Jak korzystać z filtrów Gmaila jak profesjonalista, aby zmniejszyć stres?

Każdego ranka budzisz się i przez większość czasu, nawet zanim pomyślisz o umyciu zębów, zaczynasz sprawdzać telefon. I oto i oto, Twoje konto Gmail jest zalane dziesiątkami maili, które może, ale nie musi, wymagać Twojej uwagi. Jasne, zawsze możesz to sprawdzić później, ale poczta wciąż się piętrzy i wkrótce to osunięcie się ziemi.

Nikt nie lubi zajmować się niepotrzebnymi mailami, a zmniejszenie stresu związanego z zarządzaniem zalewem maili jest dokładnie tym, w czym Ci pomożemy. Ponieważ Gmail jest klientem wybieranym przez większość ludzi, zobaczmy, jak te fajne filtry może pomóc utrzymać ciśnienie krwi w ryzach.

Przewodnik dla początkujących: Jeśli nie masz pewności co do któregokolwiek z tych warunków, upewnij się, że zapoznaj się z naszym przewodnikiem po tagach, filtrach i etykietach dla Gmaila.

1. Nie ma sensu czytać WSZYSTKICH e-maili

Większość irytujących maili, które otrzymuję, to po prostu potwierdzenia. Czasami nowa witryna lub usługa, w której się rejestrujesz (z której nie możesz przewidzieć wiadomości), a czasami znajome adresy bombardują Twoją skrzynkę odbiorczą. Dla znajomych stworzyłem filtr, który automatycznie oznacza, że ​​te e-maile są przeczytane, a nawet możesz dodać etykiety, takie jak „autoodczyt”, aby utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej.

Jak widać, dodałem wiadomość e-mail z potwierdzeniem Amazon do tego niestandardowego filtra, a nawet możesz dodać ją do całej nazwy domeny „amazon.com” (w moim przypadku amazon.in). Stwórz te filtry dla wszystkich takich e-maili, tak naprawdę nie ma sensu czytać ich wszystkich.

2. Słyszałeś kiedyś o Boolean?

Całkiem proste, Boole'a to termin, który bardzo przypomina „koniunkcję” języka angielskiego. Do wyszukiwania w Gmailu możesz używać słów typu AND, OR lub NOT. Podobnie możesz chcieć zignorować większość automatycznych wiadomości e-mail z wyjątkiem kilku ważnych z niektórych domen. Na przykład, gdy zablokowałeś wszystkie wiadomości e-mail z potwierdzeniem zamówienia od Amazon, prawdopodobnie to robisz NIE chcesz automatycznie przeczytać te, które zawierają słowo „problem”.

3. Filtry i etykiety idą w parze

Dodawanie etykiety do posortowanych e-maili da Ci znacznie lepsze wizualne wyobrażenie o tym, co się dzieje z tymi wszystkimi e-mailami przychodzącymi do Twojej skrzynki odbiorczej. Ważne wiadomości e-mail z powyższymi filtrami mogą mieć bardziej wyrazistą czerwoną (lub podobną) etykietę, podczas gdy nieważną można pozostawić w spokoju.

4. Świecące gwiazdy

Dodanie gwiazdek do najważniejszych wiadomości, które wymagają Twojej natychmiastowej uwagi, to dobry sposób na uporządkowanie priorytetów. Najprostszym sposobem na zrobienie tego byłoby otwarcie wiadomości, która Twoim zdaniem jest naprawdę ważna, i wybranie opcji Filtruj wiadomości podobne do tych.

Na następnym znanym ekranie filtrowania Gmaila wybierz Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem i na następnym ekranie zaznacz pole wyboru Gwiazda to. Możesz nawet zaznaczyć poniższe pole dla Zastosuj również filtr do x pasujących wątków, co automatycznie oznacza gwiazdką istniejące wątki z wybranym filtrem.

5. Bulk w górę

Cóż, nie dosłownie! Gmail umożliwia tworzenie filtrów zbiorczych dla tego samego działania. Tak więc, za tę samą akcję powyżej, jeśli już znać adresy e-mail osób (lub są one częścią Twojej listy kontaktów) po prostu idź dalej i utwórz filtr za pomocą logicznego OR, a ta sama reguła może być stosowana od teraz do wszystkich ich wiadomości e-mail.

Oczywiście możesz sprawdzić te pola dla ma załącznik oraz Nie dołączaj czatów do dalszej segregacji.

Stosowanie etykiet do identyfikatorów poczty zbiorczej również działa dobrze i jest dobrym pomysłem, jeśli chcesz oddzielić wiadomości służbowe i odtwarzane z różnymi kolorowymi etykietami.

Nie komplikuj nadmiernie

Cokolwiek zdecydujesz się zrobić z tymi wskazówkami, staraj się nie przesadzać. Chcesz zachować prostotę, stosując proste reguły, które działają, aby utrzymać porządek w wiadomościach e-mail. Jeśli masz jakieś pytania lub pytania, dołącz do nas na naszych forach. Chcielibyśmy usłyszeć, jak chcesz, aby działały filtry Gmaila.