Najlepsze praktyki SharePoint dotyczące zarządzania dokumentami — TechCult
Różne / / May 01, 2023
SharePoint to jedno z najlepszych narzędzi dla firm do komunikacji z pracownikami i zarządzania ich danymi. Tak więc, jeśli jesteś właścicielem małej firmy lub jedną z firm z listy Fortune 500, to narzędzie może bardzo pomóc! Musimy również pamiętać, że Microsoft SharePoint posiada wiele funkcji i odpowiednio wykorzystany może sprawić, że nasza codzienna praca będzie wydajna. Dlatego w tym artykule podzielimy się z Tobą najlepszymi praktykami SharePoint dotyczącymi zarządzania dokumentami, aby w pełni wykorzystać potencjał narzędzi. Czy chcesz poznać najlepsze praktyki zarządzania wiedzą w programie SharePoint? Jeśli tak, to uczucie jest odwzajemnione, ponieważ my również cieszymy się, że możemy dzielić się tą wiedzą.
![najlepsze praktyki programu SharePoint w zakresie zarządzania dokumentami](/f/9e4d54a914ce228605f8544c71ffa0c7.png)
Spis treści
Najlepsze praktyki programu SharePoint dotyczące zarządzania dokumentami
Ten artykuł zawiera niektóre z najlepszych rozwiązań, które można wykorzystać do wydajniejszego zarządzania w programie SharePoint. Tak więc, jeśli jesteś początkującym, który wciąż próbuje się odnaleźć, czytaj dalej do końca, aby dowiedzieć się więcej przydatnych rzeczy na temat SharePoint najlepsze praktyki zarządzania dokumentacją.
Co to jest SharePoint?
Zanim przejdziemy do najlepszych praktyk SharePoint dotyczących zarządzania dokumentami, przeczytajmy trochę o SharePoint. SharePoint służy głównie do tworzenia witryn. Jest to jedno z najlepszych narzędzi stworzonych przez firmę Microsoft do udostępniania, zarządzania i uzyskiwania dostępu do informacji na wielu urządzeniach. Został opracowany w 2001 roku i ma więcej niż 200milionaktywnych użytkowników. Chociaż SharePoint nie otrzymuje często aktualizacji. Ale mimo to jest to jedno z najbardziej znanych narzędzi Microsoft 365.
![strona programu sharepoint](/f/f498627b0c0f705e2ede5d7ce89d3a74.png)
Jeszcze jedna rzecz, o której musisz pamiętać, to to, że nie jest to aplikacja, ale platforma. Główna różnica między aplikacją a platformą polega na tym, że aplikacja wykonuje określone zadania, podczas gdy platforma to miejsce, na którym można zbudować aplikację lub stronę internetową. Upraszczając, aplikacja lub strona internetowa to produkt, a platforma to fabryka, w której produkt jest wytwarzany.
Przeczytaj także:Jak rozwiązać problem niedozwolonego składnika Web Part edycji programu SharePoint
Najlepsze praktyki SharePoint
Ta platforma firmy Microsoft jest używana głównie do przechowywania, analizowania i udostępniania danych. Musisz więc zrozumieć najlepsze praktyki, które możesz zastosować, aby robić to wydajniej. Aby dać ci jaśniejsze wyjaśnienie, podzieliliśmy wskazówki na dwie różne sekcje, najlepsze praktyki programu SharePoint dotyczące zarządzania dokumentami i najlepsze praktyki dotyczące biblioteki dużych dokumentów programu SharePoint. Poznajmy więc szczegółowo każdy z nich.
To, co najlepsze SharePoint Praktyki dla Zarządzanie wiedzą
Na początek podzielimy się najlepszymi najlepszymi praktykami zarządzania wiedzą w programie SharePoint, które należy wdrożyć.
1. Współpraca z innymi
![Współpraca z innymi](/f/184676afbfde6e4dbafb0ff8d5aa1c4a.jpg)
Dla rozwoju firmy konieczna jest współpraca z innymi. Bez współpracy nie ma zdrowej kultury pracy, co spowoduje stagnację. Nie zapominaj więc, że SharePoint to nie tylko świetna witryna do zarządzania informacjami, ale także narzędzia do współpracy z zespołem. Wykorzystaj je i pozostań w kontakcie. Rozwiązało to Twoje zapytanie dotyczące najlepszych praktyk w zakresie struktury folderów programu SharePoint.
2. Korzystanie z metatagów
Wielu użytkowników ma pytania, takie jak najlepsze praktyki dotyczące struktury folderów programu SharePoint. Zalecamy jednak używanie metatagów zamiast folderów. Bardzo ważne jest, aby używać tagów do efektywnego sortowania różnych informacji. Wiele osób nadal używa folderów do klasyfikacji, ale w większości przypadków użycie metatagów jest bardziej wydajne. Jeśli nie korzystasz z usługi SharePoint online, możesz nie znać metatagów i jest to w porządku. Ale teraz, gdy już to wiesz, poprosimy Cię o skorzystanie z tej funkcji. Ponieważ używając tylko folderów, ograniczasz sobie większą elastyczność.
Nie mówimy, że powinieneś w ogóle używać folderów, ale tagi zapewniają lepszą dostępność informacji i szybki dostęp do nich. Jest to pierwszy punkt, którego należy przestrzegać, aby uzyskać najlepsze praktyki dotyczące struktury programu SharePoint.
3. Przypisywanie uprawnień
To kolejne świetne praktyki dotyczące zarządzania dokumentami w programie SharePoint. Jak powiedzieliśmy, ważna jest współpraca. Tak więc, jeśli chcesz postępować zgodnie z tą wskazówką, jedną rzeczą do zrobienia jest przypisanie uprawnień. Bez odpowiedniego pozwolenia ograniczasz zespołowi wykonywanie pewnych zadań, opóźniając w ten sposób wiele procesów po drodze. Dlatego musisz o tym pamiętać; pracuj w zespole i przypisuj odpowiednie uprawnienia odpowiednim osobom, dzięki czemu nie będziesz musiał wykonywać wszystkich zadań sam. Jednak ważne jest również, aby pamiętać, że nie należy dawać uprawnień wszystkim i ograniczać się do zezwalania każdemu członkowi na używanie każdego narzędzia i edytowanie wszystkiego. Może powodować zamieszanie.
4. Korzystanie z AAR
Przegląd AAR lub po prostu After Action to system recenzji opracowany po raz pierwszy przez armię amerykańską. Możesz wykorzystać ten system w swojej organizacji, zwłaszcza na platformie SharePoint. W sprawie AAR oceny eksperckie są przyznawane pracownikom w celu zwiększenia ich zdolności do podejmowania decyzji.
Eksperci opiniują, jak i dlaczego dana czynność jest wykonywana oraz co można zrobić lepiej. Pomogli pracownikom usunąć usterki i usunąć niedociągnięcia. Ten system zapewnia zespołom lepszy sposób podejmowania świadomych decyzji, co z kolei zwiększa produktywność.
5. Tworzenie architektury informacji
Bardzo ważne jest również stworzenie architektury informacji. Bez jasnej wizji klasyfikacja ważnych informacji może być dość chaotyczna. Dlatego najpierw usiądź wygodnie i zastanów się, w jaki sposób chcesz udostępnić informacje, a dopiero potem dodaj je do witryny.
Można to zrobić w SharePoint jako listy plików i zależy wyłącznie od twoich potrzeb. Jak powiedzieliśmy wcześniej, jest to dość potężne narzędzie z wieloma funkcjami, z określonym zastosowaniem. Powinieneś także unikać korzystania ze wszystkich funkcji, ponieważ może to spowodować bałagan. Dlatego bardzo ważne jest, aby podczas udostępniania informacji przemyśleć swoje główne cele, a następnie stworzyć architekturę informacji. To kolejny bardzo ważny punkt dobrych praktyk struktury SharePoint.
6. Ochrona wrażliwych danych
![Ochrona wrażliwych danych](/f/4e2d9964fc634f844710173c06c485f9.jpg)
Bardzo ważne jest, aby kluczowe i poufne informacje były bezpieczne, tak aby dostęp do nich mieli tylko upoważnieni członkowie. Nie robiąc tego, ryzykujesz, że poświęcisz prywatność i bezpieczeństwo swojej organizacji.
Przeczytaj także: Jakie są wady SharePointa?
To, co najlepsze SharePoint Praktyki dla Duża biblioteka dokumentów
Kiedy zajmujesz się dużą organizacją, możesz również napotkać duże pliki danych. Tak więc, jeśli chcesz wiedzieć, jak skutecznie organizować te duże dokumenty, oto kilka najlepszych praktyk dotyczących biblioteki dużych dokumentów programu SharePoint.
1. Używanie wersji dokumentów
![Używanie wersji dokumentów](/f/a746e05f862bc85d7b1d3ed8f615c796.jpg)
Podczas edytowania lub tworzenia czegoś, w tym przypadku biblioteki dokumentów, mogą się zdarzyć błędy. Zwłaszcza, gdy pliki są dość duże. Dlatego, aby rozwiązać ten problem, Microsoft wprowadził funkcję wersji dokumentów. Z jego pomocą możesz łatwo przenieść się w przeszłość! Jest to kreatywny sposób, aby powiedzieć, że możesz przywrócić poprzednie dane przed edycją.
Dlatego sugerujemy włączenie opcji wersji dokumentów w SharePoint. W ten sposób możesz przywrócić zmodyfikowaną wersję pliku.
2. Korzystanie z widoków
Powiedzieliśmy już, aby używać metatagów zamiast plików. Jednym z powodów tej wskazówki jest to, że jeśli używasz metatagów, możesz łatwiej zlokalizować i znaleźć plik za pomocą widoków. Ponieważ widoki umożliwiają dostęp do grup, filtrów i funkcji sortowania. Aby więc wyszukiwanie było bezproblemowe, używaj funkcji tagów i przeglądania.
3. Unikanie spacji
To może wydawać się bardzo drobną rzeczą do rozważenia, ale proszę, nie ignoruj tego punktu. Ponieważ adresy URL programu SharePoint nie pozwalają na umieszczanie spacji. Wiele osób używa znaków takich jak &,* i # zamiast spacji, ale może to również powodować pewne problemy ze znalezieniem określonego pliku. Ale jeśli nie używasz spacji, nazwa pliku może być trudna do odczytania. Oto, co możesz zrobić, nie nazywaj biblioteki takiej jak Duck Duck Go. Zamiast tego nazwij to tak, DuckDuckGo. Użyj wielkich liter, aby nazwa była czytelna.
4. Używanie typu zawartości
Podobnie jak w przypadku tagów, ważne jest również stosowanie typów zawartości. Używaj jednego typu zawartości na bibliotekę dokumentów, a klasyfikowanie informacji będzie wygodniejsze.
5. Włączanie alertów
Gdy w witrynie jest wielu użytkowników, bardzo trudno jest śledzić każdą wprowadzaną przez nich zmianę. Jeśli więc w witrynie jest wielu pracowników, którzy mają uprawnienia do edytowania lub przenoszenia informacji, a chcesz wiedzieć, kiedy to zrobią, włącz alerty. Ponieważ SharePoint wyśle Ci powiadomienie, gdy ktoś coś zmieni. Najlepsze w tej konkretnej funkcji jest to, że nie ogranicza się ona tylko do administratorów. Zamiast tego każdy użytkownik może ustawić alert informujący o zmianie.
Zalecana:
- Jak używać ChatPDF do analizowania i uzyskiwania odpowiedzi z pliku PDF
- Jakie są zalety SharePointa?
- Niesamowite porady i wskazówki dotyczące biblioteki dokumentów programu SharePoint
- Jak rozwiązać problem niedozwolonego składnika Web Part edycji programu SharePoint
Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu Twój problem, Najlepsze praktyki programu SharePoint dotyczące zarządzania dokumentami, jest już rozwiązany. Jeśli nadal masz jakieś problemy, nie zapomnij skorzystać z sekcji komentarzy, a nasz zespół się tym zajmie. Możesz również polecić nam nowy temat w komentarzach, a my postaramy się napisać poświęcony temu artykuł. Zapisz naszą stronę internetową w zakładce do wykorzystania w przyszłości. Dziękuję za przeczytanie.
Alex jest napędzany pasją do technologii i gier. Niezależnie od tego, czy chodzi o granie w najnowsze gry wideo, nadążanie za najnowszymi wiadomościami technicznymi czy wciąganie z innymi podobnie myślącymi osobami online, miłość Alexa do technologii i gier jest widoczna we wszystkim, co robi robi.