Quali sono i vantaggi di SharePoint? – TechCult

SharePoint è integrato con Microsoft Office, il che significa che gli utenti possono creare, modificare e collaborare documenti utilizzando applicazioni Office familiari, come Word, Excel e PowerPoint, e quindi salvarli direttamente in SharePoint. Qui, abbiamo discusso dei vantaggi dell'utilizzo di SharePoint per la gestione dei documenti e abbiamo visto se l'app è adatta per il business o per qualsiasi tipo di lavoro che svolgi. A causa dei vari vantaggi che non devono essere rivelati nell'articolo, le persone hanno fatto ricorso a questa opzione. Inoltre chiarirai i tuoi dubbi come SharePoint PaaS o SaaS. Quindi, leggiamo i vantaggi di SharePoint per saperne di più.

Quali sono i vantaggi di SharePoint?

SharePoint fornisce una posizione centrale per l'archiviazione e la gestione di tutti i tipi di documenti, consentendo ai membri del team di accedere e collaborare facilmente ai file da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Qui scoprirai i vantaggi di SharePoint, i vantaggi di SharePoint per le aziende, chiarirai le tue domande come SharePoint PaaS o SaaS o meno e molti altri in dettaglio.

Che cos'è Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint è una piattaforma robusta, altamente flessibile e versatile per condividere file tra i dipendenti di un ufficio. È possibile leggere le informazioni nella sezione per comprendere meglio la presentazione dei vantaggi di SharePoint.

• Consiste in un sistema sicuro di collaborazione e gestione dei documenti basato sul Web ed è alimentato da Microsoft.
• Questa applicazione viene utilizzata per la condivisione di documenti, la ricerca avanzata e la collaborazione sui contenuti. Insieme a questi, supporta anche operazioni di base come la condivisione delle informazioni, la trasparenza e la collaborazione.
• Oltre il 75% delle aziende Fortune 500 utilizza questa app per semplificare i processi aziendali e quindi ridurre i costi coinvolti. Quindi, se sei perplesso dalla domanda se SharePoint sia degno, forse puoi fidarti della scelta delle multinazionali.
• L'interfaccia utente facile da usare e ben progettata, simile a quella di Office 365, aiuta a ottenere la migliore esperienza utente.
• L'unico requisito per l'utilizzo della piattaforma è disporre di un browser Web funzionante e di una connessione Internet attiva.

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Dopo aver letto l'introduzione generale dell'app SharePoint, potrebbero essere poste ulteriori domande come SharePoint PaaS o SaaS. Continua a leggere l'articolo per trovare le risposte anche a queste domande.

I vantaggi di SharePoint che aiutano nella gestione del business e di altre attività sono riportati in questa sezione. Questo può aiutare a perfezionare la tua comprensione dell'app e quindi a decidere la risposta alla domanda se SharePoint è degno.

1. Gestione dei documenti e collaborazione

L'uso principale di questa app è gestire i documenti e garantire che la collaborazione avvenga perfettamente. Puoi organizzare le informazioni dell'azienda per un facile accesso, accesso e razionalizzazione del flusso di informazioni e accedere all'archiviazione cloud utilizzando dispositivi mobili. I vantaggi generali dell'utilizzo di SharePoint per la gestione dei documenti sono elencati di seguito.

• Questo aiuta a prendere decisioni migliori, rispettare le scadenze, comprendere la strategia aziendale condivisa e utilizzare la funzione di mobilità per consentire la condivisione di file con un clic. Il framework cloud salva i file nel cloud.
• Condividi i documenti per il feedback o rivedi e commenta individualmente in tempo reale, salva il file nella libreria di SharePoint, fornisci l'accesso alle parti interessate e comunica agli altri la modifica tramite e-mail.
• Un'altra caratteristica simile per la revisione è la funzione Metadati che aiuta a mantenere le informazioni per il monitoraggio dei documenti e consolidare i file per un progetto. Inoltre, puoi creare una colonna per ogni elemento invece delle cartelle nella gerarchia. Questo aiuta a filtrare i dati e ottenere informazioni rapidamente.
• Migliora il flusso di lavoro e il processo decisionale poiché l'app sincronizza automaticamente le modifiche apportate dai membri del team nel documento, eliminando quindi più versioni. Insieme a questo, puoi vedere l'intera cronologia delle versioni del documento e annotare gli editor nel documento.
• Insieme al controllo della versione, altre funzionalità come il check-out e il check-in dei documenti, la ricerca dei documenti, gli avvisi di autorizzazione, modelli personalizzati flusso di lavoro del documento e avvisi sui documenti, ti consente di connetterti istantaneamente con i membri del team tramite chat e condividere schermate.

2. Gestione dei contenuti

Insieme a questo, può essere utilizzato per preparare e programmare contenuti, inclusi documenti di Office, per la pubblicazione su vari siti Web su Internet e piattaforme social. I vantaggi dell'utilizzo di SharePoint per la gestione dei documenti e la distribuzione dei contenuti possono essere attribuiti alla funzionalità specificata. Aiuta a condividere contenuti all'interno e all'esterno dell'organizzazione, creare e modificare attività e convertire documenti da un formato a un altro inclusi i formati di file PDF, Word ed Excel. Inoltre, può essere utilizzato per creare, modificare ed eliminare il contenuto di qualsiasi sito creato o persino creare un nuovo sito da zero.

3. Semplificazione rapida dei processi aziendali

Insieme a un'esperienza utente coerente e semplificata, puoi raccogliere e organizzare i dati in un unico posto e le informazioni dai fornitori, la comunicazione con i clienti o le interazioni con i partner sono compilate in forma guidata soluzioni. Crea portali di business intelligence e visualizza i dati su dashboard, portali web o scorecard per prendere decisioni migliori. Traccia e traccia le preferenze dei clienti, prevedi le fluttuazioni della domanda e dell'offerta, raccogli e pubblica i dati memorizzati sul portale e realizza renderli accessibili agli utenti dell'organizzazione ed estrarre e pubblicare informazioni da fonti come Excel, OneNote e Microsoft SQL Server. Inoltre, le funzionalità di base come il controllo delle versioni dei file, l'indicizzazione, l'opzione di ricerca avanzata e l'interfaccia Web consentono di semplificare i processi aziendali.

Le seguenti funzionalità sono vantaggi di SharePoint che devi considerare per optare per una piattaforma uni-purpose.

4. Funzionalità multiuso integrata

L'app ha una funzione integrata per adattarsi a lavori multiuso e fornire flessibilità nelle operazioni di spostamento. L'adattabilità dell'app da utilizzare per varie opzioni è elencata di seguito.

• Gestisci la funzionalità interna: Aiuta nella condivisione delle informazioni, nella pianificazione delle attività e nella gestione dei contatti, fungendo quindi da sito Web interno per l'azienda. A causa di ciò, i vantaggi dell'utilizzo di SharePoint per la gestione dei documenti sembrano aiutare nel corretto funzionamento.
• Accesso specifico agli amministratori: In base allo stato del documento, l'amministratore può assegnare diversi livelli di autorizzazione agli utenti e consentire alle parti interessate di condividerli e modificarli.
• Altre funzioni: Oltre alla gestione dei file e alla condivisione dei documenti, questo può essere utilizzato per ottenere informazioni commerciali, gestire siti di social network ed eseguire altre operazioni virtuali.

5. Amministrazione centralizzata

Utilizzando un'unica dashboard, puoi accedere rapidamente alle funzionalità operative, comprese le impostazioni di sicurezza, i siti di backup e i dati dei siti, eseguire ripristini e aggiornare i privilegi.

• Trasmetti dati, monitora e gestisci documenti, semplifica e automatizza i processi e le operazioni aziendali, semplificando il lavoro su progetti di gruppo.
• Utilizza un servizio VPN mentre sei connesso alla rete nei server aziendali per accedere a dati e documenti, facilitando così la gestione dei file.

6. Personalizzazione

Un'altra funzionalità di base è la personalizzazione, ovvero la possibilità di modificare o mantenere le funzionalità predefinite. Crea elementi personalizzati, personalizza l'interfaccia o crea un'interfaccia utente personale e utilizza la funzione di trascinamento della selezione per migliorare facilmente l'esperienza dell'utente. Inoltre, puoi modificare il sito intranet in base al design, alla navigazione, al contenuto e alle funzionalità.

7. Consolidamento del sito

L'app consente di integrare tutti i siti e gli ambienti di lavoro condivisi in un'unica piattaforma, riducendo così i costi di amministrazione del sito. I membri del team interno possono accedere e gestire i siti internet e intranet consolidati che li aiutano a gestire i documenti e modificare il controllo degli accessi. Inoltre, possono creare siti Web intranet per comodità interna, automatizzare le attività e sviluppare applicazioni personalizzate.

8. Integrazione

Se desideri avere una piattaforma consolidata da integrare con altre piattaforme, puoi leggere questa funzionalità in vantaggi di SharePoint. L'app utilizza semplici tecniche di integrazione come SOAP o Simple Object Access Protocol, XML o Extensible Mark-up Language e gestori di eventi per documenti ed elenchi. Oltre alle applicazioni aziendali come Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified Comunicazioni, ERP, CRM e altri sistemi di back-office, è possibile integrare browser web e web applicazioni. L'unica limitazione è che la versione di SharePoint Online è limitata ai browser Web Microsoft Edge e Internet Explorer.

9. Sicurezza avanzata

Con le funzionalità di sicurezza avanzate che utilizzano i firewall per impedire l'uso non autorizzato, puoi gestire efficacemente i dati aziendali e archiviare le informazioni nelle soluzioni cloud. Gli aggiornamenti e l'autenticazione del flusso di lavoro vengono regolarmente aggiornati per ridurre il rischio di interruzioni e accessi non autorizzati e quindi fornire un'integrità dei dati affidabile.

Per garantire che le informazioni riservate siano intatte, le configurazioni di sicurezza, l'accesso e la modifica vengono eseguiti a livello di documento o elemento. Inoltre, puoi configurare diverse impostazioni per controllare la capacità di condivisione, l'archiviazione, il controllo, la solida crittografia dei dati e il backup su cloud per mantenere i dati al sicuro. Un altro vantaggio di SharePoint è che consente di configurare le impostazioni di sicurezza a livello di singoli file o per un insieme specifico di documenti, siti, cartelle ed elenchi per eliminare tutti i rischi per la sicurezza.

10. Risoluzione del problema

Un altro vantaggio di SharePoint è che sostituisce il metodo tradizionale di richiedere agli sviluppatori Web di migliorare o creare un sistema di gestione del database. Utilizza le API o le interfacce di programmazione dell'applicazione per aiutare nella gestione del database sia in SharePoint Online che in SharePoint Server per lo stesso. Questo ha una funzione altamente reattiva che aiuta a tenere un registro dei rapporti aziendali e rispondere alle domande dei clienti e anche rispondere all'organizzazione e aiutare nella creazione di soluzioni. È facile gestire la connettività dei dati aziendali ed eseguire l'operazione secondo la richiesta.

Leggi anche:Incredibili suggerimenti e trucchi per la libreria di documenti di SharePoint

Vantaggi di SharePoint per le aziende

L'app Microsoft SharePoint viene utilizzata per creare molte applicazioni e siti Web ed eseguire le operazioni di condivisione. I vantaggi di SharePoint per le aziende sono indicati nei punti seguenti.

• Le applicazioni del flusso di lavoro, i database degli elenchi, le funzionalità di sicurezza e altre web part ci consentono di creare nuovi prodotti che includono siti Web e relativi sottositi.
• Un altro vantaggio di SharePoint per le aziende è che aiuta a connettersi e collaborare con altri team aziendali, tenere riunioni e discutere vari concetti.
• Crea intranet o reti private per organizzare e archiviare i dati aziendali al loro interno. Questa funzione è come un sito Web e puoi gestire facilmente le voci dei file nel server intranet.
• Creare siti secondari per diversi reparti come il marketing, in modo che la categorizzazione delle informazioni sia possibile e l'identificazione di dati specifici possa essere semplice. Questo può essere considerato un vantaggio di SharePoint per le aziende in quanto può ridurre il tempo dedicato alla ricerca di informazioni.

Presentazione dei vantaggi di SharePoint

I casi d'uso o le opzioni per utilizzare SharePoint sono elencati in questa sezione. È possibile trovare la presentazione dei vantaggi di SharePoint elencata nella sezione e vedere se la piattaforma è adatta come piattaforma multitasking.

• Gestione delle informazioni chiave- La condivisione di file e il mantenimento dei file nella raccolta documenti è la caratteristica chiave, in cui è possibile controllare tutte le informazioni rilevanti. Oltre a questo, la piattaforma può essere utilizzata come People directory, ovvero puoi controllare i dati delle persone che hanno accesso per modificare o condividere file e molto altro.
• Amministrazione del sito- Un altro vantaggio dell'utilizzo di SharePoint è la creazione e la gestione di siti Web. Questo può essere utilizzato per creare siti personali e utilizzarli come diario personale o creare siti di blog per condividere informazioni preziose con un'ampia gamma di pubblico. Un'ulteriore presentazione dei vantaggi di SharePoint è la possibilità di utilizzare siti di social network aziendali come Yammer.
• Gestione di eventi- Questa piattaforma può essere utilizzata per gestire qualsiasi evento virtuale ospitato online. Come accennato in precedenza, questo può essere utilizzato come directory delle persone e registrare le informazioni delle persone nell'evento. Insieme a questo, puoi condurre sondaggi e pubblicare domande sui forum di discussione per ottenere l'opinione delle persone.

SharePoint è PaaS o SaaS?

SharePoint è un Saas, che è abbreviato come Software as a Service. SaaS è una combinazione di IaaS o Infrastructure as a Service, PaaS o Platform as a Service, Application e Data. Questo servizio combinato aiuta a rendere la piattaforma praticabile e affidabile. Per dare la risposta alla domanda su SharePoint PaaS o SaaS, possiamo scriverla come:

SaaS = IaaS + PaaS + Applicazione + Dati

• Questo modello di servizio offre tempi di attività elevati per la maggior parte dei servizi fino a 99,99 SLA, in cui il CSP o il provider di servizi cloud esegue la maggior parte delle operazioni.
• Poiché la maggior parte delle impostazioni è preconfigurata dalla piattaforma Microsoft, è sufficiente configurare i record DNS della piattaforma.
• La piattaforma è SaaS in quanto può aiutare nella gestione di applicazioni, dati, patch di sicurezza, sistemi operativi, hardware e strutture relative al data center.
• Il servizio SaaS nella piattaforma aiuta a gestire l'automazione del flusso di lavoro per le aziende. Il processo di qualsiasi operazione prevede tre fasi, ovvero la pubblicazione delle informazioni per l'approvazione, la raccolta di feedback sui file e l'avviso alla persona successiva tramite e-mail sullo stato dell'elemento. Poiché hai la risposta alla domanda su SharePoint PaaS o SaaS, puoi comprendere la migliore funzionalità del servizio. Questo flusso di lavoro ininterrotto menzionato in precedenza è fornito dal servizio SaaS alla piattaforma.

SharePoint è degno?

SÌ. Microsoft SharePoint è davvero una piattaforma degna in quanto può essere utilizzata per vari scopi. Essendo un'opzione conveniente, questo ti consente di ottenere numerosi vantaggi sulla piattaforma rinomata. Puoi tenerne conto quando decidi di acquistare un'opzione alternativa per la condivisione di file. Tuttavia, la vera risposta alla domanda se SharePoint sia degno dipende dall'esigenza dell'utente di risolvere problemi immediati ea lungo termine. Inoltre, questo è molto adatto se stai cercando un'opzione per personalizzare l'intranet.

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L'articolo spiega circa vantaggi di SharePoint app. Ci auguriamo che tu sia stato in grado di conoscere i vantaggi di SharePoint per le aziende e di aver chiarito la tua domanda relativa a SharePoint PaaS o SaaS o meno. Aiutaci a migliorare condividendo le tue domande e i tuoi suggerimenti nella sezione dei commenti. Inoltre, facci sapere quale di queste funzionalità ti sembra vantaggiosa.