5 best practice per mantenere in sicurezza l'utilizzo di Microsoft Office 365

Microsoft Office è considerata l'opzione preferita nello spazio della suite di produttività. Il popolare software è utilizzato da milioni di consumatori e imprese Intorno al mondo. Tiene anche una forte presa sul settore Enterprise. Ecco perché diventa sempre più necessario utilizzare in sicurezza Office 365, le versioni online per una facile collaborazione.

L'azienda offre una vasta gamma di Personal, Attività commercialee piani Enterprise. Con ogni piano, puoi accedere alle app di Office, OneDrive e altro insieme ad alcune condizioni. Ovviamente creerai, modificherai e memorizzerai informazioni personali e riservate utilizzando Microsoft Word, Excel e OneDrive.

Ecco perché è essenziale rafforzare la sicurezza durante il processo di modifica, visualizzazione e condivisione.

In questo post, ti guiderò alle cinque pratiche principali per continuare a utilizzare Office 365 in modo sicuro. Applica queste misurazioni e non preoccuparti del furto di dati o di qualsiasi uso improprio. Iniziamo.

Ottieni Office 365

1. Usa una password complessa e abilita 2FA

Questo è un gioco da ragazzi. Durante la creazione di un account Microsoft, usa la password complessa con una combinazione di lettere, numeri e caratteri speciali.

Se sei preoccupato di ricordarli, ti consiglierei di investire in un gestore di password. Ci sono molte offerte capaci come LastPass, Enpass, 1Password, SafeInCloud e altro ancora.

Puoi utilizzare il loro generatore di password integrato e l'accesso automatico sia su iOS che su Android per un'esperienza di accesso senza problemi.

La scelta di una password complessa è una parte del processo. Ti consiglio vivamente di rafforzare la sicurezza utilizzando l'autenticazione a due fattori.

Non optare solo per la verifica del numero di cellulare. Ci sono stati molti casi in cui gli hacker sono stati in grado di accedere all'account di una persona utilizzando uno scambio di SIM e quindi leggere l'OTP dai messaggi. Il CEO di Twitter Jack Dorsey è la vittima recente di tali pratiche.

Utilizzo App 2FA (autenticazione a due fattori) che generano codici casuali in un certo periodo. Inserisci quel codice dopo la schermata della password. Authy sarebbe la mia scelta preferita per il supporto multipiattaforma e le capacità di sincronizzazione.

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2. Documenti sensibili protetti da password

Per impedire agli sconosciuti di aprire e accedere a documenti sensibili, puoi sempre proteggere i documenti con password utilizzando lo strumento password integrato.

Fare clic sul menu Rivedi dalla barra multifunzione, toccare Proteggi documento e la finestra di dialogo ti consentirà di aggiungere password e alcune regole al riguardo.

Parlando di regole, puoi aggiungere una password per visualizzare un documento, impostare un'altra password per consentire ad altri di apportare modifiche a un documento. Si può anche impedire ai colleghi di aggiungere commenti utilizzando ulteriori opzioni.

Puoi abilitare quel piccolo interruttore nella sezione sulla privacy per nascondere le informazioni personali dal file.

3. Aggiungi la data di scadenza al collegamento di condivisione di OneDrive

Le app di Office 365 integrano strettamente la piattaforma cloud Microsoft OneDrive. Bene, puoi anche usare Box e Dropbox, ma ti consiglierò OneDrive poiché è integrato per impostazione predefinita su Windows 10 e include anche 1 TB di spazio di archiviazione per gli abbonati a Office 365.

Ogni file Word, PowerPoint ed Excel viene salvato automaticamente sulla piattaforma cloud di Microsoft.

Ora, quando si condivide un file o una cartella dall'app OneDrive, Microsoft offre un modo accurato per aggiungere data e ora di scadenza a quel collegamento condiviso.

Su OneDrive Web, quando condividi una cartella, puoi toccare Condividi e scegliere una data di scadenza impostata. Da lì, seleziona l'ora e la data di scadenza del collegamento.

Le cose sono un po' complicate sui dispositivi mobili, però. Segui i passaggi seguenti per eseguire la stessa azione sulle app iOS e Android.

Passo 1: Scarica OneDrive e accedi con credenziali e codice 2FA.

Passo 2: Passa alla cartella che desideri condividere e tocca il menu a tre punti.

Passaggio 3: Seleziona Condividi e scegli le impostazioni del collegamento.

Passaggio 4: Aggiungi ora e data al collegamento e attiva l'interruttore.

Poiché la funzionalità sopra menzionata è correlata a OneDrive, puoi utilizzare la stessa tecnica anche per aggiungere scadenza a immagini e video.

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4. Aggiungi password ai collegamenti OneDrive

L'opzione due sopra menzionata è più utilizzata quando si desidera proteggere con password solo un file alla volta. Ma se vuoi condividere 8-10 documenti in una volta sola, è meglio che tu proteggere i collegamenti di OneDrive con una password.

In questi casi, puoi caricare tutti i documenti in un'unica cartella su OneDrive.

Ora apri il Web di OneDrive, seleziona la cartella e tocca il menu Condividi. Dalla finestra di dialogo, seleziona aggiungi password e poi condividi il link della cartella.

La persona ricevente dovrà inserire una password prima di accedere ai file in essa contenuti.

So che la soluzione non è personalizzabile come l'opzione della sezione che ti consente di bloccare determinate autorizzazioni e nascondere i dettagli personali. Tuttavia, nel complesso il modo OneDrive porta a termine il lavoro in termini di un livello di sicurezza aggiuntivo.

Sfortunatamente, non puoi utilizzare la funzione sulle app mobili. È disponibile solo sul Web di OneDrive.

5. Usa la biometria su OneDrive

Come avrai intuito, OneDrive svolge il ruolo centrale nell'esperienza di Office 365.

Che si tratti di OneNote, Word o Excel, ognuno di essi salva il file su OneDrive. Ecco perché è importante tenerlo al sicuro utilizzando la biometria sulle app mobili.

Vai in Impostazioni > Sicurezza e attiva FaceID o la protezione delle impronte digitali per iOS e Android.

Scarica OneDrive per iOS

Scarica OneDrive per Android

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Goditi un'esperienza Office 365 sicura

Microsoft comprende le esigenze dei consumatori e delle aziende di proteggere i propri dati. Ecco perché l'azienda ha introdotto diverse misure di sicurezza nella suite Office 365.

Di recente, l'azienda annunciato Personal Vault per OneDrive, che ti consente di aggiungere documenti personali con un ulteriore livello di sicurezza.

Prossimo: Ti stai chiedendo cos'è il Vault personale e vuoi saperne di più? Leggi il post qui sotto per vedere maggiori dettagli.