Slik arkiverer du e-poster automatisk i Outlook
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft Outlook er mest populær e-postløsning blant bedrifter og bedrifter. Når det gjelder forbrukere, henger Outlook etter Gmail. Standard Outlook-e-post kommer med 15 GB plass å fylle med. Med mengden markedsføring eller bankkampanjer og annet søppelmateriell vi får, er det ganske lett å miste de viktige e-postene fra syne. Du kan unngå situasjonen ved å arkivere mindre nødvendige e-poster og slette reklame- og søppelpost.
![Autoarkiv i outlook](/f/fc87cfce822176fde37c1d1d36e46497.jpg)
Hvis Outlook-innboksen din føles treg eller fungerer rart, må du arkivere eller slette irrelevante e-poster. Manuell e-postarkivering kan være en tidkrevende og slitsom prosess.
Microsoft tilbyr en funksjon for fokusert innboks, men den er begrenset til å filtrere ut relevante e-poster for brukeren. Et annet nyttig tillegg er Outlook-regler. Det er Outlooks versjon av IFTTT. Med regler kan man opprette flere automatiseringer for å flytte visse e-poster til arkivering eller slette e-postdelen.
I dette innlegget vil vi veilede deg gjennom Outlook Rules-funksjonen, og vi vil lage noen regler for å automatisk arkivere e-poster fra Outlook. Innlegget vil også dekke et annet Outlook-bonustriks for å avslutte abonnementet på irrelevante e-poster fra ett sted. La oss komme i gang.
Også på Guiding Tech
Lag automatisk arkiveringsregel fra e-posten
Outlook Rules-funksjonen er bare tilgjengelig for Outlook Mac, Windows og Web. Du får ikke tilgang til regelfunksjonen på mobil. For dette innlegget kommer vi til å bruke Outlook-nettet, da det fungerer på samme måte på alle plattformer.
Trinn 1: Åpne Outlook Web og logg på med Microsoft-kontolegitimasjon.
Steg 2: Velg en irrelevant e-post og åpne den.
![Lag outlook-regel fra e-post](/f/cc0ce7b18d8023e0728f9a73be833254.jpg)
Trinn 3: Trykk på menyen med tre prikker og velg Opprett regel.
Trinn 4: Opprett en regel for å flytte meldingene fra avsenderen til Arkiv-mappen.
![Autoarkiv mail](/f/22d2cc1079e01f371fe482b557bc7f40.jpg)
Etter det vil alle e-postene fra avsenderen flyttes direkte til den arkiverte innboksen. Du kan fortsatt få tilgang til dem fra Arkiv-menyen i mappene.
Opprett regler for automatisk arkivering fra Outlook-innstillinger
Trikset nevnt ovenfor flytter alle e-postene fra avsenderen til å arkivere elementer. Hva om noen ønsker å arkivere e-poster med bestemte emner eller nøkkelord fra meldingsteksten?
For eksempel er jeg utslitt av lånetilbudene, koronavirusoppdateringer eller annen markedsføringssøppel fra banken min. Bankkontoens månedlige kontoutskrift og kredittkortregninger er imidlertid noe jeg refererer regelmessig. Hvis du har en lignende preferanse for emner eller emner, følg trinnene nedenfor for å sette opp noen regler.
Trinn 1: Åpne Outlook Web og gå til Innstillinger.
Steg 2: Se alle Outlook-innstillinger, og den vil sprette ut den dedikerte innstillingsmenyen.
Trinn 3: Velg alternativet Regler og velg Legg til ny regel.
![Outlook-regler](/f/70bc6f62b7b3363bc91194963763caf5.jpg)
Trinn 4: La oss kalle det bankregler og legge til en betingelse.
Trinn 5: Legg til søkeord som ikke lenger er relevante for deg, jeg har lagt til meldingsbegrepene som Lån, EMI osv.
![Automatisk arkiveringsregel opprettet](/f/ae79476505fc388f6e02b08faed75493.png)
Trinn 6: Opprett en regel for å flytte alle e-postene til Arkiv-mappen og trykk lagre.
Nå, når du mottar e-postene med lån, EMI eller viktige nøkkelord, vil de automatisk bli flyttet til Arkiv-mappen.
La oss lage en annen nyttig regel. Skal vi? Alle bedrifter der ute sender ut koronavirus-relaterte e-poster til brukere. Mens jeg applauderer innsatsen deres, blir det noen ganger slitsomt å lese nyheter om det dødelige viruset daglig. Ved hjelp av Outlook-regler kan du automatisk arkivere denne e-posten før den fanger oppmerksomheten din.
Trinn 1: Åpne Outlook Web og naviger til Innstillinger > E-post > Regler.
Steg 2: La oss gi den nye regelen 'Coronavirus' navn og legge til betingelser.
![Regler for automatisk arkivering](/f/1e917bc87761d426784a072f04e22456.jpg)
Trinn 3: Legg til betingelser som om meldingsteksten inneholder nøkkelordet (som Corona-virus eller COVID-19), og flytt deretter disse e-postene til Arkiv-mappen.
Jeg har laget dusinvis av Outlook-regler. Det er en kraftig funksjon, og mulighetene er uendelige. Her er hvordan jeg bruker det. Hver gang jeg er på en ferietur, oppretter jeg en regel for å flytte alle innkommende e-poster til mappen "Under reiser" for å sikre at de aldri avbryter meg under familietid.
![Regler opprettet](/f/4ee280e172f4733443567fcbf1c254f6.jpg)
Noen skisserte selskaper fortsetter å sende ut søppelpost i Outlook-innboksen min. De gir meg ikke noe annet valg enn å opprette en automatisk slettingsregel for å fjerne disse e-postene.
Også på Guiding Tech
Avslutt abonnement på e-postavsendere
Autoarkiveringsfunksjonen er nyttig når du vil holde innboksen ren fra falske e-poster. Men hvis du vil slutte å motta e-post fra avsender helt, må du bruke avmeldingsfunksjonen fra e-posten.
Det kan imidlertid være tidkrevende og kjedelig å finne den lille avmeldingsknappen i hver e-post. Heldigvis med Outlook Web, kan du se alle e-postavsendere med en avmeldingsknapp på ett sted.
Trinn 1: Åpne Outlook Web og gå til Innstillinger.
Steg 2: Naviger til Mail > Abonnementer.
Trinn 3: Her vil du se listen over e-postavsendere med en stor avmeldingsknapp.
![Avslutt abonnementet i Outlook](/f/ed58a84c3d1c96e92cb096b78a4a8ad6.jpg)
Trinn 4: Avslutt de unødvendige fra menyen, og du kan også trykke på menyen med tre prikker for å blokkere avsenderen.
Jeg bruker denne funksjonen en gang i kvartalet for å fjerne de irrelevante e-postene fra listen.
Også på Guiding Tech
Hold e-postinnboksen din ren
Microsoft Outlook pakker en utmerket regelfunksjon. Du kan bruke den til å automatisk slette, automatisk arkivere innkommende e-poster, flytte dem til forskjellige mapper for en viss tid, og til og med avslutte abonnementet på den unødvendige avsenderen fra enkeltmenyen. Det har forbedret e-postopplevelsen min med en mil. Hvordan planlegger du å bruke Outlook-regler? Lyd av i kommentarfeltet nedenfor.
Neste: Ønsker du å forbedre Outlook-opplevelsen? Les innlegget nedenfor for å finne de 15 beste Outlook-tastatursnarveiene for Windows og Mac.