8 הטיפים המובילים של צוותי Microsoft כדי להשתמש בו כמו מקצוען

רָפוּי שינה את משחק ההודעות מאז הופעת הבכורה שלו באוגוסט 2013. זה החליף אימייל לתקשורת פנימית בתוך צוותים וארגונים רבים. בינתיים, Microsoft Teams עקפו את Slack עם למעלה מ-13 מיליון משתמשים על ידי שילוב זה עם שירות Office 365.

בנוסף, הוא נהנה מהמערכת האקולוגית החזקה של מיקרוסופט שנבנתה לאורך השנים. אם להגדרת המשרד או לארגון שלך יש את המנוי ל-Office 365, התקשורת ושיתוף הפעולה באמצעות Teams הופכים ללא מאמץ.

בואו נסתכל על כמה מהטיפים והטריקים הטובים ביותר עבור משתמשי צוות Microsoft כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלהם ולהשתמש בו כמו מקצוענים.

1. קיצורי דרך במקלדת

קיצורי מקשים יכולים לחסוך זמן רב, במיוחד כאשר אתה משתמש באפליקציה כמו Teams. סביר להניח שתשתמש בו כל היום כדי לתקשר עם עמיתים. יש רק שני קיצורי דרך שאתה צריך לזכור בתור מתחיל לעת עתה.

1. / — מקש האלכסון קדימה יחשוף את כל הפקודות שאתה יכול לתת באמצעות קיצורי מקלדת שונים.
2. /keys — רשימה של כל קיצורי המקלדת שבהם אתה יכול להשתמש. הרשימה די ארוכה בשביל לשתף כאן. מצא וזכור את אלה המועילים לך.

כפי שניתן לראות בצילום המסך, תקליד את שני קיצורי הדרך הללו בשורת החיפוש בחלק העליון כדי למצוא את מה שאתה מחפש.

2. שם קבוצה

צ'אט הוא תכונה עיקרית של Microsoft Teams, אבל חיפוש אחר שיחה מסוימת בתוך ערוץ יכול להיות קשה. אתה יכול לפתור בעיה זו על ידי מתן שם משמעותי לחלון הצ'אט או לקבוצה הזו. לדוגמה, אם אתה דנה במדריך חדש על מוצר א', אתה יכול לתת שם לחלון הצ'אט מוצר א' באגים. מקל על החיפוש בעתיד.

כדי לעשות זאת, פשוט לחץ על סמל העיפרון בחלק העליון של חלון הצ'אט כדי לערוך ואז תן לו שם. עובד רק עבור צ'אטים קבוצתיים ולא פרטיים.

3. העבר מיילים

ב-GT, אנחנו בקושי משתמשים באימיילים ובעיקר מסתמכים על Slack כדי לתקשר אחד עם השני. זה עובד בשבילנו אבל לא אומר שאתה יכול לבטל לחלוטין את המיילים. מיילים כאן כדי להישאר. מיקרוסופט יודעת את זה, וזו הסיבה שהיא מאפשרת למשתמשים להעביר אימיילים עם קבצים מצורפים לערוצי צוות מכל תחום דוא"ל ברשימת ההיתרים.

לא רק זה, אם תלחץ על הגדרות מתקדמות במסך הבא, תוכל לשלוט מי יכול לשלוח מיילים, וגם זה מדומיינים ספציפיים, כדי לצמצם מיילים לא רצויים.

4. צור קובצי GIF

שיתוף GIF זה כיף, אבל יוצרים אותם זה אפילו יותר. אני שמח ש-Teams מאפשר לחברים ליצור GIF משלהם, מה שמאפשר להם להיות יצירתיים ולהפחית את הלחץ כדי לאזן את הדיונים הרציניים.

Teams משלבת את Giphy, יעד GIF פופולרי, כדי לשתף את יצירת האמנות שלך עם חברי צוות אחרים.

5. בוטים

אוטומציה של המשימות החוזרות על עצמן חוסכת זמן ובוטים יכולים להיות שימושיים. ל-Teams יש מספר בוטים שאתה יכול להשתמש בהם לטובתך. הבוט Who שימושי למציאת חברי צוות ברחבי הארגון בהתבסס על התפקידים והאחריות שלהם. לדוגמה, מיהו המשווק המוביל של מוצר X?

בוטים פועלים בדיוק כמו חברי צוות, מה שאומר שאתה יכול לשוחח איתם, לשאול אותם שאלות והם יענו.

בוטים אחרים כוללים בוט לוח שנה כדי למצוא משבצת פתוחה ביומנים ובלוח הזמנים שלך ושל חברי הצוות שלך פגישות, פולי כדי ליצור סקרים ולאסוף משוב, ו-YellowAnt כדי להתחבר ליותר מ-40 אפליקציות כדי ליצור אינטליגנטי זרימות עבודה. הנה איך אתה יכול ליצור בוטים משלך.

6. כרטיסיות

Teams מגיע עם תכונה ייחודית הנקראת Tabs. אתה יכול להקדיש כל כרטיסייה למשאב בודד שיכול להיות סרטון, אתר אינטרנט או אפליקציה. זה תלוי מה אתה רוצה להשיג עם זה. אני חושב שזה מתאים ביותר לאפליקציות שאתה רוצה להשתמש בהן בזמן העבודה עם Teams.

Tabs מקל מאוד על ניהול זרימת העבודה ושומר על חפיפה של חלקים חשובים בתהליך. לדוגמה, אתה יכול ליצור כרטיסייה עבור Trello כך שכל אחד בצוות יוכל לגשת אליה בנוחות. פשוט לחץ על סמל '+' כדי לבחור אפליקציה. שימו לב שכבר קיימת לשונית לשיתוף קבצים.

7. סימניה

תכונה קטנה אך לעתים קרובות מוזנחת של Teams היא אפשרות הסימניות. במקרה שתקבל הודעה חשובה אבל תרצה לחזור אליה מאוחר יותר, אתה יכול פשוט לסמן אותה ולטפל בה מאוחר יותר.

לחץ על סמל התפריט שליד ההודעה כדי לעשות זאת.

8. קורא סוחף

מישהו שיתף איתך מסמך? במקום לקרוא אותו בשלמותו, אתה יכול להשתמש באפשרות Immersive Reader כדי לעשות שני דברים. הסר את כל הסחות הדעת כך שרק הטקסט יהיה גלוי. מקל על התמקדות במסמך או בהודעה.

אתה יכול גם להאזין למסמך עם מילים מודגשות בזמן אמת. תכונה מגניבה נוספת היא תרגום. אתה יכול לבחור הודעה ולתרגם אותה ליותר מ-60 שפות באמצעות Microsoft Translator.

עבודת צוות לאורך כל הדרך

Microsoft Teams הוא כלי שיתוף פעולה מדהים, וזה לא פשוט אם אתה כבר עובד עם מוצרים אחרים של Microsoft כמו Office 365. מקווה שחלק מהטיפים שחלקנו למעלה יעזרו לך להיות פרודוקטיבי יותר.

הבא בתור: האם תיבת הדואר הנכנס של Outlook שלך יוצאת משליטה? לחץ על הקישור למטה כדי ללמוד כיצד להשתמש בכללים לניהול Outlook 365.