Hvordan bruke filterdataverktøyet i MS Excel

Jeg bor hos venner av meg, og av samme grunn har vi et Excel-ark for husholdningsutgiftene våre. På slutten av hver måned sitter vi og analyserer utgiftene våre på tvers av ulike kategorier for å skille forfalt og allerede betalt beløp.

Siden det er mye data, har vi en tøff tid med å skanne gjennom radene og kolonnene for å skille alle alternativer. Dette fortsatte til jeg utforsket Filter verktøy som MS Excel tilbud. Og tro meg, siden den gang har ting blitt mye lettere. Det er akkurat dette vi skal snakke om i dag.

Bruker Filter verktøyet gjør det veldig enkelt å analysere og beregne ting. La oss ta en titt på hva den kan gjøre. Til å begynne med må du ha et excel-ark med data. Du må også finne ut av kriterier og kolonneverdi som du vil filtrere.

For eksempel har jeg kolonne B (Due and Paid) som en base for filtrering av dataene mine. De Filter verktøyet ligger under Data fanen.

Når du har navigeret til nevnte fane, må du velge kolonnen du velger å filtrere. Du kan velge flere kolonner eller til og med hele dokumentet. Slå den Filter ikonet når du har gjort ditt valg.

Du vil legge merke til at et traktlignende ikon vises på kolonneoverskriften og tilbyr en rullegardinmeny å ta valg. Utvid denne menyen og fjern avmerkingen for bokser du ikke vil se i resultatsettet. Med andre ord, merk kun av de boksene/verdiene du vil se og treffe Ok.

I vårt eksempel vil du legge merke til at radene har Forfaller under kolonne B utgjør en del av resultatsettet. Alle andre rader er filtrert ut. Du vil også se at rad 1 fortsatt viser betalt og årsaken bak er at excel anser rad 1 som kolonneoverskriftene og ikke en verdi.

På lignende måte kan du bruke flere filtre basert på andre kolonneverdier. For å tømme filteret kan du trykke på verktøyikonet igjen eller klikke på Klar i tillegg til det.

Det er en annen måte å bruke filtrene på, og den kan brukes mot en valgt celleverdi. Velg en celle og høyreklikk for å navigere til Filter. Det er fire typer valg du kan gjøre her. Utforsk alle for å forstå hva de betyr.

Konklusjon

Hvis du trenger å vedlikeholde Excel-ark og også trenger å konsolidere resultater fra tid til annen, vil du finne filterverktøyet nyttig. Det er ikke vanskelig å mestre. Jo mer du bruker det, jo mer vil det få deg til å tenke på hvordan du levde uten det.

(topp bildekreditt: Microsoft Sverige)

Sist oppdatert 3. februar 2022

Artikkelen ovenfor kan inneholde tilknyttede lenker som hjelper til med å støtte Guiding Tech. Det påvirker imidlertid ikke vår redaksjonelle integritet. Innholdet forblir objektivt og autentisk.