Cara Menyimpan Tanggapan Formulir Google ke Spreadsheet yang Berbeda dengan Mudah

Google Forms mungkin adalah salah satu layanan paling populer untuk mengumpulkan survei, dan mudah untuk mengetahui alasannya. Dari menambahkan logika kondisional ke mengunggah file, Formulir adalah anugerah bagi surveyor dan guru. Tetapi seperti yang harus Anda ketahui sebagai pengguna yang kuat, sangat sulit untuk menyortir dan menganalisis setiap respons pada lembar, terutama jika Anda memiliki segudang respons.

Bukankah lebih mudah jika Anda dapat menyimpan setiap respons Google Form ke lembar yang berbeda secara otomatis berdasarkan jawabannya?

Nah, ini sudah hampir tahun 2020, dan akan sangat disayangkan jika Anda harus melakukan semua penyortiran dan analisis secara manual. Berkat rumus dan fungsi Google Sheets yang mudah, menyimpan semua respons Formulir ke masing-masing lembar adalah tugas yang mudah.

Yang perlu Anda lakukan adalah mencari tahu bagaimana Anda ingin tanggapannya dipisahkan. Setelah Anda mengetahui kondisinya (kondisi tunggal atau beberapa kondisi), langkah selanjutnya cukup mudah.

Mari kita mulai.

Metode 1: Menggunakan Kueri

Metode ini menggunakan fungsi Query dari Google Sheets. Bagi mereka yang tidak sadar, fungsi ini menggunakan kueri sederhana seperti SQL untuk menyortir data tabel sesuai preferensi Anda.

Dari rumus matematika seperti Jumlah dan Rata-rata hingga menggunakan klausa seperti Berisi dan Suka, Anda dapat bereksperimen dengan banyak hal. Dan tentu saja, Anda dapat memilih rentang data di mana Anda ingin kondisi ini dipenuhi.

Setelah selesai, Anda dapat meletakkan tanggapan pada lembar yang berbeda.

Jadi, jika kita harus mencari rata-rata kolom A, kueri akan terlihat seperti,

=Kueri (A1:A12,"pilih rata-rata (A)")

Berikut beberapa syarat yang harus dipenuhi,

• Kueri harus diapit dengan tanda kutip.
• Jika tidak, kueri harus berisi referensi ke nilai sel.
• Nilai kolom harus berupa Boolean, String, atau Numerik.

Metode ini hanya memerlukan pengaturan awal berdasarkan nilai formulir Anda. Setelah Anda puas dengan hasil awal pengujian Anda, Anda kemudian dapat membagikan formulir tersebut kepada publik.

Cara Menggunakan Fungsi Kueri Spreadsheet untuk Menyimpan Tanggapan Formulir Google

Langkah 1: Buka Google Formulir dan buat formulir Anda. Dalam kasus kami, kami telah membuat formulir dengan pertanyaan pilihan ganda (MCQ) karena kami ingin memisahkan data sesuai nama kota.

Setelah selesai, buka tab Responses dan klik menu tiga titik di samping ikon Sheets kecil.

Pilih Pilih tujuan respons dari menu dan klik Buat spreadsheet baru. Beri lembar nama yang mudah diingat.

Setelah tautan ke spreadsheet tersebut dibuat, buka melalui Google Spreadsheet. Pada titik ini, Anda akan melihat bahwa nama lembar pertama telah berubah menjadi Respons Formulir 1.

Langkah 2: Sekarang, buka lembar kedua, dan rekatkan rumus berikut pada sel pertama,

=query('Bentuk Respons 1'!A: E,"Pilih * Dimana D='Mumbai'")

Seperti yang Anda lihat, nama lembar didahulukan, lalu rentang sel, lalu kueri bersyarat Anda. Setelah mengubah kondisi dalam kueri, ulangi hal yang sama untuk semua tab lainnya.

Dalam kasus kami, lembar ketiga dan keempat tampak seperti,

=query('Bentuk Respons 1'!A: E,"Pilih * Dimana D='Delhi'")

=query('Bentuk Respons 1'!A: E,"Pilih * Dimana D='Kolkata'")

Langkah 4: Sekarang, yang harus Anda lakukan adalah mengirimkan beberapa tanggapan tes dan melihat keajaiban terungkap.

Kiat Pro: Jika Anda hanya ingin memilih nilai kolom, ganti * dengan nama kolom.

Tweak Query Lebih Lanjut

Hal yang baik adalah bahwa lembar menangani penamaan header dan Anda tidak perlu khawatir tentang mereka.

Anda juga dapat mengubah kueri lebih lanjut agar sesuai dengan kondisi formulir Anda. Misalnya, jika Anda ingin mencocokkan jawaban responden dengan nilai string, klausa 'Where' akan diganti dengan klausa 'Contains' atau 'Like'. Dan jika Anda membandingkan nilai string, selalu bijaksana untuk mengonversi string menggunakan fungsi Upper.

=query('Bentuk Tanggapan 1'!A: E,"Pilih * Dimana E Berisi 'baik'") =query('Bentuk Tanggapan 1'!A: E,"Pilih * Dimana E suka 'baik'")

Selain itu, kueri Google Sheet tidak secanggih pernyataan SQL. Pertama, Anda tidak dapat menggunakan parameter '%' untuk mencocokkan jawaban dengan nilai string yang diberikan. Ini hanya berfungsi untuk pencocokan tepat. Jadi, bahkan jika seseorang telah menjawab 'baik' dalam tanggapannya, kueri di atas tidak akan menjawabnya.

Demikian pula, Anda juga dapat bermain-main dengan tanggal.

Catatan: Anda akan memiliki gulir ke kanan untuk melihat atau memilih seluruh formula yang ditawarkan di bawah ini.

Spreadsheet hanya memahami format tanggal 'yyyy-mm-dd', jadi Anda mungkin harus menyetel format kolom terlebih dahulu untuk hasil yang lebih baik.

=query (Bentuk Tanggapan 1'!A: D,"pilih C, B di mana B > tanggal '"&TEXT(DATEVALUE("1/1/2000"),"yyyy-mm-dd")&"'",1 )

Anda juga dapat menambahkan lebih dari satu kondisi di seprai Anda. Yang harus Anda ingat adalah memisahkan dua kondisi dengan 'Atau' atau 'Dan'.

Metode 2: Filter

Fungsi alternatif lain yang dapat Anda gunakan adalah Filter, untuk kondisi sederhana dan dapat digunakan untuk mendapatkan hasil tertentu.

Misalnya, berikut ini akan menyaring melalui Baris 1 hingga baris 7 ketika nilai kolom D1 hingga D2 memiliki nama Mumbai.

=filter('Bentuk Tanggapan 1'!A1:E7,'Bentuk Tanggapan 1'!D1:D7="Mumbai")

Namun, rumus ini mungkin gagal jika Anda mencari pengiriman formulir otomatis di mana jumlah baris mungkin melebihi harapan Anda.

Bekerja cerdas

Jadi, begitulah cara Anda dapat memisahkan respons Google Forms ke lembar yang berbeda dengan mudah. Yang terbaik adalah bahwa data master akan selalu ada di lembar pertama untuk Anda referensikan nanti.

Satu-satunya batasan adalah Anda tidak akan dapat menyalin konten lembar melalui fungsi 'Salin ke' secara langsung. Dalam hal ini, Spreadsheet menyalin rumus alih-alih konten ke dalam spreadsheet baru, yang pada gilirannya membuat spreadsheet baru tidak berguna.

Kabar baiknya adalah Anda masih dapat menyalin dan menempelkan konten secara manual.

Selanjutnya: Haruskah Anda membuang Formulir Google untuk Formulir Jot? Baca artikel berikut untuk menemukan layanan mana yang dibuat untuk Anda.