Google Keep vs Todoist: dyptgående sammenligning av oppgavelisteapper

Hvis du aldri vil glemme noe, er den beste måten å gå videre på å notere det ned oppgavelisten din, angi en påminnelse og gå videre med din daglige rutine. Følg det og du vil aldri glemme noe i livet ditt. Det eneste du må huske på her er at du har et pålitelig system/app for å registrere oppgavene dine og den er tilgjengelig på alle plattformer du er kjent med og bruker.

To apper som vi skal sammenligne i dag er Google Keep og Todoist. Begge appene har en annen tilnærming når det gjelder å lage og administrere gjøremålslister.

Google Keep er en gratis app som er tilgjengelig på alle plattformer, og lar deg jobbe med tekst-, bilde- og lydnotater.

Last ned Keep

Todoist er en robust app som også er tilgjengelig på alle plattformer, støtter underprosjekter, bruker naturlig språk, integreres med tredjepartsapper og bruker mål for å spore fremgang.

Last ned Todoist

1. Notater og gjøremålslister

En avgjørende forskjell er at Keep er en notatapp som støtter både notater og gjøremålslister. Todoist, derimot, er en app for kun lister, men du kan legge til kommentarer. I Google Keep kan et notat enten være et tekst-/bilde-/lydnotat eller et med avmerkingsbokser. Kan ikke være begge deler samtidig - litt begrensende.

Todoist er eksplisitt bygget for å fungere som en oppgavebehandler hvor du kan legge til individuelle oppgaver og lage prosjekter og delprosjekter for å håndtere arbeidsmengden.

Både Keep og Todoist er smarte for de flytter avmerkede elementer til bunnen av listen. Dessuten, hvis du oppretter en ny oppgave som allerede er på listen, vil Keep og Todoist minne deg om det samme.

Som nevnt ovenfor kan du bruke Keep til å ta notater i en rekke formater som tekst, bilde og lydnotater. Du kan også tegne innvendige notater hvis krusing er noe for deg. Keep vil også konvertere lydnotater til tekst i farten slik at du kan redigere den som du vil. På samme måte vil den ta tak tekst fra bilder ved hjelp av OCR som kan være nyttig for å skanne visittkort eller skilt.

For å oppsummere, hvor Keep lar deg ta notater i en rekke formater som gir deg mer input alternativer, vil Todoist la deg lage flere nivåer og gå dypere og håndtere komplekse prosjekter med flere lag.

2. Administrering og sortering

Å notere ned oppgaver som du skal ta deg av er én ting, men å administrere disse oppgavene og finne dem er en annen. Både Keep og Todoist lar deg legge til en påminnelse basert på enten dato og klokkeslett eller sted. Stedsbaserte påminnelser er spesielt nyttige når du er ute og løper.

Todoist er mer fleksibel i oppgavebehandling da den lar deg flytte oppgaver mellom lister og prosjekter. Bare dra og slipp. I Keep kan du ikke flytte oppgaver fra ett notat til et annet, men kan bare omorganisere dem.

Todoist lar deg også lage underoppgaver og enkelt omorganisere dem.

Både Keep og Todoist lar deg merke notater/oppgaver med etiketter. Noen kaller dem også tags. Men du kan ikke opprette prosjekter i Keep. I stedet bruker Keep visuelle signaler og lar deg fargekodenotater. Det gjør ting interessant. Du kan velge forskjellige farger for forskjellige prosjekter, noe som gjør det lettere å skille notater umiddelbart.

Todoist lar deg prioritere prosjekter og oppgaver på et øyeblikk, hvilke oppgaver som trenger din umiddelbare oppmerksomhet og hvilken du har råd til å stoppe. Hvert prioritetsnivå er merket med et flagg i en annen farge.

Når du begynner å bruke en bestemt tjeneste for hjernedumping-øktene dine, kan ting raskt gå ut av hånden med hundrevis av notater og oppgaver liggende. Dette er når du innser at du trenger en solid søke- og sorteringsfunksjon. Keep vil vise deg en liste over tagger eller etiketter til venstre som du kan bruke til å sortere også søke etter tekst. Jeg har brukt Keep en stund nå, og kan enkelt finne det jeg leter etter mesteparten av tiden.

Todoist er mye bedre til å bore ned oppgaver. Du kan sortere dem etter prioritet, etiketter og prosjekt som gir deg et perspektiv på hva du ønsker å oppnå for øyeblikket. Alt er lett tilgjengelig i sidefeltet.

Du kan også sortere oppgaver basert på om de har forfall i dag eller i løpet av de neste 7 dagene. På denne måten kan du konsentrere deg om den kommende uken i stedet for å bekymre deg for neste måned. Igjen, en utmerket måte å prioritere arbeidsflyten på.

Todoist vil også la deg sortere oppgaver og prosjekter basert på navn og ansvarlig person hvis du jobber i et samarbeidsmiljø.

Du kan tilordne påminnelser til notater, som enten kan være et notat eller en liste, og Keep vil påminne deg i rett øyeblikk. En rask titt i sidefeltet lar deg se alle notatene og påminnelsene dine separat.

Til slutt er det Karma-punkter i Todoist som fungerer som en motivator for å fullføre oppgavene dine og få tilfredsstillelsen ved å krysse av for den oppgaven i listen. Ideen er enkel. Du setter deg et mål og lager en liste over oppgaver som til slutt vil hjelpe deg å nå det. Når du jobber mot målene dine, og etter hvert som du krysser av for flere oppgaver, får du flere poeng.

En kritisk forskjell er at du kan legge til filer til oppgaver i Todoist, mens notater i Keep bare støtter bilder og lenker.

Ærlig talt, hvis du trenger insentivet til å fullføre arbeidet ditt, kan du være i feil yrke. Men hei, det er bare meg. Ideelt sett burde du nyte det så mye at du gjør det fordi det er gøy. Ok, nok med filosofien.

3. Integrasjoner og samarbeid

Keep er et Google-produkt som betyr, og du visste det sikkert allerede, at det integreres med andre Google-apper som Docs, Slides, Forms, Sheets og Gmail også. Du kan enkelt lage et notat for ethvert dokument eller ark, men et Keep-notat kan bare gjøres om til et dokument. Det gir faktisk mening.

I motsetning til Keep kommer Todoist med en robust API som fungerer med mange tredjepartsapper inkludert alle Google-apper så vel som andre som Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa og mer. Det gjør Todoist også ideell som en bedriftsløsning.

Å samarbeide om Keep er like enkelt som å klikke på Del-knappen og sende en e-postinvitasjon. Han/hun kan deretter begynne å legge til notatet eller sjekklisten. Bra for når du handler i et kjøpesenter og trenger å harmonisere varene som hver av dere har lagt til.

Todoist fungerer på en lignende måte der du kan invitere hvem som helst til å legge til eller redigere en oppgaveliste i sanntid. Dette gjør du ved å sende en e-postinvitasjon. Fordi Todoist er bygget for bedrifter og bedrifter, kan du også invitere samarbeidspartnere fra andre prosjekter hvis de allerede bruker Todoist. Som når du trenger hjelp fra administratoren for å løse et spesifikt problem.

4. Priser og plattformer

Siden Keep er et Google-produkt, er det gratis å bruke uten begrensning på størrelse eller antall notater. Det vil teller ikke mot Google Disks 15 GB gratis lagringsplass heller. Todoist tilbyr forskjellige planer som starter med gratis der du ikke kan sette påminnelser eller legge til etiketter, premium på $29 for enkeltpersoner og $29 per bruker for bedrifter. De fleste brukere vil trenger en premiumplan på grunn av begrensningene de har satt.

Både Keep og Todoist er tilgjengelig på alle plattformer som Windows og Mac, Android og iOS, og har utvidelser/tillegg for populære nettlesere som Firefox og Chrome. Så du kan klippe nettsider og synkronisere alle dataene dine på tvers av enheter.

Notater er for alltid

De fleste av oss som har for vane å ta notater har hundrevis og tusenvis av notater under magen. Det virkelige problemet oppstår når du må skifte base og bruke en annen app eller tjeneste. Det er bedre å begynne riktig, tenke langsiktig og velge en notat-/oppgaveapp som dekker dine behov fra begynnelsen.

Hvis du trenger et enkelt notatverktøy med en oppgavelistebehandler, er Google Keep veldig allsidig og kraftig. Todoist er mer egnet for avanserte brukere med kompliserte arbeidsliv, flere prosjekter eller de som trenger en bedriftsløsning.

Neste opp: Vil du vite hvordan Google Keep er sammenlignet med Google Tasks? Sjekk ut lenken nedenfor for å finne ut hvordan de er forskjellige.