הגדר אישורי מסירה וקריאה עבור הודעות דוא"ל ב-MS Outlook

מלבד לשמש כשיטת תקשורת, ניתן להתייחס למיילים גם כהוכחות רשמיות בדיונים. במקום המשמעות שיש לה למקצועיות יש להקפיד על כך העברת הודעות בזמן הנכון והיכולת להשיב לחשובים ביותר בכל הנסיבות (גם אם אתה בחופשה).

כמו כן, יש לעקוב אחר הודעות בעלות חשיבות גבוהה לעיתים (מהמקור ליעד). זה יכול להבטיח שהודעה נמסרה ו/או נקראה על ידי האדם הנכון. MS Outlook (לקוח שולחני) כולל כלי משולב שיעזור לך בכך.

הערה: זה עובד הכי טוב כאשר גם השולח וגם המקבל משתמשים בלקוח שולחן העבודה של Outlook. משתמשי Gmail עשויים לנסות RightInbox כדי לעקוב אחר הודעות ו Yesware לבדוק מי קרא את ההודעות.

הפעלת בקשות קבלה ב-Outlook

הדרך הפשוטה ביותר להפעיל בקשות למשלוח ולקריאת מיילים היא לסמן את תיבות הסימון המתאימות בזמן יצירת הודעת דואר אלקטרוני חדשה. האפשרויות זמינות תחת אפשרויות -> מעקב בחלון האימייל החדש.

עם זאת, זה ישמש כבקשת יחיד ותצטרך לחזור על הפעילות עבור כל מופע נדרש. להגדרה קבועה, בצע את השלבים המאופקים:-

שלב 1: נווט אל Outlook כלים ולחץ על אפשרויות כדי להעלות את אשף ההגדרה.

שלב 2: בתיבת הדו-שיח 'אפשרויות' החלף את ההדגשה ל העדפות לשונית. לחץ על כפתור הקריאה אפשרויות אימייל תחת אימייל סָעִיף.

שלב 3: תיבת הדו-שיח אפשרויות דוא"ל תופעל בשלב הבא. תַחַת טיפול בהודעות תוכל למצוא אפשרויות מעקב. לחץ על הכפתור הזה.

שלב 4: כפי שמוצג בתמונה למטה, סמן קבלת משלוח לקבל אישור על מסירת הודעות ולסמן אישור קריאה כדי לקבל אישור שההודעה שלך נצפה.

שלב 5: לחץ על בסדר. לחץ על בסדר עבור כל תיבות הדו-שיח שנערמו משלב 2 עד שלב 4.

עם הגדרה זו תצטרך לנווט באופן ידני אל אפשרויות -> מעקב בחלון האימייל החדש רק בכל מקרה מיוחד.

מה קורה לאחר מכן?

ניסיתי לבדוק אם ההגדרה עובדת. שלחתי מייל עם קבלת הקבלה מסומנת וזה מה שקיבלתי בתגובה.

ניסיתי את זה שוב לקבלת קריאה ושמתי לב שזו שכבה מותנית. על הכונס לתת את הסכמתו על מנת לשלוח את אישור הקריאה לשולח ההודעה.

עם כל ההסכמה, קיבלתי אישור קריאה על הודעת הבדיקה שלי כפי שמוצג בתמונה למטה.

סיכום

זה משהו שאולי לא תדרשו בחיי היום יום שלכם. אבל בהחלט, זה מושך קצת תשומת לב במקרים שבהם אתה רוצה להבטיח ולעקוב אחר התקדמות הדברים. האם אתה חושב שזה נותן לך יתרון נוסף עם המיילים שלך בעבודה? ספר לנו בקטע ההערות.