Szybko znajdź stare wiadomości e-mail w programie MS Outlook za pomocą grup e-mail

Kiedy jesteśmy w pracy, e-maile zajmują dużo czasu. Jednym z powodów jest to, że nie znamy sztuczek szybkiego przeglądania e-maili. Na przykład, jeśli chodzi o wyciąganie starego e-maila, zwykle najpierw zaczynamy przewijać. Mało skuteczny sposób na znajdowanie starych e-maili. Mówię głównie o używaniu MS Outlook (ponieważ tego większość z nas używa w pracy) i powiązanych funkcji.

Wcześniej mówiliśmy Ci o przeglądanie załączników w okienku odczytu. Cóż, to jeden ze sposobów na chwytanie e-maili za szyję. Ale dzisiaj porozmawiamy o przeglądaniu e-maili w grupach i zobaczymy, jak może to jeszcze bardziej pomóc w szybkim znajdowaniu starych e-maili.

Fajna wskazówka: Możesz dowiedzieć się, jak aktywować i dostosowywać okienko odczytu, okienko nawigacji i pasek zadań do wykonania. Oto przewodnik po GT Na tym.

Kroki, aby wyświetlić wiadomości e-mail w grupach

Główną zaletą stosowania tej sztuczki jest to, że naprawdę pomaga i przyspiesza proces usuwania starych e-maili w razie potrzeby.

Krok 1: Po pierwsze, musisz się upewnić, że

Pokaż w grupach funkcja jest aktywowana w Twoim interfejsie. Więc przejdź do Widok -> Ułóż według i sprawdź to samo.

Po zaznaczeniu opcji Pokaż w grupach jak wł. e-maile są domyślnie ułożone w grupy po Data (Dzisiaj, wczoraj, w zeszłym tygodniu i tak dalej). Taki układ służy jako przyzwoita demarkacja.

Krok 2: Jeśli nie podoba Ci się ustawienie domyślne lub chcesz zmienićregułęgrupowania, kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek okienka wiadomości, w którym jest czytany Zaaranżowany przez… Następnie możesz wybrać kryteria nowe kryteria grupowania.

Zauważ, że reguła dotyczy tylko aktualnie wybranego folderu. Generalnie grupuję według Z klauzula, gdy potrzebuję poprzedniej wiadomości.

Krok 3: Jeśli masz długą listę kontaktów i wiele wiadomości dla każdego z nich, potrzebujesz szybkiego sposobu dotarcia do tego. Tym razem kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek grupy i powiedz Zwinąć wszystkie.

Krok 4: Gdy to zrobisz, wszystkie grupy zwiną listę wiadomości, które przechowują. Kliknij znak plus dla wymaganego wątku, a wszystkie wiadomości w tej grupie będą dostępne od razu.

Inne opcje grupowania, które uważam za przydatne i często potrzebne, to Do, Temat, Kategorie i Ważność. Możesz znaleźć własne lub utworzyć niestandardowy widok, przechodząc do Widok -> Ułóż według -> Niestandardowe.

Wniosek

Opisane powyżej kroki to tylko próba wykorzystania i wykorzystania dostępnych funkcji MS Outlook. Stosuję się do nich w moim codziennym życiu. Spróbuj, a każdego dnia możesz zyskać kilka sekund. Nawet to znacznie poprawia twoje życie zawodowe, prawda?