מעבר מ-Evernote ל-Google Keep Notes and Docs: My Experience

בחודש שעבר, כתבתי א פוסט מפורט הסבר מדוע העברתי את כל הנתונים והקבצים שלי מ-Dropbox ל-Google Drive. זה חלק מהמאמץ המתמשך שלי להעביר הכל לפלטפורמה אחת. הרעיון שלי הוא להשתמש בפחות אפליקציות ותוספות/תוספות לטובת עקביות, אחידות ואינטגרציה טובה יותר בין פלטפורמות וממשק משתמש.

היום, אחלוק את החוויה שלי במעבר מ-Evernote ל-Google Keep (שנקרא כעת Keep Notes) ו-Docs. למה בחרתי בגוגל? רוב מוצרי Google הם בחינם או זולים יותר מהמתחרים. כמו כן, גוגל תומכת כמעט בכל הפלטפורמות הגדולות.

הייתי מעריץ גדול של אפליקציית לוח השנה של Sunrise לפני שמיקרוסופט קנתה אותה וסגרה אותה. השתמשתי באפליקציית ניוטון למיילים, ועכשיו זה כן כיבוי גַם. גם גורלה של אוורנוט תלוי על כף המאזניים שכן החברה כבר עשתה זאת איבדה את ה-CTO ו-CFO שלה והשמועות נמצאות בספירלה מטה ללא צמיחה בחודשים האחרונים.

בתרחיש כזה, הגיוני לפעול במהירות ולעבור לסט של חלופות אמינות. ככה התחלתי.

גם על Guiding Tech

1. Evernote ל-Google Keep

בעוד ש-Evernote מציע את היכולת לראות את כל המחברות וההערות שלך בבירור בסרגל הצד, Google Keep נוקט בגישה שונה.

Keep מציעה ממשק פשוט. עם זאת, אין בו מחברות או מערכת היררכיית קבצים. במקום זאת, אתה יכול ליצור הערות שניתן לקודד בצבע לטובה הצגה וארגון.

תמיד נהניתי מאפליקציות מושכות חזותית ושמחתי לגלות שעכשיו אני יכול להקצות לכל הערה צבע. זה הופך את החיפוש אחר מידע על פרויקט או נושא מסוים למהיר הרבה יותר.

אני גם אוהב את הרעיון שאני יכול המרת Keep ל-Google Docs מתוך הממשק.

Google Keep מסתמך על תגים ותכונת החיפוש החזקה של Google כדי לעזור לך למצוא את מה שאתה מחפש בהערות שלך. אם אתה מחפש מבנה תיקיות כדי להבין את ההערות והרעיונות שלך, תצטרך להסתכל ב-Google Docs, אבל עוד על כך בהמשך.

Keep מאפשר למספר משתמשים לשתף פעולה על פתק אחד בחינם, בניגוד ל-Evernote. אתה צריך את תוכנית Evernote's Plus בשביל זה. עכשיו אני יכול להזמין חברים לתרום לרשימת מטלות של כל הפעילויות שאנחנו יכולים להשתתף בהן בטיולים שלנו.

Evernote אפשרה לי להוסיף הערות לתמונות תוך כדי תנועה. ב-Google Keep, אני יכול לצייר. בין אם זה פתק ריק חדש או קיים עם תמונה, אני יכול להיות יצירתי כאן.

מה לגבי משתמשים עסקיים שמשתמשים בצ'אט ובמצגת העבודה של Evernote? אני מאמין Hangouts יפעלו בסדר גמור במצבים אלו. אתה יכול להשתמש בו לצ'אט או שיחות וידאו במהלך פגישות. במקום להשתמש במחברות והערות, כעת תשתמש בתיקיות ובקבצים ב-Drive ובהערות ב-Keep.

בשולחן העבודה של Windows, השתמשתי בפתקים דביקים כדי ליצור הערות קצרות שאוכל למחוק מאוחר יותר בעוד כמה ימים. לא הייתה תכונת סנכרון זמינה. גם Google Keep החליף אותו.

אני נוטה לשכוח דברים שאני אמור לעשות כשאני בחוץ. Keep עוזר לי לרשום אותם במהירות. יצרתי פתק להדפיס כרטיסי ביקור בחנות דפוס מקומית והוספתי תזכורת למיקום. כשאהיה בסביבה, Keep יזכיר לי את זה. עם Evernote, יכולתי ליצור רק תזכורות מבוססות זמן.

אזור אחד שבו Keep מאיר מעל Evernote הוא רשימות. ב-Keep, כאשר אני יוצר רשימה עם מספר פריטים ומסמן אותם כשבוצעו, כל ערך עובר לתחתית הרשימה. כשהתחלתי להקליד פריט, Keep הזכיר לי שהוא כבר קיים ברשימה ועזר לי להימנע מהכפילות. תכונה זו זמינה באפליקציות רבות של רשימות מטלות כמו Todoist.

דוגמה מצוינת לשימוש ברשימות היא ליצור פתק רשימת קניות עבור הבית שלך ולשתף אותו עם בן/בת הזוג. מקל על קניית מצרכים וסימון פריטים. הטענה היחידה שלי היא שאני לא מקבל התראה כשמשהו מסומן מהרשימה.

גם Evernote וגם Keep מאפשרים לי לצלם רעיונות תוך כדי תנועה באמצעות טקסט, תמונות וקול. אם כבר מדברים על קול, Keep עושה אחד טוב יותר מאשר Evernote כאן. כל התזכירים הקוליים יומרו לטקסט ויישמרו באותה הערה לעיון מאוחר יותר.

החסרונות של Keep

אבל זה לא הכל שמש. מה שאני לא אוהב ב-Keep הוא איך הוא מתייחס להערות ולרשימות בנפרד. הערה יכולה להיות רשימה עם תיבות סימון או הערה עם טקסט, תמונה וקול. זה לא יכול להיות שילוב של השניים. זה מתסכל.

בעוד Notes הוא רב עוצמה ומדהים, הוא אינו משתלב עם יומן Google. Google Docs עושה זאת מדוע Google Keep לא יכול? שלחתי ציוץ לצוות, והם ביקשו ממני להגיש בקשת תכונה. לגוגל יש גם א אפליקציית משימות שאינו משלב את Keep.

הצד החיובי, הצלחתי להתקין אותו על כל מכשיר שבבעלותי בניגוד ל-Evernote שבו בחשבון החינמי שלי, הוגבלתי ל-2 מכשירים.

גם על Guiding Tech

בהיותך מוצר של Google, Keep יציע אוטומטית ביטויים כשאתה מתחיל להקליד, ואם הערך כבר ברשימה שלך, הוא יזכיר לך את אותו הדבר. לאחר מכן תוכל לבטל את הסימון.

Keep אינו תומך בטקסט עשיר, מה שאומר שאני לא יכול להשתמש במודגש, נטוי או כל רמזים חזותיים אחרים כדי לעזור לי לארגן את המחשבות שלי בתוך הערה כמו שעשיתי ב-Evernote.

פעם יצרתי פתק ממש ארוך מתוך מחשבה שיהיה קל לחפש בתוכו טקסט, אבל טעיתי. אמנם יש תכונת חיפוש לחיפוש טקסט בתוך הערות, אבל אין דרך לחפש בתוך הערה.

במהלך המחקר שלי, גיליתי שיש א מגבלת תווית של 99 ב-Keep. זה יכול להיות כל כך מגביל אם אתה משתמש ב-Keep במשך זמן רב. החדשות הטובות הן שה מגבלת התווית קודם לכן הייתה 50 ונראה שהוגדל לאחרונה. ככל שהפופולריות של הכלי תגדל, אולי גוגל תבחן מחדש את החלטתה. מצד שני, Evernote מאפשר עד 100,000 תגיות!

ל- Evernote יש גם כמה חסרונות. כמשתמש חינמי, גיליתי שאני לא יכול להוסיף מספר תמונות בפתק אחד בגלל מגבלה של 25MB/הערה.

הנה שלם רשימה של כל המגבלות, מבחינת חשבון, עבור Evernote. גוגל צריכה להכין רשימה דומה.

גם על Guiding Tech

2. Evernote ל-Google Docs

בכנות, אני אתגעגע לתכונת המחברת של Evernote, אבל מצאתי פתרון - Google Docs. בתוך Google Drive, הצלחתי ליצור תיקיות משנה בתוך תיקיות כדי לאחסן את המסמכים והקבצים שלי. כעת אני יכול להשתמש ב-Drive וב-Docs כדי לחקות את פונקציית הארכיון של Evernote.

בעוד ש-Evernote מאפשר לי ללכת רק בשתי רמות לעומק עם מבנה התיקיות שלהם, אין גבול לעומק שאני יכול ללכת עם תיקיות Google Drive.

אני עדיין בתהליך של העברת פתקים, אבל ככה זה נראה כרגע. זה יקבל צורה טובה יותר עם הזמן. אני עושה את זה אחד בכל פעם אבל יש דרכים להפוך את התהליך לאוטומטי. עוד על כך בהמשך.

Google Drive גם מאפשר לי לחפש בתוך מסמכים וקבצי PDF בחינם. גם Drive וגם Evernote תומכים ב-OCR, ואתה לא צריך לשלם עבור הראשון כמו עבור Evernote.

אני משתמש ב-Docs בתור ארון קבצים כדי לאחסן הערות וקבצים מצורפים לטווח ארוך יותר. בינתיים, אני משתמש ב-Google Keep להערות קצרות טווח שאני מוחק לעתים קרובות. Keep עדיף להערות טקסט, תמונה ושמע.

קל להמיר מסמך Google ל-Keep ולהיפך. שימושי לזמנים שבהם אני רוצה לאחסן פתק Keep לצמיתות. תכונה זו חסרה עבור גרסאות iOS של אפליקציות אלה. אני לא בטוח מדוע לא נכללה iOS מכיוון שכל כך הרבה אפליקציות של Google זמינות בפלטפורמה הזו.

Evernote עובד כמו ארון תיוק. אתה יכול להשיג תוצאות דומות עם Keep ו-Docs בעזרת שמור בתוסף Google Drive. באמצעות זה, אתה יכול לגזור דפי אינטרנט בפורמט HTML או PDF. כמו Evernote, גוגל תומכת ב-OCR ויכולה לחפש טקסט גם בתוך תמונות.

את דפי האינטרנט שאני צריך רק לעיון מהיר, אני שומר אותם כדי להמשיך להשתמש בזה תוסף Chrome.

Google Docs תומך גם בטקסט עשיר שחסר מאוד ב-Keep. אתה יכול ליצור קישורים למסמכים וקבצים אחרים בתוך Drive, בדומה לאופן שבו אתה מקשר הערות/מחברות אחרות ב-Evernote, אך הדבר אינו אפשרי ב-Keep. זה הופך את Docs לעוד יותר חיוני.

אני חייב להסכים ששימוש בשילוב של Google Docs ו-Keep עלול להביא אותי לתיקון מדי פעם. חיפוש Google פועל בנפרד ב-Drive וב-Keep. הסיבה לכך היא ש-Keep אינו חלק מ-Google Drive. עם זאת, אפליקציות כמו Slides ו-Sheets הן חלק מ-Drive ומקשרות גם ל-Keep, מה שיכול להיות שימושי עבור טבלאות ומצגות.

למרות שאני לא מרוצה מההסדר הזה, Keep הוא חינמי ומגיע עם אחסון בלתי מוגבל לא נספר כאחסון החינמי של 15GB שלך ב-Google. בדוק שלנו מדריך אחסון ב-Google Drive על מה נחשב ומה לא.

3. איך להעביר

זו הבעיה הכי גדולה שהתמודדתי איתה עד כה. אין דרך לייבא הערות וקבצים מצורפים מ-Evernote ל-Keep ישירות. אני מבקש מכולכם לפתוח את Keep ולהשתמש באפשרות המשוב כדי לשלוח בקשה לתכונה של Evernote to Keep. אתה יכול לעשות זאת ב- גרסת אינטרנט רק, לא באפליקציה שולחנית או ניידת.

יש כמה דרכים לעקיפת הבעיה שאדון בהן להלן. ראה איזה מהם מתאים לצרכים שלך.

מטה ענן מציע שירות חינם שיגבה את כל הערות Evernote שלך ​​ל-Google Drive בחינם. הם ייצרו קובץ HTML עבור כל הערה. אנחנו כבר יודעים ש-Drive משלב את Keep.

כעת תוכל ליצור הערות ב-Keep מ-Docs. החלק המאוחר יותר יכול להיות תהליך מייגע, אבל זו האלטרנטיבה היחידה שקיימת כרגע.

האפשרות השנייה היא להעתיק הכל באופן ידני, פתק אחד בכל פעם. זה מה שאני עושה מכיוון שזה נותן לי יותר שליטה על כל היבט של התהליך, ומאפשר לי לעשות קצת ניקיון הבית.

מחקתי פתקים ישנים, אפילו מחברות שלמות, שכבר לא הייתי צריך. במהלך תהליך ההעברה הידני והגוזל זמן, נתקלתי בפתקים שנשכחו מזמן אך חיוניים עם פיסות מידע שאפילו לא זכרתי.

Evernote ל-Google Keep & Docs

יש לי יותר מ-1000 הערות ב-Evernote, אבל אני כבר לא צריך יותר מחצי מהם. תהליך העברת ההערות מ-Evernote ל-Docs ו-Keep ייקח זמן, אבל זה יגבש עוד יותר את הנתונים שלי, ויהיו לי שני מקומות פחות לחפש רעיונות, הערות וקבצים.

השילוב של Google Docs ו-Keep יכול להחליף את Evernote ואפילו אפליקציית רשימת מטלות אך במחיר של פחות תכונות. אז השאלה היא מה אתה צריך? עוד תכונות ועוד אפליקציות עם קבצים ונתונים מפוזרים ברחבי האינטרנט?

לחלופין, האם אתה יכול לעשות עם פחות תכונות המציעות אפליקציות אבל יותר יציבות, עקביות בין פלטפורמות ואינטגרציה טובה יותר? בטח, ייתכן שתצטרך לחתוך פינות איפשהו, וזה תלוי בך אילו מהם אתה הולך לחתוך.

הבא: רוצה להשתמש ב-Google Drive כמו מקצוען? להלן 5 אפליקציות Chrome שיעזרו לך להפיק את המרב מ-Google Drive.