טיפים וטריקים מדהימים של SharePoint שאתה צריך לדעת

בין אם אתה ארגון גדול או קטן, SharePoint הוא שירות שכל אחד יכול להשתמש בו כדי להפוך את העסק שלו ליעיל. באמצעות אתר זה תוכלו לנהל ולשתף מידע בקלות עם עובדים אחרים ללא מאמץ. אם אין לך ידע מתאים כיצד להשתמש בתכונות השונות של SharePoint, זו יכולה להיות עבודה קשה להשתמש במלוא הפוטנציאל של הפלטפורמה הזו. לכן, החלטנו לכתוב מאמר כדי לחלוק איתך כמה עצות לרשימת SharePoint. אתה מתרגש להכיר אותם? כשאנחנו נרגשים לחלוק את הידע שלנו, בואו נתחיל. כמו כן, תלמד דוגמאות לרשימות SharePoint.

טיפים וטריקים מדהימים של SharePoint שאתה צריך לדעת

הצגנו בפירוט דוגמאות לגבי רשימות SharePoint וטיפים וטריקים לרשימות SharePoint.

על SharePoint

הוא הוצג לראשונה על ידי מיקרוסופט בשנת 2001

פלטפורמת ניהול ושיתוף מידע. זה עוזר לארגונים ליצור אתרים לאחסון ולשתף נתונים עם העובדים שלהם. אתה יכול ליצור סוגים רבים של אתרים עם SharePoint, כגון אתרי צוות, אתרי תקשורת, אתרים קלאסיים וכו'. הדבר הטוב ביותר הוא שהוא מגיע עם כמה גרסאות של Office 365. כמו כן, אתה יכול לרכוש אותו כשירות עצמאי.

עם זאת, ישנן אפשרויות שאתה עובד בחברת IT ומעולם לא שמעת על פלטפורמת ניהול תוכן זו. הסיבה לכך היא שארגונים קטנים רבים אינם משתמשים בכלי זה ומחליפים אותו ביישומי Microsoft Office אחרים. אבל זה לא משנה את העובדה עד כמה חזק SharePoint. ויש לו פוטנציאל למלא את רוב הדרישות שלך. הוא משתמש בזרימת עבודה כדי לספק כלי שיתוף פעולה כמו רשימות, ספריות, מסדי נתונים וכו'.

בניגוד ליישומים אחרים של מיקרוסופט, הוא אינו מקבל עדכונים תכופים. למרות עובדה זו, ל-SharePoint עדיין יש מראה מודרני והוא גם די מאובטח.

עובדות על SharePoint

• על 100מִילִיוֹן אנשים ברחבי העולם משתמשים בכלי שיתוף הפעולה הזה.
• כִּמעַט 50 אחוז מהחברות המובילות בעולם, כולל חברות Fortune 500, משתמשות ב-SharePoint לצרכיהן היומיומיים.
• מיקרוסופט היא ארגון די גדול שמרוויח מיליארדי דולרים בשנה. אבל האם אתה יודע ש-SharePoint מרוויח כמעט 2 מיליארד דולר בשנה מסך ההכנסות שלה.
• עובדה מהנה נוספת היא שמיקרוסופט מקבלת 10,000 משתמשי SharePoint חדשים ביום.
• בעידן המודרני הזה, מיומנות אחת שמבוקשת היא קידוד. עם זאת, לא כולם אוהבים קידוד, וייתכן שרבים מהעובדים שלך לא יודעים כיצד לקוד. אז על ידי שימוש בתכונת הגרירה והשחרור הקלה של SharePoint, כל אחד יכול לבנות אתר ללא קידוד מילה אחת.
• ישנם 3 מצבים שונים שבהם אתה יכול להשתמש בכלי זה: On-Premise, Cloud והיברידית. אז, זה לא רק חזק אלא גם גמיש.

כעת, קרא עוד כדי ללמוד על טיפים לרשימת SharePoint.

לאחר שתקבל תשובות לרוב השאלות החשובות שלך, הגיע הזמן ללמוד טיפים וטריקים לרשימה מקוונת של SharePoint.

1. ייצוא נתונים לאקסל

אחת התכונות של רשימת SharePoint היא הפונקציה של ייצוג גרפי מתקדם של נתונים. אז אם אתה מנהל את הנתונים שלך ברשימת SharePoint וצריך להשתמש בתכונת הייצוג הגרפי, עליך לייצא את הנתונים ל- Excel. הסיבה לכך היא שהייצוג הגרפי אינו זמין ברשימת SharePoint. ייצוא ל-Excel הוא תכונה שימושית למדי, וכדאי להשתמש בה כדי לחסוך זמן יקר. זה היה הטיפ הראשון שעזר לפתור את השאילתה שלך, עצות לרשימת SharePoint. בואו נכיר את הטיפ השני.

2. השתמש ביכולת סינון

אחת האטרקציות העיקריות של רשימת SharePoint היא אפשרות הסינון. עם סינון, אתה יכול למצוא בקלות את המידע שחיפשת תוך שניות. אבל הפעולה הזו עשויה להימשך שעות למצוא ללא אפשרות הסינון הזו.

3. שילוב עם יישומי Microsoft 365 אחרים

אתה יכול לשלב את רשימת SharePoint עם אפליקציות משרדיות אחרות, שהיא תכונה חזקה ונוחה. ליעילות, אתה יכול לשלב את הרשימה עם Power Apps, Power Automate ו-Power BI. זה היה הטיפ השלישי לטריקים ברשימת SharePoint. כעת נעבור לטיפ הבא.

4. הגדר הרשאות

הרשאה היא תכונה שהופכת את SharePoint למשתלמת יותר ולפתרון טוב יותר להרבה תוכנות רישום אחרות. הדבר הטוב ביותר הוא שאתה יכול להתאים אישית את ההרשאות. אם חלק מהעובדים אינם צריכים להשתמש באפשרות העריכה, אתה יכול לספק להם רק את ההרשאות הדרושות. זה לא רק נוח, אלא גם מקטין את הסיכון למחיקת מידע חשוב על ידי עובד מתחיל.

5. פשטות היא המפתח

הטריק הבא ברשימת SharePoint הוא הפשטות שלו. אבל אל תבין את הרעיון הלא נכון. זה עדיין כלי חזק. עם זאת, רבים יכולים להשתמש בו בצורה מורכבת אם הם לא יודעים כיצד להשתמש בכל כלי כראוי ולהפוך את הדברים למסובכים. אז אנחנו נציע לכם לא לעשות את זה ולעשות רשימות שמכבדות את המינימליזם. איך אתה יכול לעשות רשימות מינימליסטיות? התשובה פשוטה. קרא על הפונקציות וכיצד לשמור נכון מידע בפורמט הנכון.

קרא גם:Microsoft 365 Copilot: עוזר AI חדש עבור אפליקציות Office

מגבלות רשימת SharePoint

לאחר שלמדת עצות לרשימת SharePoint, ספר לנו על המגבלות שלה. ישנן מגבלות מסוימות של רשימת SharePoint שכדאי לזכור. הם מוזכרים להלן:

• 30,000,000 הוא המספר המרבי של פריטים שתוכל להוסיף לרשימת SharePoint. עם זאת, אפשר לומר שזה די והותר. כן, אם הארגון קטן, אז רק ההצהרה הזו נכונה. אבל במקרה שזו אחת מחברות ה-Fortune 500, אנחנו לא בטוחים שאפילו זה יכול להספיק.
• 250 MB היא מגבלת הגודל המקסימלית של רשימה. זה יכול להיות מגביל אם אתה רוצה להוסיף קבצים מצורפים ולא רק למלא את הרשימה במילים.
• אולי תרצה להסתיר איזה עמודns ממשתמשים מסוימים. אבל למרבה הצער, זה כן בלתי אפשרי לעשות זאת ברשימת SharePoint, מה שיכול להיות חיסרון גדול עבור משתמשים מסוימים.
• אם אתה רוצה הסתר כמה תצוגות רשימה עבור משתמשים מסוימים, אז זה גם כן בלתי אפשרי לעשות את זה.
• אם אלפי מסמכים או פריטים נמצאים ברשימה, חלק מהמשתמשים עשויים לקבל א שגיאת סף כאשר מחפשים ברשימה פריט ספציפי.
• ברשימות, שמות אפשרויות כלליים כמו פריט חדש, פריט ערוך, צ'ק-אין וצ'ק-אאוט זמינים. אבל אתה לא יכול להתאים אישית את התפריט לפי דרישה.

קרא את הסעיף הבא כדי לדעת על דוגמאות של רשימות SharePoint.

SharePoint רשימות דוגמאות

כעת בוא ניתן לך כמה דוגמאות לרשימות SharePoint להרחבת ההבנה שלך בעניין זה.

1. רשימת דוגמאות לקורס

ברשימת דוגמאות הקורסים, אנו יכולים לאחסן נתונים שונים על קורסים. הזן פרטים כמו שם הקורס, שם המדריך, תיאור, עלות הקורס וסוג הקורס.

2. רשימת חופשות

ברשימה מסוג זה תוכלו לעקוב אחר הפרטים על חופשות העובדים. הזינו פרטים כמו שם העובד, סיבת העזיבה, תאריך החופשה, תקופה כוללת, אושרה או לא וכו'.

3. ניהול פרוייקט

אם אתה מנהל חברה, אז יהיה לך פרויקט. כמו כן, כדי לנהל את הפרויקט הזה ביעילות, אתה יכול להשתמש ברשימה ב-SharePoint. פרטים שניתן לשים ברשימת ניהול פרויקטים הם שם הפרויקט, תאריך התחלה, תאריך סיום, הקצאה, תקציב ומשך זמן.

4. רשימת גיוס/טרקר

אם אתה משאבי אנוש, אז רשימה זו תעזור מאוד. באמצעות מעקב אחר גיוס עובדים, תוכלו לעקוב אחר פרופילי מועמדים, תאריכי ראיונות, סטטוסי מועמדות וכו'. כמה פרטים שאתה יכול להוסיף הם שם המועמד, תפקיד, תאריך הגשת מועמדות, תאריך ראיון, שם המגייס, כתובת הדוא"ל של המועמד, ניסיון וכישורים.

5. רשימת סקר עובדים

כדי לנהל חברה מצליחה, צריך עובדים טובים. אנחנו יודעים שקשה להשיג עובדים טובים. עם זאת, האם אתה יודע מה קשה יותר? כדי לשמור אותם! אם אתה רוצה לנהל חברה מצליחה ורוצה לשמור על הצלחה זו, אז יש צורך לשמוע את ההצעות והתלונות של העובדים. כדי לעשות זאת, אתה יכול לנהל רשימת סקרים. אתה יכול לכלול את הפרטים ברשימה זו: שם, תאריך, שכר, הטבות בריאותיות, תרבות עבודה, משוב על ביצועים, הזדמנות עבודה וכו'.

קרא גם:כיצד לפתור את SharePoint עריכת Web Part לא מותר

רשימות SharePoint לעומת ספריות SharePoint

לאחר שתקבל את המידע הדרוש על SharePoint, בואו נכיר כמה הבדלים בין רשימות SharePoint וספריות.

האם רשימת SharePoint טובה יותר מ- Microsoft Excel?

התשובה תלויה בשימוש. אם אתה רוצה חווית תוכנה פשוטה עם גמישות, אז אתה יכול להשתמש ברשימה, שהיא בחירה טובה יותר. Excel הוא הבחירה הטובה יותר אם אתה רוצה כמה פונקציות חזקות כמו גרפים. בזמן שאנו דנים ב-SharePoint כאן, נדע כמה דברים שהופכים אותו לטוב יותר מ- Excel.

• זה קַלללהשתמש, ואתה לא צריך להשקיע חודשים בלימוד התכונות של רשימת SharePoint.
• זה יכול בקלות לשלב עם אפליקציות אחרות של Microsoft 365, מה שעושה את זה ליותר גָמִישׁ מאשר גיליון אלקטרוני.
• בדיוק כמו קניות באמזון, אתה יכול למצוא בקלות את המידע הנכון באמצעות ה יכולות סינון מתקדמות ברשימה.
• באקסל, משתמשים יכולים להוריד קובץ מסוים, להזין בו נתונים, ולאחר מכן לשלוח אותו בדוא"ל לבוס שלהם. שיטה זו היא לא רק מייגעת, אלא שהיא גם עלולה לגרום לטעויות. עם זאת, ברשימה, משתמשים יכולים לבצע שינויים בנתונים, ותהיה רק ​​גרסה אחת שלו. אין עותקים ואין כאב ראש של ניהול מספר קבצים.
• ב-Excel, לא ניתן לבצע אופטימיזציה של הרשאות עבור כל משתמש. אתה צריך לתת את כל ההרשאות או כלום, מה שעלול להוביל לבעיות כמו מחיקת תאים חשובים, בעיות עיצוב וכו'. עם זאת, אתה יכול בחר את ההרשאות אתה רוצה לתת לעובד ברשימות.

מוּמלָץ:

• 22 האלטרנטיבות הטובות ביותר לדרופבוקס
• 7 דרכים לתקן מיקום לא זמין iPhone iMessage
• טיפים וטריקים מדהימים של ספריית מסמכים של SharePoint
• כיצד ליצור רשימת SharePoint

אנו מקווים שהמאמר הזה ימשיך טיפים לרשימת SharePoint היה מועיל לך. שיתפנו גם מידע נוסף שעזר לך לקבל ידע נוסף על דוגמאות של רשימות SharePoint. אם עדיין יש לך שאלות, אל תשכח להשתמש בקטע התגובות, והצוות שלנו יטפל בשאילתה שלך. אתה יכול גם להציע נושאים חדשים בתגובות, ואנו נכתוב על כך מאמר ייעודי. שמור את האתר שלנו בסימניות שלך לעיון עתידי. תודה שקראת.