Išsamus vadovas, kaip sutvarkyti „Gmail“, kad juo būtų naudojamasi efektyviai

„Gmail“ vis dar yra labai aktualus ir svarbus, nors programos, kaip Laisvas ir Komandos sumažino mūsų pasitikėjimą el. Pasak a McKinsey ataskaita, vidutinis žmogus vis dar iki 28 % darbo savaitės laiko praleidžia el. Todėl prasminga tvarkyti „Gmail“, kad sumažintumėte netvarką ir pagerintumėte našumą.

El. laiškų, kuriuos gauname, skaičius gali būti stulbinantis, ypač iš šaltinių, kurių net neprisimename užsiprenumeravę. Tada yra seni, bet svarbūs el. laiškai, kurie pasimeta naujų laiškų jūroje. Štai keletas greitų patarimų ir gudrybių, kaip tvarkyti „Gmail“ el. laiškus ir suteikti sveiko proto darbe.

Pradėkime.

1. „Gmail“ gautųjų tvarkymas

Dauguma el. laiškų patenka į gautuosius, o tai yra pagrindinė priežastis, kodėl jis toks netvarkingas ir tuo pat metu didžiulis. Vienas iš būdų greitai rasti svarbius el. laiškus – pakeisti gautųjų tipą, kad svarbūs el. laiškai būtų rodomi viršuje.

1 žingsnis: Spustelėkite Nustatymai ir pasirinkite Visi nustatymai.

2 žingsnis: Eikite į skirtuką Gautieji, kur galite pasirinkti numatytąjį rodinį šalia gautųjų tipo.

Siūlau išbandyti keletą alternatyvų ir patikrinti, kuri iš jų atitinka jūsų poreikius:

• Numatytasis: rodo el. laiškus pagal datą ir laiką
• Pirmiausia svarbu: „Gmail“ naudoja AI, kad nuspręstų, kurie el. laiškai jums svarbūs
• Pirmiausia neskaityti: sutvarkykite „Gmail“, kad neskaityti el. laiškai būtų rodomi pirmiausia
• Pirmiausia pažymėti žvaigždute: el. laiškai, kuriuos pažymėjote žvaigždute, bus rodomi pirmiausia. Naudokite žvaigždutes, kad pažymėtumėte svarbius el. laiškus / ID
• Svarbiausi gautieji: „Google“. atkreipia dėmesį el. laiškams, su kuriais dažniausiai bendraujate, ir naudoja tą informaciją, kad pirmiausia būtų rodomi atitinkami el. laiškai

Yra ir kitų nustatymų, kuriuos turėtumėte patikrinti.

Taip pat „Guiding Tech“.

2. „Gmail“ tvarkymas pagal aplankus / etiketes

„Gmail“ tai vadina etiketėmis, bet reiškia tą patį. Vieta, kurioje galite filtruoti ir saugoti el. laiškus, kad jie neužgriozdytų gautųjų. Rekomenduoju, kad bendras etikečių skaičius būtų mažas ir su jomis nesikratytų proto. Be to, galite sukurti įdėtas etiketes Gmail, o tai reiškia etiketes etiketėje. Tai beveik veikia kaip poaplankis.

Sukursime filtrą, kuris nurodys „Gmail“ išsiųsti tam tikrą el. laišką arba išsaugoti jį toje etiketėje.

1 žingsnis: Atidarykite el. laišką, kuriam norite sukurti filtrą. Spustelėkite viršuje esančią etiketės piktogramą, kad peržiūrėtumėte esamų etikečių sąrašą. Atrodo kaip rodyklė, nukreipta į dešinę.

2 žingsnis: Galite pasirinkti iš esamo etikečių sąrašo arba sukurti naują, tiesiai įvesdami pavadinimą viršuje. Čia taip pat galite tvarkyti etikečių nustatymus.

Pavyzdžiui, sukurkite etiketę „Reading Digest“ visiems el. laiškams, kuriuos gaunate iš „Medium“ arba „Quora“, arba naujienlaiškiams, kuriuos užsiprenumeravote. Šie el. laiškai dabar nebus rodomi gautuosiuose ir bus nukreipti tiesiai į etiketė ar aplankas. Taip pat galite perkelti el. laiškus į etiketes iš šio meniu, jei nenorite sukurti naujos etiketės tam nelyginiam el. laiškui.

Taip pat galite naudoti spalvų kodo etiketes. Slinkite per etikečių sąrašą šoninėje juostoje ir spustelėkite šalia jo esančią trijų taškų meniu piktogramą, kad pasirinktumėte spalvą.

3. Tvarkykite „Gmail“ pagal dydį

Google siūlo 15 GB laisvos vietos visoms „Google“ programoms, įskaitant „Gmail“. Trūksta vietos ar norite atlikti namų valymo darbus? Rūšiuokite el. laiškus pagal dydį, kad surastumėte ir ištrintumėte el. laiškus, kurie užima daug vietos, bet dabar netinka.

Paieškos operatorius yra dydis: baitai. Tai reiškia, kad norėdami ieškoti el. laiškų, kurie užima daugiau nei 15 MB vietos, įvesite dydis: 15728640. Komanda dydis: mb taip pat veikia.

Šiuo metu galite būti kūrybingi ir pridėti daugiau paieškos parametrų, kad galėtumėte filtruoti rezultatus, pvz.:

• dydis: mb turi: priedas
• dydis: 10mb turi: priedo failo pavadinimas: doc
• dydis: 10 MB didesnis_ nei: 5 m mažesnis_ nei: 8M

Išbandykite keletą derinių, kad pamatytumėte, kokių rezultatų gaunate, ir tada paimkite juos iš ten. „Gmail“ pasiūlys daugiau paieškos parametrų tiesiai po paieškos juosta, pvz., datą ir laiką, kad padėtų jums rasti tai, ko ieškote.

Pro patarimas: Jūs žinote, kaip galime sukurti etiketes filtruoti el. Ar žinojote, kad galite naudoti #GoogleDrive etiketę norėdami įrašyti priedus tiesiai į Disko aplanką? Vėliau ištrynus el. laišką, Diske išsaugotas failas taip pat nebus ištrintas.

Taip pat „Guiding Tech“.

4. Tvarkyti skirtukus

„Gmail“ yra daug skirtukų, kurie yra aktyvūs pagal numatytuosius nustatymus. Jums nereikia arba jums nereikia visų šių skirtukų.

Grįžkite į nustatymus ir skirtuke Gautieji pastebėsite kategorijas. Čia galite lengvai įjungti / išjungti šiuos skirtukus. Jokiu būdu negalima sukurti naujų skirtukų arba priskirti etiketę kaip skirtuką. Nors tai būtų buvę taip šaunu.

5. „Gmail“ tvarkymas pagal siuntėją

Ieškoma visų el. laiškų nuo konkretaus siuntėjo. Tai paprasta ir jums net nereikia atidaryti el. laiško, kad tai veiktų.

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. laišką ir pasirinkite „Rasti el. laiškus iš vardo“, kad pradėtumėte paiešką. Visus el. laiškus turėtumėte peržiūrėti per kelias sekundes.

Google Mail Rocks

„Gmail“ yra vienas geriausiai sukurtų el. pašto paslaugų teikėjų pasaulyje. Yra keletas būdų, kaip pritaikyti jį taip, kaip norite. Taip pat yra paslėptų funkcijų, klaviatūros nuorodos, ir paieškos operatoriai, kuriuos galite naudoti norėdami gauti tai, ko ieškote. Tikiuosi, kad aukščiau pateikti patarimai padėjo geriau sutvarkyti gautuosius. Galbūt net pasiekti gautųjų nulį? Sukryžiuoti pirštai.