Een complete gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken
Diversen / / November 29, 2021
Gmail is nog steeds erg relevant en belangrijk, ook al zijn apps zoals slappe en teams hebben onze afhankelijkheid van e-mail verminderd. Volgens een McKinsey-rapport, besteedt een gemiddelde persoon nog steeds tot 28% van de werkweek aan e-mails. Daarom is het logisch om Gmail te organiseren om rommel te verminderen en de productiviteit te verbeteren.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken](/f/909c391c15c9b975768c523bf0563caa.jpg)
Het aantal e-mails dat we ontvangen kan enorm zijn, vooral van bronnen waarvan we ons niet eens herinneren dat we ons hebben geabonneerd. Dan zijn er oude maar belangrijke e-mails die verloren gaan in een zee van nieuwe e-mails. Hier zijn enkele snelle tips en trucs voor het organiseren van Gmail-e-mails en het brengen van gezond verstand in uw werkleven.
Laten we beginnen.
1. Gmail-inbox organiseren
De meeste e-mails komen terecht in de Inbox, wat de belangrijkste reden is waarom het zo rommelig en overweldigend tegelijk is. Een manier om snel belangrijke e-mails te vinden, is door het type Postvak IN te wijzigen zodat belangrijke e-mails bovenaan worden weergegeven.
Stap 1: Klik op Instellingen en selecteer Alle instellingen.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken](/f/5bb21dcccb3acedcc0af142f2d5e49dd.png)
Stap 2: Ga naar het tabblad Inbox waar u de standaardweergave naast Inbox-type kunt kiezen.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken](/f/022f3e1a00da36794c5099ab41f79756.png)
Ik raad je aan een paar alternatieven te proberen en te kijken welke het beste bij je past:
- Standaard: Toont e-mails op datum en tijd
- Belangrijk eerst: Gmail gebruikt AI om te beslissen welke e-mails belangrijk voor je zijn
- Ongelezen eerst: organiseer Gmail zodat ongelezen e-mails eerst worden weergegeven
- Eerst met ster: e-mails die door jou met een ster zijn gemarkeerd, worden als eerste weergegeven. Gebruik sterren om belangrijke e-mails/ID's te markeren
- Prioriteitsinbox: Google let op naar e-mails waarmee u het meest communiceert en gebruikt die informatie om eerst relevante e-mails weer te geven
Er zijn andere instellingen die u moet controleren.
Ook over Guiding Tech
2. Gmail ordenen op mappen/labels
Gmail noemt het labels, maar het betekent hetzelfde. Een plek om uw e-mails te filteren en op te slaan, zodat uw Postvak IN niet rommelig wordt. Ik raad aan om het totale aantal labels laag te houden en er niet gek mee te doen. Ook kunt u geneste labels maken in Gmail, wat labels in een label betekent. Het werkt bijna als een submap.
We zullen een filter maken dat Gmail vertelt om een bepaalde e-mail te verzenden of deze op dat label op te slaan.
Stap 1: Open de e-mail waarvoor u een filter wilt maken. Klik op het Labels-pictogram bovenaan om een lijst met bestaande labels te bekijken. Lijkt op een pijl die naar rechts wijst.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken](/f/5eff1256123a6ab52ee4a3743997c7ff.png)
Stap 2: U kunt kiezen uit een bestaande lijst met labels of een nieuwe maken door de naam bovenaan direct te typen. U kunt hier ook de labelinstellingen beheren.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken](/f/1e0aff158931885ed428a70cb3b20455.png)
Maak bijvoorbeeld een label met de naam Reading Digest voor alle e-mails die je ontvangt van Medium of Quora of nieuwsbrieven waarop je bent geabonneerd. Deze e-mails verschijnen nu niet in uw Postvak IN en gaan rechtstreeks naar de label of map. U kunt vanuit dit menu ook e-mails naar labels verplaatsen als u geen nieuw label voor die vreemde e-mail wilt maken.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken](/f/4cd5778f13416f4856d22179ca0e8613.png)
U kunt ook kleurcodelabels inkleuren. Blader door de lijst met labels in de zijbalk en klik op het menupictogram met drie stippen ernaast om een kleur te kiezen.
3. Gmail ordenen op grootte
Google biedt 15 GB vrije ruimte voor alle Google-apps, inclusief Gmail. Ruimtegebrek of zin om te poetsen? Sorteer e-mails op grootte om e-mails te vinden en te verwijderen die ruimte innemen, maar hebben nu geen zin.
De zoekoperator is grootte: bytes. Dat betekent dat als u e-mails zoekt die meer dan 15 MB aan ruimte in beslag nemen, u binnenkomt maat: 15728640. Het bevel maat: mb werkt ook.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken](/f/822c815d76ab92b5dd9a6d4e8116ea5d.png)
U kunt nu creatief worden en meer zoekparameters toevoegen om resultaten te filteren, zoals:
- maat: mb heeft: bijlage
- grootte: 10mb heeft: bijlage bestandsnaam: doc
- grootte: 10mb groter_dan: 5m kleiner_dan: 8M
Probeer een paar combinaties om te zien wat voor soort resultaten u krijgt en neem het vanaf daar over. Gmail zal direct onder de zoekbalk wat meer zoekparameters voorstellen, zoals datum en tijd, om u te helpen vinden wat u zoekt.
Pro-tip: Je weet hoe we labels kunnen maken om e-mails filteren. Wist je dat je het #GoogleDrive-label kunt gebruiken om bijlagen rechtstreeks in een map in Drive op te slaan? Als u de e-mail daarna verwijdert, wordt het opgeslagen bestand in Drive ook niet verwijderd.
Ook over Guiding Tech
4. Tabbladen beheren
Gmail wordt geleverd met veel tabbladen die standaard actief zijn. U heeft niet of niet al deze tabbladen nodig.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken 7](/f/523b153579cde9ac07bc64020b3476b6.png)
Ga terug naar Instellingen en onder het tabblad Inbox ziet u Categorieën. Daar kun je deze tabbladen eenvoudig aan-/uitzetten. Er is geen manier om nieuwe tabbladen te maken of een label als tabblad toe te wijzen. Dat zou toch zo gaaf zijn geweest.
5. Gmail ordenen op afzender
Op zoek naar alle e-mails van een bepaalde afzender. Dat is gemakkelijk en je hoeft de e-mail niet eens te openen om dat te laten werken.
![Volledige gids voor het organiseren van Gmail om het efficiënt te gebruiken](/f/b69cc2c12d79cfd86d989a5dd3d6db13.png)
Klik met de rechtermuisknop op de e-mail en selecteer 'Vind e-mails van naam' om de zoekopdracht te starten. U zou alle e-mails binnen enkele seconden moeten bekijken.
Google Mail Rocks
Gmail is een van de best ontworpen e-mailserviceproviders ter wereld. Er zijn verschillende manieren om het naar wens aan te passen. Er zijn ook verborgen functies, Toetsenbord sneltoetsen, en zoekoperators die u kunt gebruiken om te krijgen wat u zoekt. Ik hoop dat de bovenstaande tips je hebben geholpen om je inbox beter te organiseren. Misschien zelfs inbox nul bereiken? Duimen.
Volgende: Bent u uw Gmail-e-mails kwijt? Hier zijn enkele manieren om verloren Gmail-e-mails te herstellen en voor te bereiden op toekomstige calamiteiten. U raakt nooit meer een e-mail kwijt.