

Selanjutnya, pilih format Anda, dan unduhan akan dimulai dalam beberapa detik.

Letakkan Pena ke Kertas

Terlepas dari semua fitur di atas, Dropbox Paper memungkinkan Anda berintegrasi dengan mudah dengan aplikasi pihak ketiga yang memperluas cakupan alat hingga beberapa derajat. Di atas segalanya, Anda dapat menautkan ke file dan dokumen Dropbox Anda semudah menambahkan kotak centang atau daftar peluru.

Selanjutnya: Mencari cara untuk menggunakan Dropbox dari dalam Gmail? Simak artikel selanjutnya untuk mengetahui caranya.