Outlookで電子メールを自動アーカイブする方法
その他 / / November 29, 2021
MicrosoftOutlookが最も 企業や企業の間で人気のある電子メールソリューション. 消費者に関しては、OutlookはGmailに遅れをとっています。 デフォルトのOutlookメールには、15GBの空き容量があります。 マーケティングや銀行のプロモーション、その他のジャンクマテリアルが大量にあるため、これらの重要なメールを目に見えなくするのは非常に簡単です。 必要性の低いメールをアーカイブし、プロモーションメールやジャンクメールを削除することで、この状況を回避できます。
Outlookの受信トレイが遅く感じたり、動作がおかしい場合は、関係のないメールをアーカイブまたは削除する必要があります。 手動の電子メールアーカイブは、時間と労力を要するプロセスになる可能性があります。
MicrosoftはFocusedInbox機能を提供していますが、ユーザーに関連する電子メールを除外することに限定されています。 もう1つの便利な追加機能はOutlookルールです。 これはOutlookのバージョンです IFTTT. ルールを使用すると、複数の自動化を作成して、特定の電子メールを移動してメールセクションをアーカイブまたは削除できます。
この投稿では、Outlookのルール機能について説明し、Outlookから電子メールを自動アーカイブするためのルールをいくつか作成します。 この投稿では、無関係な電子メールを1か所から購読解除するための別のOutlookボーナストリックについても説明します。 始めましょう。
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電子メールから自動アーカイブルールを作成する
Outlookルール機能は、Outlook Mac、Windows、およびWebでのみ使用できます。 モバイルではルール機能にアクセスできません。 この投稿では、すべてのプラットフォームで同じように機能するOutlook Webを使用します。
ステップ1: Outlook Webを開き、Microsoftアカウントの資格情報を使用してサインインします。
ステップ2: 関係のないメールを選択して開きます。
ステップ3: 3ドットメニューをタップし、[ルールの作成]を選択します。
ステップ4: メッセージを送信者からアーカイブフォルダに移動するルールを作成します。
その後、送信者からのすべてのメールはアーカイブされた受信トレイに直接移動します。 フォルダの[アーカイブ]メニューから引き続きアクセスできます。
Outlookの設定から自動アーカイブルールを作成する
上記のトリックは、すべての電子メールを送信者からアーカイブアイテムに移動します。 メッセージ本文から特定の件名またはキーワードを含む電子メールをアーカイブしたい場合はどうなりますか?
たとえば、ローンの申し出、コロナウイルスの更新、または銀行からのその他のマーケティングのがらくたに疲れ果てています。 しかし、私の銀行口座の毎月の明細書とクレジットカードの請求書は私が定期的に参照するものです。 トピックや主題について同様の好みがある場合は、以下の手順に従っていくつかのルールを設定してください。
ステップ1: Outlook Webを開き、[設定]に移動します。
ステップ2: すべてのOutlook設定を表示すると、専用の設定メニューが表示されます。
ステップ3: [ルール]オプションを選択し、[新しいルールの追加]を選択します。
ステップ4: 銀行ルールという名前を付けて、条件を追加しましょう。
ステップ5: 自分に関係のないキーワードを追加します。ローン、EMIなどのメッセージ用語を追加しました。
ステップ6: すべてのメールをアーカイブフォルダに移動して保存を押すルールを作成します。
これで、Loan、EMI、またはImportantキーワードを含む電子メールを受信するたびに、それらは自動的にArchiveフォルダーに移動されます。
別の便利なルールを作成しましょう。 しましょうか? そこにあるすべての企業は、コロナウイルス関連の電子メールをユーザーに送信しています。 私は彼らの努力を称賛しますが、致命的なウイルスに関するニュースを毎日読むのが面倒になることがあります。 Outlookルールの助けを借りて、あなたはそれがあなたの注意を引く前にそれらのメールを自動アーカイブすることができます。
ステップ1: Outlook Webを開き、[設定]> [メール]> [ルール]に移動します。
ステップ2: 新しいルールに「コロナウイルス」という名前を付けて、条件を追加しましょう。
ステップ3: メッセージ本文にキーワード(コロナウイルスやCOVID-19など)が含まれているかどうかなどの条件を追加し、それらの電子メールをアーカイブフォルダーに移動します。
私は何十もの作成しました Outlookのルール. それは強力な機能であり、可能性は無限大です。 これが私の使い方です。 休暇旅行中はいつでも、すべての受信メールを「旅行中」フォルダに移動して、家族の時間に邪魔されないようにするルールを作成します。
大ざっぱな会社の中には、Outlookの受信トレイで迷惑メールを送信し続けるものがあります。 それらの電子メールを削除するための自動削除ルールを作成する以外に選択肢はありません。
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メール送信者の登録を解除する
自動アーカイブ機能は、偽の電子メールから受信トレイをクリーンに保ちたい場合に便利です。 ただし、送信者からのメールの受信を完全に停止したい場合は、メールの購読解除機能を使用する必要があります。
ただし、すべてのメールで小さな購読解除ボタンを見つけるのは、時間がかかり、退屈な場合があります。 ありがたいことに、 Outlook Web、登録解除ボタンが付いたすべてのメール送信者を1か所で確認できます。
ステップ1: Outlook Webを開き、[設定]に移動します。
ステップ2: [メール]> [サブスクリプション]に移動します。
ステップ3: ここに、大きな登録解除ボタンが付いたメール送信者のリストが表示されます。
ステップ4: メニューから不要なものの購読を解除し、3ドットメニューをタップして送信者をブロックすることもできます。
私はこの機能を四半期に1回使用して、関係のないメールをリストから削除します。
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メールの受信トレイを清潔に保つ
Microsoft Outlookには、優れたルール機能が搭載されています。 これを使用して、受信メールの自動削除、自動アーカイブ、特定の時間の別のフォルダーへの移動、さらには単一のメニューから不要な送信者の購読を解除することもできます。 それは私の電子メール体験を1マイル改善しました。 Outlookルールをどのように使用する予定ですか? 以下のコメントセクションで音を立ててください。
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