En nybegynnerveiledning til Gmail-etiketter, filtre og bruk av dem sammen

Vi kategoriserer alle ting i hverdagen for å lette oppgavene våre. Det inkluderer ting både offline og online. Hvis du har garderoben pent stablet, med forskjellige stativer som inneholder forskjellige sett med klær da vil du aldri kaste bort tid på å lete etter sokkene om morgenen før du drar på jobb du? Det samme gjelder for e-postinnboksen din.

E-post er en ting de fleste av oss bruker mye hver dag. På den tiden hadde vi begrenset postkassekapasitet med en håndfull e-poster å forholde oss til, i motsetning til i dag, da begrepet e-post er synonymt med «smerter i nakken» for mange. Organisasjon er nøkkelen her og det er der Gmail-etiketter og -filtre komme i spill. Hvis du vet hvordan du bruker dem produktivt, e-posten din vil redusere betydelig.

I dag skal vi se hvordan du kan bruke Gmail-filtre sammen med etiketter for en stressfri e-postorganisering i Gmail. Dette er en nybegynnerveiledning, så Gmail-veteraner blant dere kan hoppe over dette.

Hva er Gmail-etiketter og hvordan lage dem

For bedre forståelse kan du sammenligne etiketter i Gmail til kataloger i operativsystemet ditt. For eksempel lager vi kataloger som musikk, bilder, programvare osv. for å kategorisere flere typer filer. På samme måte kan etiketter i Gmail brukes til å kategorisere e-poster fra forskjellige kilder eller basert på innholdet deres.

For å lage en ny etikett, utvide postkassenavigasjonssidefeltet og klikk på koblingen Opprett ny etikett.

Gi etiketten et navn og klikk på opprett-knappen. Du kan også lage nestede etiketter akkurat som du oppretter undermapper i operativsystemet ditt for bedre organisering.

Nå når du vil flytte en e-post til en etikett manuelt, klikk på etiketten eller mappeknappen øverst og velg etiketten fra listen.

Vel, det var hvordan du kan gjøre ting manuelt, nå lar oss se hvordan du lager et filter for å flytte e-poster til etiketter automatisk.

Opprette filtre i Gmail

Det er veldig enkelt å lage et filter i Gmail. Bare gå over til Gmail-innstillingene øverst til høyre, og klikk på filterfanen. Klikk på lenken i filterfanen Opprett et nytt filter å begynne.

Mens du oppretter et filter, vil Gmail spørre deg hvilken type e-post du vil filtrere, for eksempel fra eller to adresser, e-post som inneholder bestemte ord, osv. Hvis du for eksempel vil filtrere alle Facebook-varslings-e-postene, legger du til facebookmail.com domene i fra-feltet.

For å være sikker på at filteret du har opprettet målretter mot de riktige e-postsettene, klikker du på Testsøk knapp. Du kan nå enten gjøre noen endringer i filteret avhengig av testresultatene eller bekrefte filteret.

Deretter vil Gmail spørre deg om hva du vil gjøre med de filtrerte e-postene. Det finnes alternativer som hoppe over innboksen, merke som lest, starte dem osv. For å flytte den aktuelle e-posten til en etikett direkte, merk av på Bruk etiketten og velg etiketten fra rullegardinlisten. Du kan også opprette en ny etikett og legge den sammen med eksisterende etiketter for å lage en trelignende struktur.

Det er alt, fra denne dagen og utover vil de aktuelle e-postene filtreres automatisk og flyttes til ønsket etikett og dermed spare innboksen for rotet.

Nå er her en interessant idé! Hva med å abonnere på våre daglige e-postoppdateringer (du finner lenken i sidefeltet til høyre) og deretter opprette et filter som Guiding Tech. Denne øvelsen vil ikke bare hjelpe deg med å øve på hvordan du lager filtrene, men vil også holde deg oppdatert med våre siste tips og triks.