5 geweldige tips voor het omgaan met verschillende versies van MS Office

De MS Office-suite is in de loop der jaren volwassener geworden in termen van kenmerken en functionaliteiten. Wat echter altijd een zorg is geweest bij opeenvolgende upgrades, is de compatibiliteit van nieuwe versies met de oudere.

Als u nu verschillende versies van MS Office gebruikt of samenwerkt met mensen die een andere versie van Office gebruiken dan de uwe, heeft u dagelijks met dit probleem te maken. U zou echter graag willen weten dat u het risico op problemen kunt verkleinen door een paar dingen te onthouden en te oefenen.

Laten we eens kijken wat ze zijn.

Zie ook: Leer en begrijp de verschillen tussen MS Office 2013 en Office 365 hier.

1. Ken de bestandsindelingen

Office 2007-2013 gebruikt verschillende bestandsextensies in vergelijking met Office 97-2003. Ze hebben aan het einde een toegevoegde 'x', wat een indicatie is van het gebruik van Extensive Markup Language (XML).

MS Office-hulpprogramma	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Werken in compatibiliteitsmodus

Wanneer u een 97-2003-bestand opent in een product uit 2007-2013, wordt het bestand geopend in de compatibiliteitsmodus. U kunt in die modus blijven werken, zodat u geen dingen/functies introduceert die niet worden ondersteund.

Opmerking: In de compatibiliteitsmodus zou u de functies van 2007-2013 niet kunnen gebruiken, ook al gebruikt u de versie van de software.

Idealiter, als u uw document gaat delen met iemand die 97-2003 gebruikt, zou u in de compatibiliteitsmodus moeten blijven werken.

3. Converteren voor nieuwe functies

Als u de lagere versie van het bestand niet wilt delen en als u de hogere versie van de software gebruikt, moet u het bestand converteren. Op die manier zou je kunnen profiteren van de nieuwe functies.

Om uw document te converteren, gaat u naar Bestand -> Info -> Converteren zoals weergegeven in het onderstaande schema. Op die manier wordt het originele bestand geconverteerd en vervangen.

4. Controleren op problemen

Stel dat u in 2007-2013 hebt gewerkt en aan het einde van uw werk beseft dat u moet deel het document met iemand die 97-2003 heeft. Terwijl u aan het werk was, heeft u mogelijk functies gebruikt die niet door de lagere versies worden ondersteund.

In dergelijke gevallen is het raadzaam om vóór het delen te controleren op problemen. Op die manier verkleint u potentiële risico's op verlies gegevens en opmaak op delen. Klik op Bestand -> Info -> Controleren op problemen en corrigeer vervolgens dingen waar de software om vraagt.

5. Opslaan als 97-2003

Als u ervoor kiest om het document op te slaan als een document uit 97-2003, ondanks dat u aan de hogere versie werkt, controleert de software zelf op compatibiliteit. Als het er een vindt, wordt de gebruiker hierom gevraagd.

Dan zal delen nooit een punt van zorg zijn.

Coole tip: Ben jij iemand die helemaal geen MS Office heeft? Heb je ooit zo'n bestand moeten openen? Maak je geen zorgen, je kunt ze openen zonder dat MS Office is geïnstalleerd.

Conclusie

Dit zijn de enige basiszaken die u in gedachten moet houden als uw werk samenwerking vereist met mensen die aan verschillende versies van MS Office werken. Slechts een paar extra stappen en u kunt veel verwarring voorkomen die kan optreden als gevolg van compatibiliteitsproblemen.